Assistenz der Geschäftsleitung und des Vorstands (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Der Fachverband Betonbohren und -sägen Deutschland e.V. sucht zur Verstärkung der Geschäftsstelle in Darmstadt eine Assistenz der Geschäftsleitung und des Vorstands (m/w/d).

Der Verband vertritt mit rund 750 Mitgliedern die Interessen einer spezialisierten Branche. Zu den Aufgaben zählen unter anderem Aus- und Weiterbildung, technische Entwicklungen, Normenarbeit sowie die Unterstützung der Mitglieder in fachlichen und organisatorischen Fragestellungen.

Deine Aufgaben

- Unterstützung des Geschäftsführers und des Vorstands in organisatorischen und administrativen Aufgaben
- Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen und Gremienterminen
- Organisation der Jahreshauptversammlung, der Regionaltreffen und der Fachmesse BeBoSa
- organisatorische Begleitung von Seminaren
- Betreuung von Mitgliedern in organisatorischen Fragestellungen
- Unterstützung bei der Betreuung der Wissens- und Lernplattform Wilma
- Bearbeitung von An- und Abmeldungen sowie Unterstützung im Kursmanagement
- Mitwirkung bei der Erstellung und Pflege von Inhalten für Wilma
- Pflege der Social-Media-Kanäle und Unterstützung der Verbandskommunikation
- Erstellung der Rechnungen für Mitgliedsbeiträge
- Durchführung buchhalterischer Vorarbeiten
- Pflege von Listen, Unterlagen, Wiedervorlagen und administrativen Abläufen

Dein Profil

- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, alternativ einschlägige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Organisationsfunktion
- Erfahrung in Administration, Assistenz, Veranstaltungsorganisation oder Office Management
- strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
- gutes Organisationsvermögen
- gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Anwendungen
- Kommunikationsstärke und serviceorientiertes Auftreten
- Bereitschaft zur Einarbeitung in digitale Plattformen und neue Prozesse
- kaufmännisches Grundverständnis
- Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen im Rahmen von Veranstaltungen, Gremienterminen und Seminaren

Wünschenswert

- Erfahrungen im Verbands-, Vereins- oder Kammerumfeld
- Erfahrungen im Veranstaltungsmanagement
- Erfahrungen mit Lernplattformen, idealerweise Moodle
- Kenntnisse in Social Media oder Content-Erstellung
- Erfahrungen mit Seminar- oder Mitgliederverwaltungssystemen
- Kenntnisse in vorbereitender Buchhaltung
- Offenheit für digitale Entwicklungen; Erfahrungen mit KI-gestützten Anwendungen sind willkommen, aber keine Voraussetzung

Rahmenbedingungen

- Beschäftigung grundsätzlich in Vollzeit
- Teilzeit bei passendem Profil möglich
- Arbeitsort überwiegend Darmstadt
- Homeoffice nach Absprache möglich

Bewerbung

Bitte reiche deine Bewerbungsunterlagen mit Angabe des möglichen Eintrittstermins und deiner Gehaltsvorstellung ein an:

[email protected]

Fachverband Betonbohren und -sägen Deutschland e.V.
Rößlerstraße 94
64293 Darmstadt
Tel.: 06151 8709560

Ergänzende Informationen:
Homeoffice:
Umfang: Nach Vereinbarung
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Vertragsrecht, Eingangsrechnung (bearbeiten etc.)
Erweiterte Kenntnisse: Veranstaltungstechnik, Buchführung, Buchhaltung, Zahlungsverkehr, Veranstaltungsrisiken beurteilen, Öffentlichkeitsarbeit, Public Relations, Visualisierungs- und Grafikprogramm Visio (MS Office), Besprechungsvorbereitung, -organisation, Korrespondenz, Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Marketing, Veranstaltungsfinanzierung, -budgetierung, Vertragsgestaltung, Vertragsausarbeitung, Präsentationsunterlagen erstellen, Kundenberatung, -betreuung
Expertenkenntnisse: Ausgangsrechnung bearbeiten, Event-Management
Zwingend erforderlich: E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz