Team-Assistenz Innendienst/Projektumsetzung (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Stellenbeschreibung: Team-Assistenz Innendienst/Projektumsetzung (m/w/d)

Standort: Cölbe | 40 Std./Woche

Wofür du da bist:

Du bist die zentrale Unterstützung für unser technisches Team und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles läuft. Nach dem „Ja!" unserer Kund:innen hältst du die Fäden zusammen: Kommunikation, Termine, Organisation, Unterlagen – du entlastest die technischen Leitungen und bist die verlässliche Stimme am Telefon und im Büro.

Was du machst:

- Kund*innen betreuen und informieren: Nach Auftragseingang übernimmst du den Kontakt, stimmst Termine ab, gibst proaktiv Updates und beantwortest Anfragen per Telefon und E-Mail – freundlich, schnell und klar.
- Das Team organisatorisch entlasten: Du koordinierst Montage- und Servicetermine für die technischen Bereichsleitungen, holst Angebote beim Großhandel ein, verfolgst Liefertermine nach und hältst To-dos im Blick.
- Büro und Telefon managen: Gemeinsam mit dem Team stellst du sicher, dass Büro und Telefon besetzt sind. Post, Ablage, Dokumente – du behältst den Überblick und sorgst für Struktur.
- Anträge und Förderungen begleiten: Du unterstützt Kund*innen bei Förderanträgen – Unterlagen anfordern, Vollständigkeit prüfen, Status nachhalten – und nimmst dem Team administrative Arbeit ab.
- Daten pflegen und dokumentieren: Du pflegst Kunden-, Projekt- und Anlagendaten im System, stellst technische Unterlagen, Protokolle und Fotos zusammen und bereitest Termine und Unterlagen für die technischen Leitungen vor.

Wofür du verantwortlich bist:

Du sorgst dafür, dass die Projektdokumentation vollständig und aktuell ist. Deine Kommunikation nach außen und innen läuft pünktlich und verlässlich. Im Tagesgeschäft triffst du selbstständig Entscheidungen – z. B. Termine verschieben, Standardanfragen klären, Angebote einholen – innerhalb klarer Leitplanken, damit das Team sich aufs Wesentliche konzentrieren kann.

Mit wem du arbeitest:

Du bist Teil der Projektabwicklung und unterstützt die technischen Bereichsleitungen (PV/WP) sowie die Montage-/Service-Teams in ihrer täglichen Arbeit. Intern arbeitest du eng mit Vertrieb, Einkauf und Buchhaltung zusammen. Nach außen bist du Ansprechperson für Kund*innen, Großhandel, Netzbetreiber und Förderstellen.

Was du mitbringst:

- Fachlich: Idealerweise Erfahrung in der Assistenz, im Büro oder Innendienst. Sicherer Umgang mit Office (E-Mail, Kalender, Excel, Word). Handwerkserfahrung brauchst du nicht – technisches Verständnis bringen wir dir bei.
- Sprachlich: Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift.
- Persönlich: Du bist organisiert, vorausschauend und serviceorientiert. Am Telefon und per E-Mail kommunizierst du souverän. Du arbeitest gern im Team, behältst den Überblick, bleibst dran und hast Lust zu lernen und dich einzubringen.