Verwaltungskraft (m/w/d) für unser Standortbüro in Freiburg (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Weitere Berufsbezeichnung:
Verwaltungskraft

Stellenbeschreibung:
Die Stiftung Leuchtfeuer begleitet seit 25 Jahren Kinder und Jugendliche, die nicht bei ihren leiblichen Eltern leben können. Mit unserem familienanalogen Betreuungsangebot bieten wir Kindern und Jugendlichen die Chance auf einen sicheren Ort und auf Neuanfänge. Werde du ein Teil dieser wirksamen und sinnvollen Arbeit und gestalte unsere Arbeit aktiv mit.

Für unser kleines Standortbüro in der Merzhauser Straße 3 in Freiburg suchen wir zum 01. Oktober oder nach Absprache eine Verwaltungskraft in Teilzeit (40 bis 70 %). Du unterstützt uns bei administrativen Aufgaben und sorgst mit Deiner strukturierten Arbeitsweise dafür, dass Unterlagen und laufende Vorgänge zuverlässig bearbeitet werden. Dabei arbeitest Du eng mit der Standortleitung Baden-Württemberg zusammen.

Das sind u.a. deine Aufgaben:

- Du sorgst dafür, dass unser kleines Standortbüro gut organisiert ist und die administrativen Abläufe reibungslos funktionieren.
- Als wichtige Anlaufstelle prägst Du mit Deiner freundlichen und verbindlichen Art den ersten Eindruck, den Familien und Kooperationspartner*innen von unserer Stiftung gewinnen.
- Du denkst im Büroalltag mit, erkennst anstehende Aufgaben und unterstützt das Team.
- Du hilfst der Standortleitung und den Koordinationskräften beim Belegungsmanagement.
- Du stehst im Austausch mit Familien, Jugendämtern und weiteren Kooperationspartner*innen.
- Du holst wichtige Informationen und Unterlagen ein und behältst offene Vorgänge zuverlässig im Blick.
- Du wirkst bei Betriebserlaubnisverfahren mit.
- Du pflegst Daten in unserer Software sorgfältig und achtest auf deren Vollständigkeit.
- Du führst Akten strukturiert und sorgst für eine nachvollziehbare Dokumentation.
- Du erstellst und pflegst Statistiken und Übersichten.
- Du unterstützt bei der Urlaubsplanung und pflegst den Geburtstagskalender.

Das bringst Du mit:

- Eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Eine sehr gründliche, gewissenhafte und strukturierte Arbeitsweise
- Freude an administrativen und koordinierenden Tätigkeiten
- Hohes Verantwortungsbewusstsein und die Bereitschaft, auch wiederkehrende Aufgaben aufmerksam und zuverlässig zu erledigen
- Selbstständigkeit, Ausdauer und die Fähigkeit, Aufgaben konsequent zum Abschluss zu bringen
- Ein freundliches und verbindliches Auftreten
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook und Excel
- Freude daran, Neues zu lernen, sich fachlich weiterzuentwickeln und digitale Werkzeuge einschließlich KI verantwortungsvoll zu nutzen

Wir bieten dir:

- Eine lebendige Stiftung mit positiver Energie und einer guten Portion kölscher Lebensfreude
- Eine sinnvolle und wirksame Tätigkeit, mit der Du die Arbeit für Kinder und Jugendliche unmittelbar unterstützen
- Flexible Arbeitszeiten, die wir gemeinsam abstimmen
- Viel Raum, eigene Ideen einzubringen und die Abläufe im Standortbüro aktiv mitzugestalten
- Eine persönliche Zusammenarbeit in einem kleinen Team mit kurzen Abstimmungswegen
- 30 Tage Urlaub und ein jährlich frei verfügbares Fortbildungsbudget
- Betriebliche Altersvorsorge nach 24 Monaten
- Vergütung nach Haustarifvertrag gemäß TVöD VKA inklusive Jahressonderzahlung

Interesse geweckt? Dann freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen!
Deine Rückfragen beantwortet Dir gerne Philipp Wisniewski (Standortleitung) unter 0151 / 1530 1772 oder per E-Mail an [email protected]

Bitte schick uns Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail an [email protected] oder nutze das Online-Bewerbungsformular.

Deine Ansprechperson ist:
Philipp Wisniewski
Standortleitung Freiburg