Assistenz der Institutsleitung & Mitarbeiter*in Empfang (m/w/d) (Kaufmännische Fachkraft)

Freiräume für Ideen und Entdeckungen

Willkommen bei Hahn-Schickard: Die Forschungseinrichtung für innovative Mikrosystemtechnik. Mit einem Team von über 300 Mitarbeitenden verwandeln wir Ideen in branchenübergreifende Lösungen – von der Konzeption bis zur Fertigung an drei Standorten in Baden-Württemberg.

Wir suchen am Standort Villingen-Schwenningen ab sofort

Assistenz der Institutsleitung & Mitarbeiter*in Empfang (m/w/d)

Ihre Aufgaben

- Assistenz der Institutsleitung
- Betreuung und Bewirtung von Besuchern sowie Kunden
- Telefondienst
- Die Koordination des Posteingangs und -ausgangs und Verwaltung des zentralen E-Mail Postfachs
- Die Koordination der Paketannahme, Verteilung und Versand
- Die Durchführung administrativer Tätigkeiten wie z.B. Reisemanagement

Ihr Profil

- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung mit kaufmännischem Hintergrund oder im Verwaltungsbereich
- Erste Berufserfahrung am Empfang wünschenswert
- Fortgeschrittene Kenntnisse der administrativen Verwaltung und der Kundenbetreuung
- gute Kenntnisse in Outlook, Word, PowerPoint, Excel
- Gute Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit und Flexibilität
- Zuverlässigkeit sowie teamorientierte und selbständige Arbeitsweise
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Das bieten wir

- Innovatives Arbeitsumfeld: hochmodernes Forschungsinstitut, mit enger Verbindung zur Industrie
- Zukunftssichere Karriere: beständiger und zukunftsgewandter Arbeitsplatz. Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle.
- Faire Vergütung: Unsere Gehaltsstruktur orientiert sich am öffentlichen Dienst nach TV-L.
- Erweitertes Urlaubsangebot: 30 Tage Urlaub pro Jahr sowie arbeitsfreie Tage am 24. Dezember und 31. Dezember. Nutzung des vorhandenen Arbeitszeitkontos bei der Betriebsschließung zwischen Weihnachten und Neujahr sowie an Brückentagen
- Fortbildung und Entwicklung: Profitieren Sie von attraktiven Weiterbildungsmöglichkeiten
- Gesundheit und Lifestyle: Teilnahme an erstklassigen Gesundheitsprogrammen wie Hansefit und weitere Vorteilsprogramme
- Überdurchschnittliche Altersvorsorge
- Zuschuss zu Mahlzeiten
- Mobilitätsunterstützung: Zuschüsse für öffentliche Verkehrsmittel und Jobrad

So geht es weiter

Für fachliche Rückfragen steht Ihnen Frau Nadja Elkmann mit Telnr. +49 7721-943172 zur Verfügung.

Wenn wir Ihr Interesse & Begeisterung geweckt haben, so senden Sie uns bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben/Lebenslauf/Zeugnisse) unter Angabe der internen Referenznummer 26/1116/26, möglichst in einer gesamten PDF-Datei hier online über das Bewerberformular oder über unsere Karriereseite auf unserer Homepage.

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Telefondienst, Kundenberatung, -betreuung, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Gästebetreuung, Ablage, Registratur, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büromaterialverwaltung, Auskünfte erteilen, Korrespondenz, Kunden-, Besucherempfang, Pförtnertätigkeit, Phonotypie, Postbearbeitung, Hotelempfang, Korrekturlesen