Projektassistenz und das Teilnehmer:innenmanagement (w/m/d) (Kaufmann/-frau - Bürokommunikation)
Über diese Stelle
Die Stelle stellt die reibungslose organisatorische Umsetzung des Projekts und deren Veranstaltungen sicher, unterstützt die Projektleitung, organisiert Veranstaltungen, verwaltet Teilnehmer:innen und sorgt für eine korrekte und effiziente Abwicklung aller administrativen und kommunikativen Prozesse.
Ihre Aufgaben:
Assistenz der Projektleitung
- Terminkoordination innerhalb des Projektteams
- Buchung von Räumen
- Mitverantwortung für die Einhaltung wichtiger Termine, Abgabefristen und Projektdeadlines
- Vorbereitung des Jour Fixe (Unterlagen, Agenda, Zusammenstellungen)
- Vertretung der Projektleitung bei Veranstaltungen der ESF Regiestelle
Teilnehmer:innenverwaltung
- Vorbereitung und Zusammenstellung aller ESF Unterlagen für neue Teilnehmer:innen (Eintrittsfragebögen)
- Vorbereitung und Versand von Arbeitgeberfreistellungen
- Einholen fehlender Unterlagen, Prüfung auf Vollständigkeit
- Pflege und Eingabe der Daten in Z EU S
- Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen und Zertifikaten
- Führung und Aktualisierung aller Teilnehmendenlisten
- Überblick über Teilnehmendenstunden sowie Mitwirkung Kalkulation
Veranstaltungsmanagement
- Versand von E Mail-Einladungen und Erinnerungen
- Anmeldemanagement, Bearbeitung von Stornierungen und Nachmeldungen
- Beantwortung organisatorischer Anfragen
- Kommunikation mit Dozent:innen zu Räumen, Materialien und Abläufen
- Vorbereitung der Räume (Catering, Material, Ausstattung)
- Vorbereitung und Auslage von Handouts, Schildern und Etiketten
- Erstellung von Feedbackbögen
- Aufräumen und Endabnahme der Veranstaltungsräume
Kommunikation, Website und Marketing
- Anlegen und Betreuung von Online Veranstaltungen in Zoom
- Einpflege aller Veranstaltungen in Eveeno
- Pflege der Websiteinhalte (Typo3), inklusive kleiner HTML Anpassungen sowie Verlinkung der Anmeldungen
- Einholen von Fotofreigaben bei Veranstaltungsfotos
- Regelmäßige Websitepflege sowie Kommunikation mit der betreuenden Agentur bei technischen Problemen
- Gestaltung und Versand des IM PULS Newsletters
- Pflege und Aktualisierung der Verteiler
Sonstige Aufgaben
- Pflege von Laufwerken, Dokumenten und Materialien
- Verwaltung projektbezogener E-Mails und Vorlagen
- Auswertung und Aufbereitung der Feedbackbögen
- Zweitprüfung und Freigabe von Rechnungen in Z EU S
- Versand von Honorarverträgen an Dozent:innen
Homeoffice:
Umfang: Nach Vereinbarung
Markteinblick
Verwandte Jobs entdecken
Ähnliche Stellen
Alle ähnlichen Stellen ansehenProjektcontroller:in (w/m/d) (Kaufmann/-frau - Bürokommunikation)
Referatsassistenz (w/m/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)
Logopäde / Sprachtherapeut (w/m/d) in Berlin-Schöneberg – Kinder oder Neurologie
Staplerfahrer - Gabelstaplerfahrer (m/w/d) Lager & Logistik (Lager- und Transportarbeiter/in)
Teamassistent (m/w/d) (Büroassistent/in)
Werkstudent/in Potsdam (m/w/d) (Verkäufer/in)
Häufige Fragen
Welches Gehalt kann ich erwarten?
In dieser Anzeige ist kein Gehalt genannt. Ähnliche Rollen in Potsdam liegen oft bei etwa 43 783 € (Median aus 7 Angeboten).
Wie bewerbe ich mich?
Öffnen Sie die Originalseite der Quelle und kontaktieren Sie dort den Arbeitgeber. Finder verlangt von Bewerbern kein Geld.
Sind diese Stellen aktuell?
Ja. Finder aktualisiert regelmäßig Stellen aus öffentlichen Quellen und entfernt geschlossene Angebote.
Wo sehe ich Anstellungsart und Arbeitsformat?
Die wichtigsten Bedingungen stehen über der Beschreibung. Sie können auch verwandte Listen zu Der Paritätische LV Brandenburg e.V. und Potsdam öffnen.