Assistenz Office Management (m/w/d) (Kaufmännische Fachkraft)

Assistenz Office Management (m/w/d)

Teilzeit (20–25 Std./Woche)

Die Studionel GmbH ist ein Architekturbüro mit Sitz in Berlin und Schwerpunkt auf

Wohnungs- und Gewerbebau. In unserem Team arbeiten wir mit kurzen

Entscheidungswegen, direkter Kommunikation und hoher Eigenverantwortung an

vielseitigen Bauprojekten. Zur Unterstützung unseres Office Managements suchen wir eine

zuverlässige und strukturierte Assistenz (m/w/d) in Teilzeit oder als Werkstudent.

Ihre Aufgaben

Sie unterstützen die Office Managerin, die Teamleitung und die Geschäftsführung bei

organisatorischen und administrativen Aufgaben im Büroalltag.

Büroorganisation & Verwaltung

● Betreuung des zentralen Bürotelefons

● Bearbeitung des allgemeinen E-Mail-Postfachs

● Bearbeitung und Weiterleitung von Gewährleistungsanfragen in Zusammenarbeit mit

Hausverwaltungen und Projektteams

● Leeren des Briefkastens, Sortieren und Verteilen der eingehenden Post

● Vorbereitung und Versand der Ausgangspost

● Unterstützung bei allgemeinen organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft

Organisation & Teamunterstützung

● Unterstützung bei der Organisation von Besprechungen und Teamterminen

● Empfang und Betreuung von Besucher:innen

● Unterstützung bei der Pflege und Ordnung gemeinsamer Büroflächen

● Unterstützung der Teamleitung und Geschäftsführung bei organisatorischen

Aufgaben

● Erledigung kleiner Botengänge, z. B. zur Post

Bestellungen & Büroversorgung

● Überwachung und Pflege der Büro- und Verbrauchsmaterialbestände

● Bestellung von Bürobedarf, Verbrauchsmaterialien und kleineren Anschaffungen

● Organisation und Kontrolle von Lieferungen

● Sicherstellen, dass das Büro jederzeit gut ausgestattet ist

Buchhaltungsnahe Administration & Dokumentenmanagement

● Einscannen, Sortieren und digitale Ablage von Quittungen und Belegen

● Vorbereitung von Unterlagen für die Buchhaltung

● Unterstützung bei der Prüfung von Eingangsrechnungen

● Pflege und Strukturierung administrativer Dokumente

● Digitale und analoge Ablage von Unterlagen

● Pflege von Büro- und Projektdokumentationen

● Unterstützung bei der Erstellung und Aktualisierung von Übersichten, Listen und

Auswertungen

Ihr Profil

● Idealerweise erste Erfahrung im Büro- oder Verwaltungsbereich

● Gerne auch geeignet für Studierende, Werkstudent oder Wiedereinsteiger

● Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel

● Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise

● Freundliches Auftreten sowie gute schriftliche und mündliche

Kommunikationsfähigkeiten

● Organisationstalent und Freude daran, Ordnung und Übersicht zu schaffen

● Selbstständige Arbeitsweise und Verantwortungsbewusstsein

Wir bieten

● Teilzeitstelle (ca. 20–25 Stunden pro Woche) oder Werkstudententätigkeit

● Flexible Arbeitszeiten nach Absprache

● Langfristige Perspektive in einem etablierten Architekturbüro

● Abwechslungsreiche Aufgaben mit direktem Einblick in die Abläufe eines

Planungsbüros

● Kollegiales Team mit kurzen Entscheidungswegen

● Faire Vergütung

Bewerbung

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Lebenslauf, möglichem Eintrittstermin und

Gehaltsvorstellung sowie optional Kontaktdaten von Referenzpersonen. Bitte senden Sie

Ihre Bewerbung mit Lebenslauf, möglichem Eintrittstermin und Gehaltsvorstellung bis zum

05.07.26 als PDF an [email protected].

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Erweiterte Kenntnisse: Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Postbearbeitung, Terminplanung, -überwachung