Senior Team- & Bereichsleitungsassistenz | Office Management (Betriebswirt/in (Hochschule))

- Sicherer Arbeitsplatz mit Perspektive
- Attraktives Gehalt & hybrides Arbeiten

Firmenprofil
Unser Kunde ist ein etabliertes Unternehmen aus dem Energiesektor, das sich in einem spannenden Transformationsprozess befindet und aktiv an nachhaltigen Lösungen für die Zukunft arbeitet. Mit mehreren Standorten und rund 500 Mitarbeitenden bietet das Unternehmen ein professionelles, zugleich kollegiales Arbeitsumfeld. Innovation, langfristige Entwicklung und die kontinuierliche Optimierung von Prozessen stehen dabei im Mittelpunkt. Mitarbeitende profitieren von modernen Strukturen, kurzen Entscheidungswegen und einer langfristigen Perspektive.

Aufgabengebiet

Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Assistenzaufgaben
Planung und Buchung von Geschäftsreisen sowie Unterstützung bei Reisekostenabrechnungen
Koordination von Terminen und Kalendern für Führungskräfte
Professionelle interne und externe Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
Erstellung, Bearbeitung und digitale Verwaltung von Dokumenten
Vorbereitung und professionelle Formatierung von Präsentationen
Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Teamevents
Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien, Getränken und weiteren Verbrauchsmaterialien
Betreuung von Meetingräumen und Gemeinschaftsbereichen
Abstimmung mit externen Dienstleistern wie Objektmanagement, Hausmeisterservice und Reinigungsunternehmen
Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs
Empfang und Betreuung von Gästen als erste Ansprechperson am Standort
Vertretung der Executive Assistant bei Abwesenheiten und Umgang mit vertraulichen Informationen
Unterstützung bei organisatorischen Projekten und Sonderaufgaben

Anforderungsprofil

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Office Management- oder vergleichbaren Position
Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und PowerPoint
Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
Hohe Eigenverantwortung und selbstständiges Arbeiten
Freundliches, serviceorientiertes und verbindliches Auftreten
Diskretion und Integrität im Umgang mit sensiblen Informationen
Hands-on-Mentalität und die Fähigkeit, eigenständig Prioritäten zu setzen
Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern

Vergütungspaket
Nach der Übernahme:

Attraktives Vergütungspaket von bis zu ca. 69.400 EUR Gesamtjahresvergütung inklusive Sonderzahlungen
Weihnachtsgeld sowie ein zusätzlicher variabler Vergütungsbestandteil
Hybrides Arbeitsmodell mit 3 Tagen im Büro und 2 Tagen im Homeoffice
Langfristige Perspektive
Verantwortungsvolle Position mit hoher Sichtbarkeit innerhalb des Unternehmens
Enge Zusammenarbeit mit Führungskräften und Entscheidungsträgern
Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
Modernes und wertschätzendes Arbeitsumfeld
Mitarbeit in einem zukunftsorientierten Unternehmen einer dynamischen Wachstumsbranche
Kollegiales Team und standortübergreifende Zusammenarbeit

Standort: Berlin
Beschäftigungsart: Arbeitnehmerüberlassung mit Übernahmeoption
Arbeitszeit: Vollzeit (38 Stunden/Woche)

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Kunden-, Besucherempfang, Präsentation, Reisekostenabrechnung, Spesenabrechnung
Erweiterte Kenntnisse: Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Verhandlungsführung