Teamassistenz (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Teamassistenz (m/w/d)

Fokus: Backoffice
Teilzeit, vor Ort, ab sofort

Aufgaben und Ziele:

Auftrags- und Vertragsmanagement

- Anlage und Pflege von Aufträgen im System
- Ausarbeitung, Überwachung und Verwaltung von Wartungsverträgen und -aufträgen

Daten- und Systempflege

- Pflege und Aktualisierung von Daten in unseren Systemen
- Stammdatenpflege (Leads, Accounts, Kontakte, Lieferanten etc.)
- Pflege interner Listen

Organisation und Administration

- Erstellung und Verwaltung von kundenbezogenen Bescheinigungen und Formularen
- Verwaltung von Zertifikaten wie Unbedenklichkeits- und Schweißerbescheinigungen
- Anmeldung und Organisation von Schulungen inkl. Hotelbuchungen
- Nachverfolgung und Verwaltung von Schulungsnachweisen
- Allgemeine Büroorganisation wie Ablage und Archivierung von Unterlagen

Kaufmännische Vertretung (in Vollzeit, ca. 30 Tage im Jahr)
Urlaubs- und Krankheitsvertretung mit erweiterten Aufgaben:

- Schreiben von Rechnungen
- Erstellung von Angeboten
- Zeiterfassung und Vorbereitung der monatlichen Lohnabrechnung
- Telefonische und schriftliche Kommunikation (E-Mail, Post)
- Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
- Kassenführung

Anforderungen:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann oder vergleichbar)
- Einige Jahre Berufserfahrung
- Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen (insbesondere MS Excel, Word, Outlook)
- Erfahrung im Umgang mit ERP-/CRM-Systemen

Highlights:

- 30 Tage Urlaub
- JobRad, Corporate Benefits, Wellpass
- Hochmoderner und ergonomischer Arbeitsplatz mit höhenverstellbarem Schreibtisch und hochwertiger Hardware
- Budget für Arbeitskleidung