Executive Assistant to the CEO (m/w/d) (Managementassistent/in)

Gibt es eine vielfältigere Aufgabe?

- Office Management: Sie unterstützen den CEO umfassend im operativen Tagesgeschäft und stellen reibungslose organisatorische und administrative Abläufe sicher.
- Koordination: Sie übernehmen die Planung und Steuerung von Terminen, Meetings, Geschäftsreisen sowie internationalen Besucherterminen inklusive Vor- und Nachbereitung.
- Organisation: Sie organisieren Management-Meetings, Workshops und Veranstaltungen professionell und eigenständig.
- Aufbereitung: Sie erstellen Präsentationen, Entscheidungsunterlagen, Protokolle und Korrespondenz adressatengerecht in deutscher und englischer Sprache.
- Schnittstelle: Sie fungieren als zentrale Ansprechperson zwischen CEO, Management, internen Fachbereichen und externen Stakeholdern und sichern einen transparenten Informationsfluss.
- Nachverfolgung: Sie behalten Aufgaben, Fristen und Maßnahmen im Blick und sorgen für Verbindlichkeit in der Umsetzung.
- Strategie: Sie unterstützen bei der Vorbereitung strategischer Themen sowie bei bereichsübergreifenden Initiativen und Projekten.
- Optimierung: Sie bringen sich aktiv in die Weiterentwicklung und Optimierung von Prozessen im CEO Office ein.

Was Sie mitbringen sollten? Das wissen Sie als Profi am besten!

- Qualifikation: Sie verfügen über ein erfolgreich abgeschlossenes wirtschaftsnahes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Erfahrung: Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung in einer Executive-Assistant- oder vergleichbaren Assistenzfunktion auf Top-Management-Ebene mit.
- Kompetenzen: Sie sind versiert im Umgang mit Microsoft 365 und bringen idealerweise Erfahrung in der Projektkoordination mit.
- Professionelles Auftreten: Sie überzeugen durch Professionalität, Diskretion, Serviceorientierung sowie ein verbindliches Auftreten gegenüber unterschiedlichen Stakeholdern.
- Persönliche Stärken: Sie arbeiten strukturiert, vorausschauend und eigeninitiativ und behalten auch in dynamischen Situationen den Überblick.
- Organisationstalent: Sie besitzen ein ausgeprägtes Gespür für Prioritäten sowie effiziente Abläufe und überzeugen durch hohe Organisationsstärke.
- Kommunikationsstärke: Sie kommunizieren souverän und stilsicher auf Deutsch und Englisch und bereiten komplexe Themen verständlich auf.
- Mindset: Sie kombinieren Hands-on-Mentalität mit strategischem Denkvermögen und einer lösungsorientierten Arbeitsweise.