Projektassistenz (m/w/d)

### Ihre Vorteile:

- Sie profitieren an dem exklusiven Zugang zu interessanten Unternehmen und spannenden Projekten in Zusammenarbeit mit Hays als einem soliden und stabilem Partner

- Vergütung im Tarifvertrag GVP

- Jährlicher Urlaubsanspruch von 30 Tagen

- Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit zur Auszahlung von Überstunden oder Freizeitausgleich

- Professionelle und vertrauensvolle Zusammenarbeit

### Ihre Aufgaben:

- Administrative Unterstützung (Bearbeitung und Nachverfolgung der Projektkorrespondenz, Koordinierung und Festlegung aller Reisevorbereitungen sowie Abgleich von Reise- und Spesenabrechnungen usw.)

- Erledigung allgemeiner Aufgaben, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, Scannen, Versenden und Ablegen, Organisieren und Koordinieren von Besprechungen und anderen Veranstaltunge

- Büromanagement: Beschaffung/Koordination von Büroausstattung (Möbel, DV-Ausstattung, Schreibwaren etc.), Kommunikation, Dokumentation, Büroorganisation, Besucherbetreuung, Erstellung von SAP-Aufträgen in Ariba für weitere Seminare, IT-Ausstattung

- Sammeln und bearbeiten Sie alle Signatur-/Autorisierungsanfragen gemäß dem Signaturprotokoll im Namen des (Projekt-)Managements und des Projektteams

- Betreuung von Kunden und Besuchern (telefonisch, Bearbeitung schriftlicher Anfragen etc.)

- Planung, Buchung und Abrechnung von lokalen und internationalen Reisen im E2E-Reiseverfahren sowie Beantragung von Visa

- Vervollständigen Sie Arbeitszeittabellen und Spesenabrechnungen im Namen des (Projekt-)Managements und des Projektteams

- Zusammenstellung von monatlichem Leistungsmessmaterial und Berichten

- Unterstützung der Projektteams bei der Erstellung von Dokumentation und Korrespondenz (z. B. Berichte, Risikoprotokolle usw.) bei der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen

- Bearbeitung/Unterstützung von Personalabläufen (Einstellungen, Kündigungen, Ernennungen, Prüfung von Stundenzetteln), außerdem Einarbeitung von Neuanfängern in ihr Projektteam zur Sicherstellung des HR-Prozesses

### Ihre Qualifikationen:

- Abgeschlossene Berufsausbildung und solide Berufserfahrung als Mitarbeiter im Backoffice, als Assistent oder in einer anderen vergleichbaren Position

- Vertrautheit, Kenntnisse und Sicherheit im Umgang mit MS 365-Anwendungen (Büro, Outlook, Teams), Software und der Nutzung vernetzter PCs sind unerlässlich

- Kenntnisse in SAP- und SE-internen Tools (E2E Travel, Ariba, SAP für Abwesenheitsmanagement, CIBT Visa etc.) bzw. ausgeprägte Lernbereitschaft

- Fähig, höflich und professionell mit Kunden, Kollegen und Lieferanten umzugehen

- Bereit, als Teil eines Teams zu arbeiten, interne und externe Kontakte zu knüpfen, Unternehmensabläufe zu erlernen und mit minimaler Unterstützung (sobald sie etabliert sind) zu bedienen

- Fähigkeit, sich an neue Situationen anzupassen und andere Funktionen im Team professionell zu unterstützen

- Erfahrung in der Arbeit in einem multikulturellen Umfeld ist erfolderlich, auch um kulturelle Unterschiede professionell anpassen und überwinden zu können

- Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift

### Über Hays:

Mit unserer langjährigen Rekrutierungserfahrung und unseren Kenntnissen des Engineering-Personalmarktes bieten wir Fach- und Führungskräften aus dem Ingenieurwesen und dem technischen Umfeld eine starke Partnerschaft. Denn durch unsere intensiven Beziehungen und Netzwerke über alle Industriebranchen hinweg vermitteln wir Ihnen als Engineering-Fachleuten spannende Projekte und attraktive Positionen. Ganz nach Ihren Interessen und abhängig von Ihren Erfahrungen und Qualifikationen.

Sie profitieren dabei von einer professionellen Betreuung von der ersten Ansprache bis zum Antritt Ihres neuen Projektes bzw. Ihrer neuen Stelle - und das natürlich völlig kostenfrei.

Registrieren Sie sich und freuen Sie sich auf interessante und passende Positionen und Projekte.