Schulsekretär*in (m/w/d) (Verwaltungsfachangestellte/r - Kommunalverwaltung)

Die Stadt Oelde sucht Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit als

Schulsekretär*in (m/w/d)

für die Betreuung des Sekretariats der städtischen Gesamtschule. Das Schulsekretariat ist die zentrale Anlaufstelle für Schülerinnen, Lehrerinnen und Eltern. Dort erwarten Sie vielfältige und verantwortungsvolle Aufgaben in enger Zusammenarbeit mit der Schulleitung und dem Fachdienst Schule und Sport. Gemeinsam mit zwei weiteren Kolleg*innen betreuen Sie die Sekretariate an den beiden Standorten der Gesamtschule.

Ihre Aufgaben
• Organisation der schulspezifischen Sekretariatsarbeit als Teamleitung
• Aufbau, Pflege, Weiterentwicklung von effizienten Sekretariats- und Verwaltungsstrukturen
• Korrespondenz und Telefondienst
• Erstellung von Texten
• Ausstellung von Bescheinigungen und Beglaubigungen
• Dokumentation
• Terminverwaltung
• Bearbeitung von An- und Abmeldungen
• Verwaltung von Zeugnissen und Vertragsangelegenheiten
• Erstellung und Pflege von Statistiken
• Betreuung des Budgets
• Durchführung von Bestellungen
• Rechnungsbearbeitung
• Buchhaltung
• Durchführung von Erste-Hilfe-Maßnahmen
• Kooperation mit dem Hausmeisterteam insbesondere zur Raumbelegung und bei der Vorbereitung und Begleitung von schulischen Veranstaltungen
Eine Änderung/Anpassung der Aufgabenzuordnung bleibt grundsätzlich vorbehalten.

Ihr Profil
Qualifikation:
• Qualifikation als Verwaltungsfachangestellter, Abschluss des Verwaltungslehrganges I oder eine erfolgreich abgeschlossene, mindestens dreijährige Ausbildung im kaufmännischen Bereich, insb. als Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement, oder als Rechtsanwaltsfachangestellter

Erwartungen:
• aufgeschlossene, verantwortungsbewusste, empathische und kommunikative Persönlichkeit mit Verständnis für die unterschiedlichen Belange und Interessen der Schülerinnen, Lehrerinnen und Eltern
• freundliches, wertschätzendes und verbindliches Auftreten
• strukturierter Arbeitsstil und selbstständige Arbeitsorganisation
• Organisations- und Koordinierungskompetenzen als Teamleitung
• zeitliche wie arbeitsorganisatorische Flexibilität entsprechend der dienstlichen Erfordernisse
• anwendungssichere Kenntnisse der üblichen Bürosoftware (insbesondere MS-Office-Produkte) und Bereitschaft zur Aneignung des Anwenderwissens für die fachspezifische Software (Schild NRW)
• Fahrerlaubnis der Klasse B verbunden mit der Bereitschaft, den privaten PKW bedarfsweise gegen Kostenerstattung zu nutzen

Ihre Perspektive bei der Stadt Oelde
• unbefristetes Beschäftigungsverhältnis
• Teilzeitbeschäftigung mit 27 zu vergütenden Wochenstunden verbunden mit einer Freistellung in den Schulferien durch höhere Einsatzzeiten während des Schulbetriebs durch 30 regelmäßig zu leistende Wochenstunden
• familienfreundliche Arbeitszeiten
• leistungsorientierte Bezahlung
• individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Fahrradleasing im Rahmen der Entgeltumwandlung

Von Hightech bis Heimat. Oelde verbindet.
Die Stadt Oelde steht für Vielfalt, Gleichstellung und Diskriminierungsfreiheit. Gefördert wird ein wertschätzendes und familienfreundliches Arbeitsumfeld im Einklang mit der freiheitlich demokratischen Grundordnung. Bewerbungen aller Menschen – unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Religion, Alter, Behinderung oder sexueller Identität und Orientierung – sind willkommen. Die Stadt Oelde unterstützt ausdrücklich die Belange von Menschen mit Behinderungen nach den Maßgaben des SGB IX und die berufliche Gleichstellung nach dem LGG.

Ihre Bewerbung

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über das Bewerbungsportal der Stadt Oelde bis zum 06.09.2026. Nutzen Sie bitte den Button „Online-Bewerbung (https://karriere.oelde.de/jobposting/0d23990693c83fe85d476d1c35cd7eef3be1b7060?ref=homepage) “ und füllen dort ein Online-Formular aus. Anschließend laden Sie bitte Ihre vorbereiteten Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, etc.) hoch. Ihre Eingaben können Sie sich vor dem Versenden in einer Vorschau anzeigen lassen. Während der Eingabe haben Sie jederzeit die Möglichkeit zu pausieren oder das Bewerbungsportal zu verlassen. Beim Verlassen werden Ihre Daten automatisch gelöscht.

Nach dem erfolgreichen Hochladen Ihrer Bewerbungsunterlagen erhalten Sie eine automatisierte Eingangsbestätigung.
Kosten, die Ihnen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung entstehen, können nicht übernommen werden.
Wir informieren Sie gerne. Sprechen Sie uns an!

Ihr Kontakt

Informationen zum
Aufgaben- /Arbeitsbereich:
Frank Siemer

+49 2522 72-224

[email protected]

Stellenbesetzungsverfahren/Einstellungsmodalitäten:
Barbara Stute

+49 2522 72-336

https://karriere.oelde.de/de/jobposting/0d23990693c83fe85d476d1c35cd7eef3be1b7060/apply?ref=homepage (https://karriere.oelde.de/jobposting/0d23990693c83fe85d476d1c35cd7eef3be1b7060?ref=homepage)

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Erweiterte Kenntnisse: Büroorganisation, Büromanagement, Korrespondenz, Gruppen-, Teamleitung, Terminplanung, -überwachung, Telefondienst, Rettungsmaßnahmen, Erste Hilfe, Büro- und Verwaltungsarbeiten