Assistenz Projektleitung (m/w/d) (Bürokaufmann/-frau)

Du möchtest Projekte nicht nur begleiten, sondern Schritt für Schritt mehr Verantwortung übernehmen?

Du arbeitest strukturiert, denkst wirtschaftlich und hast Freude am Austausch mit Kunden und Kollegen? Dann könnte diese Position genau zu dir passen.

Die Industrie-Wartung Systeme IWS GmbH ist ein erfolgreicher mittelständischer Industriedienstleister mit Hauptsitz in Schmalkalden. Unsere Kunden kommen aus unterschiedlichsten Branchen – von der Lebensmittel- und Automobilindustrie über den Maschinen-, Werkzeug- und Anlagenbau bis hin zur metall-, kunststoff- und holzverarbeitenden Industrie.

Für unseren Standort in Schmalkalden suchen wir ab sofort oder nach Vereinbarung eine

Assistenz Projektleitung (m/w/d)
in Vollzeit oder Teilzeit.

Deine Rolle bei uns

Vom ersten Kundenkontakt bis zum erfolgreichen Projektabschluss arbeitest du eng mit unserer Projektleitung zusammen.

Du unterstützt bei Kalkulationen, bereitest Angebote vor, begleitest Projekte organisatorisch sowie kaufmännisch und stehst im Austausch mit Kunden sowie internen Ansprechpartnern.

Dabei soll es nicht bei klassischer Zuarbeit bleiben: Du erhältst Einblick in alle wesentlichen Projektabläufe und kannst mit wachsender Erfahrung Schritt für Schritt mehr Verantwortung übernehmen.

Deine Aufgaben

- Unterstützung der Projektleitung von der Kundenanfrage bis zum Projektabschluss
- Mitarbeit bei der Kalkulation von Projekten, Leistungen und Angeboten
- Vorbereitung, Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten
- Kundenkorrespondenz und projektbegleitende Kommunikation
- Unterstützung bei Termin-, Kosten- und Qualitätskontrolle
- Mitwirkung bei Abrechnung, Dokumentation und vertragsnahen Themen
- Pflege und Weiterentwicklung projektbezogener Unterlagen und Übersichten
- Abstimmung mit Projektleitung, Geschäftsleitung und internen Fachbereichen
- Perspektivisch Übernahme eigener Aufgabenbereiche und Verantwortung innerhalb von Projekten

Das bringst du mit

Wichtiger als ein perfekter Lebenslauf ist für uns, dass du strukturiert arbeitest, Verantwortung übernehmen möchtest und Lust hast, dich weiterzuentwickeln.

Idealerweise bringst du mit:

- eine kaufmännische oder technische Ausbildung beziehungsweise vergleichbare Berufserfahrung
- erste Erfahrung im Projektumfeld, im kaufmännischen oder technischen Bereich
- kaufmännisches und/oder technisches Grundverständnis
- einen sicheren Umgang mit Zahlen, Tabellen und Dokumenten
- eine strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke und ein freundliches, verbindliches Auftreten im Kundenkontakt
- Interesse daran, Zusammenhänge zu verstehen und dich fachlich weiterzuentwickeln

Auch wenn du noch nicht alle Punkte erfüllst, freuen wir uns über deine Bewerbung, wenn du dich in dieser Rolle wiederfindest.

Warum diese Position interessant ist

Bei uns bist du nicht einfach „die Assistenz“.

Du arbeitest nah an Projekten, Kunden und Entscheidungen und bekommst einen umfassenden Einblick in Kalkulation, Angebotserstellung und Projektsteuerung.

Deine Arbeit hat direkten Einfluss auf den Projekterfolg – und mit wachsender Erfahrung wächst auch dein Verantwortungsbereich.

Wenn du perspektivisch stärker in die Projektleitung hineinwachsen möchtest, bieten wir dir dafür die Möglichkeit und die notwendige fachliche Begleitung.

Was wir dir bieten

- Attraktive Vergütung mit Entwicklungsperspektive
- Jährliche Prämien nach entsprechender Betriebszugehörigkeit
- Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, in Vollzeit oder Teilzeit zu arbeiten
- Strukturierte Einarbeitung und persönliche fachliche Begleitung
- Kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit Projekt- und Geschäftsleitung
- Raum für fachliche Weiterentwicklung und Qualifikation
- Langfristige Perspektive in einem stabil wachsenden Unternehmen
- E-Bike-Leasing
- Corporate Benefits
- Kostenfreie Getränke wie Kaffee und Tee
- Ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld in einer vielseitigen Industriebranche

Darum IWS

Bei der IWS zählen nicht nur Ergebnisse, sondern auch die Art, wie wir miteinander arbeiten.

Teamarbeit, gegenseitige Wertschätzung und Verantwortung sollen bei uns keine Schlagworte sein. Wir setzen auf kurze Wege, direkten Austausch und ein Arbeitsumfeld, in dem Ideen gehört werden und jeder zum gemeinsamen Erfolg beitragen kann.

Vom Auszubildenden bis zur Geschäftsführung arbeiten wir miteinander – nicht nebeneinander.

Klingt nach dir?

Dann möchten wir dich kennenlernen.

Für den ersten Schritt brauchen wir keine aufwendige Bewerbung. Schick uns deinen Lebenslauf und ein paar kurze Informationen zu dir.

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Kosten- und Leistungsrechnung
Erweiterte Kenntnisse: Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Sachbearbeitung