Leitung Vorstandsbüro (m/w/d) (Managementassistent/in)

Leitung Vorstandsbüro (m/w/d)

Chancen nutzen durch eigene Lösungen

Die IDEAL Lebensversicherung a.G. schreibt seit über 113 Jahren Berliner Versicherungsgeschichte und hat sich als Denkfabrik der Versicherungsbranche etabliert. Mit rund 300 engagierten Mitarbeitern entwickeln wir mehrfach ausgezeichnete Versicherungslösungen, die unseren Kunden Sicherheit und Verlässlichkeit bieten.

Unsere Unternehmenskultur zeichnet sich durch flache Hierarchien aus, die zu kurzen Entscheidungswegen und einer hohen Innovationsfähigkeit führen. Bei uns wird Teamarbeit großgeschrieben und jede Stimme zählt. Diese Strukturen ermöglichen es uns, schnell auf Veränderungen im Markt zu reagieren und stets am Puls der Zeit zu bleiben.
Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten mit uns die Zukunft der Versicherungsbranche!

Leitung Vorstandsbüro (m/w/d)

Wir suchen für unser Vorstandsbüro zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Leitung (m/w/d)

Hier bringen Sie sich IDEAL ein:

• Eigenständig organisieren Sie Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen, Hauptversammlungen und sonstige Sitzungen inkl. Vor- und Nachbereitung sowie die Gremienbetreuung
• Sie übernehmen die verantwortungsvolle Leitung des Vorstandsbüros und stellen die effiziente Koordination aller administrativen und organisatorischen Abläufe sicher
• Strategisch setzen Sie selbständig Prioritäten nach Wichtigkeit wie Dringlichkeit und bereiten Unterlagen danach auf und kontrollieren Wiedervorlagen von festgelegten sowie jährlich wiederkehrenden Terminen
• Mit Genauigkeit halten Sie die Terminplanung sowie -koordination für Vorstand wie Aufsichtsrat im Blick, verantworten die Reiseplanung inkl. der Abrechnungen und die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Sie sind zentrale Ansprechperson und steuern die Kommunikation zwischen Vorstand, Fachbereichen, Gremienvertretern sowie externen Partnern

Das bringen Sie für unsere Denkfabrik mit:

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise eine Weiterbildung zur geprüften Managementassistenz (m/w/d) oder Assistenz 4.0 (m/w/d)
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, bestenfalls auf Vorstands- bzw. Geschäftsführungsebene konnten Sie bereits sammeln
• Ein sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office Produkten ist für Sie selbstverständlich
• Souveränes, professionelles und repräsentatives Auftreten zeichnen Sie aus
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und ein sicheres Gespür für den Umgang mit anspruchsvollen Ansprechpartnern gehören zu Ihren besonderen Stärken
• Diplomatisches Geschick, Einfühlungsvermögen, Resilienz, Flexibilität und ausgeprägte Organisationsfähigkeiten runden Ihr Profil ab

Unser Angebot an Sie:

• Flexible Gestaltung der Arbeitszeiten sowie Zeitkonten
• Tarifvertrag, 13,3 Gehälter, erfolgsabhängige Vergütungsmöglichkeiten, vermögenswirksame Leistungen, Fahrgeldzuschuss, 30 Tage Jahresurlaub, Sonderurlaubstage zu diversen Ereignissen und arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• Moderne Technik und Kommunikationsmedien, ergonomische Arbeitsplätze, sehr gute Verkehrsanbindung
• Hausinternes Mittagsangebot, Betriebssportgruppen, betriebliches Gesundheitsmanagement, regelmäßige Events
• Unternehmensseitige Krankenzusatzversicherung, nach 2-jähriger Betriebszugehörigkeit arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge und Mitarbeiterrabatte (Versicherungen, Corporate Benefits)

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Chef-, Vorstands-, Direktionssekretariat
Erweiterte Kenntnisse: Terminplanung, -überwachung, Microsoft Office, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büroorganisation, Büromanagement, Korrespondenz, Reisekostenabrechnung, Spesenabrechnung, Präsentationsunterlagen erstellen, Reiseorganisation