Kaufmännischer Mitarbeiter / Teamassistenz (m/w/d) (Bürokaufmann/-frau)

Weitere Berufsbezeichnung:
Bürokraft, Verwaltungskraft, Empfangskraft, Rechnungswesen,

Stellenbeschreibung:
Kaufmännischer Mitarbeiter / Teamassistenz (m/w/d)

Standort: Berlin – Landsberger Allee

Organisation, Zahlen und Struktur sind Ihre Stärke? Dann werden Sie Teil unseres Teams.

Seit 1993 steht die peil & partner ingenieure GmbH für innovative, wirtschaftliche und nachhaltige Lösungen in der Versorgungstechnik. An unseren Standorten in Berlin, Braunschweig, Halle (Saale) und Kiel realisieren wir anspruchsvolle Projekte für Gebäude und Energiezentralen und leisten einen aktiven Beitrag zur Dekarbonisierung des Gebäudesektors.

Für unsere Niederlassung in Berlin suchen wir eine engagierte kaufmännische Unterstützung, die organisatorische Abläufe steuert, Vergabeverfahren begleitet und unser Projektgeschäft administrativ begleitet.

Ihre Aufgaben

Kaufmännische Organisation und Assistenz

- Allgemeine Büroorganisation und Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts
- Unterstützung des Niederlassungsleiters bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
- Korrespondenz mit Auftraggebern, Projektpartnern und Nachunternehmern
- Erstellung von Präsentationen, Auswertungen, Statistiken und Übersichten
- Pflege und Verwaltung von Stammdaten sowie hausinternen Datenbanken

Angebots- und Vergabemanagement

- Zusammenstellung, Prüfung und Einreichung von Bewerbungs- und Vergabeunterlagen
- Bearbeitung öffentlicher Ausschreibungen und Vergabeverfahren nach VgV
- Koordination und Nachverfolgung von Angebotsabgaben
- Pflege von Referenzprojekten, Eignungsnachweisen und Unternehmensunterlagen
- Unterstützung bei der Erstellung von Honorarangeboten nach HOAI

Rechnungswesen und Projektabrechnung

- Erstellung und Prüfung von Honorarrechnungen nach HOAI
- Unterstützung bei Abschlags-, Schluss- und Nachtragsrechnungen
- Mitwirkung bei der kaufmännischen Projektverfolgung
- Unterstützung der Baufinanzbuchhaltung
- Vorbereitung abrechnungsrelevanter Unterlagen und projektbezogener Auswertungen
- Überwachung von Fristen sowie Unterstützung beim Forderungsmanagement

Ihr Profil

Das bringen Sie mit

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Office Management oder kaufmännische Sachbearbeitung
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Word, Excel und Outlook
- Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Hohe Zuverlässigkeit, Organisationsgeschick und Teamfähigkeit
- Bereitschaft, sich in neue Themen und Prozesse einzuarbeiten
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Idealerweise verfügen Sie zusätzlich über

- Erfahrung in einem Architektur-, Ingenieur- oder Planungsbüro
- Kenntnisse der HOAI und VgV
- Erfahrung im Angebots- und Vergabemanagement
- Kenntnisse im Rechnungswesen und in der Projektabrechnung
- Verständnis kaufmännischer Abläufe in projektorientierten Unternehmen

Was wir Ihnen bieten

Sicherer Arbeitsplatz mit Perspektive

- Unbefristete Festanstellung in Vollzeit
- Langfristige Entwicklungsmöglichkeiten in einem wachsenden Unternehmen
- Leistungsgerechte Vergütung

Individuelle Entwicklung

- Regelmäßige Entwicklungs- und Feedbackgespräche
- Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
- Fachliche und persönliche Entwicklungsperspektiven
- Möglichkeit zur Spezialisierung in Vergabemanagement, Projektabrechnung oder Assistenzaufgaben

Moderne Arbeitsbedingungen

- Flexible Arbeitszeiten im Gleitzeitmodell
- Moderne Büroausstattung und digitale Arbeitsprozesse
- Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien
- Eigenverantwortliches Arbeiten mit Gestaltungsspielraum

Ein starkes Team

- Wertschätzende Zusammenarbeit auf Augenhöhe
- Offene Unternehmenskultur mit direkten Ansprechpartnern
- Regelmäßige Teamveranstaltungen und gemeinsame Aktivitäten
- Kollegiales Umfeld mit gegenseitiger Unterstützung

Zusätzliche Benefits

- Deutschlandticket
- Firmenkreditkarte
- Kostenfreie Getränke und frisches Obst
- Betriebliche Zusatzleistungen
- Attraktiver Arbeitsplatz in zentraler Lage an der Landsberger Allee

Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie persönlich kennenzulernen.

peil & partner ingenieure GmbH – Wir gestalten Zukunft.

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Buchführung, Buchhaltung, HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure), Vergaberecht
Erweiterte Kenntnisse: Sachbearbeitung, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büromaterialverwaltung, Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Projektplanungssoftware MS Project (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Präsentationsunterlagen erstellen, Textverarbeitung, Akten, Schriftgut verwalten, Terminplanung, -überwachung, Fristenüberwachung, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Apache OpenOffice, VOL (Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen)