Büromanager:in (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

complan Kommunalberatung mit Sitz in Potsdam und Standorten in Berlin, Bielefeld und Hamburg ist bundesweit Projektpartner von Städten und Gemeinden sowie von Landes- und Bundesbehörden. Unsere Tätigkeiten konzentrieren sich auf die thematisch-räumlichen Arbeitsfelder Stadt | Quartier, Land | Region, Wirtschaft | Standorte, Bestand | Baukultur sowie Klima | Energie. Bei uns arbeiten 35 Kolleg:innen an maßgeschneiderten Konzepten und Strategien, begleiten Dialog- und Partizipationsprozesse, beraten Netzwerke, unterstützen Kooperationen und bearbeiten Forschungs- und Modellprojekte für öffentliche Auftraggeber:innen. Unterschiedlichste Erfahrungen und Kompetenzen, vor allem jedoch Motivation, Innovationsfreude und Eigenverantwortung sichern die Qualität unserer Projektergebnisse.

Unsere Projektarbeit wird durch ein freundliches und hochmotiviertes Büromanagement unterstützt und genau hier suchen wir Verstärkung!

WIR SUCHEN ... eine strukturierte, engagierte und kommunikationsstarke „gute Seele“, die unseren Büroalltag, montags bis freitags mit mindestens 30 Stunden/Woche in folgenden Aufgabenfeldern unterstützt:

- Erste Ansprechperson für das complan-Team zur Sicherung eines reibungslosen Büroalltags
- allgemeine Büro- und Ressourcenverwaltung, selbständige Organisation notwendiger Wartungs- und Reparaturtermine sowie Koordination externer Dienstleister (Reinigung, Büroräume, Küchenausstattung, Fahrzeuge, Materialbestellung, etc.)
- Empfang externer Projektpartner und Gäste
- Vorbereitung interner Veranstaltungen und bei Bedarf Unterstützung externer, projektbezogener Veranstaltungen
- Reisemanagement für das complan-Team
- Verwaltung des Archivs und Inventars

WIR BIETEN …. ein freundliches Büroteam, faire Konditionen, sowie ein gut ausgestattetes und schönes Arbeitsumfeld an unserem Bürostandort Potsdam. Persönlicher Gestaltungsspielraum und Entwicklungsperspektiven sind uns wichtig und gehören bei uns zum gelebten Büroalltag.

Haben wir Ihr Interesse geweckt und Ihre Qualifikation sowie Berufserfahrungen könnten zum dargestellten Aufgabenspektrum passen? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 21. August 2026 (mit Referenzen, Gehaltswunsch und der Angabe eines möglichen Einstiegstermins) per Mail.

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Kalkulation, Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Protokollieren, Kosten- und Leistungsrechnung
Erweiterte Kenntnisse: Ablage, Registratur, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Terminplanung, -überwachung, Kundenberatung, -betreuung, Auftragsannahme, -bearbeitung, Versand, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Einkauf, Beschaffung, Sachbearbeitung, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büromaterialverwaltung, Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Korrespondenz, Postbearbeitung, Textverarbeitung, Zahlungsverkehr