Back-Office Mitarbeiter/in (m/w/d) (Vertriebsunterstützung) für Produkte im Metallbau (Büroassistent/in)

AWiRo liefert hochwertige und funktional aufeinander abgestimmte Produkte, wie Doppelrohrkomponenten, Sonderflansche, Spezialrohrkomponenten, Armaturen aus Stahl, Edelstahl und Sonderwerkstoffen für industrielle Anlagenprojekte.

Wir haben uns spezialisiert auf standartisierte "Rohr in Rohr" Lösungen nach DIN, EN, ISO, ASME, ANSI, ASTM für diverse Anwendungsfelder, wie z.B. Heizen, Kühlen oder Überwachen.

Wir suchen zum 01.09.2026 einen neuen Mitarbeiter/in (m/w/d). Teamgröße: 3, 35 h/Woche, Mo-Fr jeweils 7h, Kernarbeitszeit zwischen 7 Uhr und 15 Uhr (gerne auch nach Rücksprache), unbefristet, Quereinsteig möglich, anlernen durch Schulungen, extras wie Firmenwagen möglich

Die Tätigkeit umfasst die administrative und organisatorische Unterstützung eines Handelsvertreters im Einzelhandel für Metallbauprodukte.

Aufgaben

1. Vertriebsunterstützung

- Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten für Kunden im Bereich Metallbau
- Erfassung und Bearbeitung von Kundenaufträgen im Warenwirtschaftssystem
- Unterstützung bei der Auftragsabwicklung bis zur Rechnungsstellung
- Pflege von Kundenstammdaten (CRM-System)
- Kommunikation mit Kunden zur Klärung von Aufträgen, Lieferzeiten und Rückfragen

2. Einkauf & Lieferantenmanagement

- Bestellung von Waren bei Herstellern und Lieferanten
- Überwachung von Lieferterminen und Bestellstatus
- Einholen und Vergleichen von Angeboten
- Kommunikation mit Lieferanten (telefonisch und schriftlich)

3. Büroorganisation & Administration

- Allgemeine Büroorganisation und Terminkoordination
- Bearbeitung von E-Mails, Post und Telefonanfragen
- Ablage und Dokumentenmanagement (digital und analog)
- Vorbereitung von Unterlagen für den Außendienst

4. Buchhaltungsnahe Tätigkeiten

- Vorbereitung von Rechnungen und Gutschriften
- Prüfung von Eingangsrechnungen
- Zusammenarbeit mit externer Buchhaltung
- Unterstützung beim Zahlungsverkehr und Mahnwesen

5. Marketing & Unterstützung Vertrieb

- Pflege einfacher Produktlisten und Preisübersichten
- Unterstützung bei Präsentationen oder Verkaufsunterlagen
- Aktualisierung von Produktdaten (Metallbauartikel, Zubehör, Komponenten)

Eingesetzte Tools & Systeme

- Warenwirtschaftssystem
- CRM-System zur Kundenverwaltung
- Microsoft Office (Excel, Word, Outlook)
- E-Mail- und Kalenderverwaltung
- Lieferantenportale und Online-Bestellsysteme
- Telefonanlage / VoIP-System

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Lagerwirtschaft, Abrechnung, Besprechungsvorbereitung, -organisation, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Einkauf, Beschaffung, Akten, Schriftgut verwalten
Erweiterte Kenntnisse: Berichtswesen, Information, Büroorganisation, Büromanagement, Buchführung, Buchhaltung, Büro- und Verwaltungsarbeiten