Office Manager (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

- Eine international tätige Organisation, die als zentrale Plattform für den Austausch zu sicherheits- und außenpolitischen Themen dient und regelmäßig hochrangige Entscheidungsträger zusammenbringt. Neben Konferenzen organisiert sie weitere Veranstaltungen und erstellt Analysen und Publikationen zu globalen sicherheitspolitischen Entwicklungen.

Ihre Vorteile:

- 30 Urlaubstage sowie zusätzliche freie Tage an Weihnachten und Silvester
- Flexible Arbeitszeiten mit definierter Kernzeit
- Möglichkeit zum Ausgleich von Mehrarbeit
- Zentrale Bürolage in Berlin
- Zuschuss zum Deutschlandticket
- Zugang zu Sportangeboten (Urban Sports)
- JobRad nach Abschluss der Probezeit
- Betriebliche Altersvorsorge
- Verpflegung im Büro (Getränke, Obst, Snacks)
- Einbindung in ein wachsendes Team mit Gestaltungsspielraum

Ihre Aufgaben:

- Aufbau und eigenständige Organisation des Office Managements am Standort Berlin
- Betreuung der Büroinfrastruktur sowie Mitwirkung bei einem geplanten Standortwechsel
- Steuerung und Abstimmung externer Dienstleister (z.B. Technik, Wartung, Reinigung)
- Verantwortung für Bestellungen (Büromaterial, Verpflegung etc.) und Nachverfolgung von Kosten
- Kontrolle eingehender Rechnungen im administrativen Bereich
- Sicherstellung der Einhaltung von Arbeitssicherheitsvorgaben
- Koordination rund um Poolfahrzeuge sowie Abwicklung von Schadensfällen
- Unterstützung bei internen Veranstaltungen, Meetings und Sonderthemen
- Mitwirkung bei der Gestaltung und Weiterentwicklung der Büroorganisation
- Vertretungsweise Übernahme administrativer Assistenzaufgaben (z.B. Reisen, Telefon, Post)

Ihre Qualifikationen:

- Kaufmännischer Hintergrund oder vergleichbare praktische Erfahrung im Office Management
- Nachweisbare Berufserfahrung im Office- oder Verwaltungsumfeld
- Erste Erfahrungen in organisatorischen Projekten hilfreich
- Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen
- Sehr gute Deutschkenntnisse sowie solide Englischkenntnisse
- Strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Organisationsstärke und pragmatische Herangehensweise
- Zuverlässigkeit und Genauigkeit
- Teamfähigkeit und klare Kommunikation
- Führerschein von Vorteil

Über Hays:

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