Koordination Verwaltung und kaufmännische Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d) (Kaufmännische Fachkraft)

Weitere Berufsbezeichnung:
Vorbereitende Buchführung; Administration; Verwaltung; Kaufmännische Assistenz

Stellenbeschreibung:
Die Petra Kelly Stiftung – Heinrich-Böll-Stiftung Bayern e.V. ist die bayerische Landesstiftung im Verbund der Heinrich-Böll-Stiftungen und steht der Partei Bündnis 90/Die Grünen nah. Wir machen politische Erwachsenenbildung, indem wir Inhalte über aktuelle politische Themen für ein bayerisches Publikum bereitstellen und Möglichkeiten zum Austausch bieten in Form von Veranstaltungen, Seminaren, Videos, Podcasts oder Broschüren. Wir setzen uns für ökologische Themen ein und zeigen klare Haltung für unsere Demokratie.

In der Geschäftsstelle arbeiten aktuell sieben Expert*innen. Wir haben unseren Sitz in der Münchner Innenstadt. Unser Büro ist mit dem Aufzug zu erreichen.

Wir suchen für unsere Geschäftsstelle zum 15. September 2026 mit 20 h/Woche eine

Koordination Verwaltung und kaufmännische Assistenz der GF (w/m/d).

Die Vergütung erfolgt bei entsprechender Qualifikation in Anlehnung an den TV-L 9b.

Aufgaben

- Vorbereitung von Buchführung und Zahlungsverkehr mit DatevUnternehmenOnline
- Zusammenarbeit mit einer Steuerkanzlei
- Zuarbeit Wirtschaftsprüfung bei der Erstellung des Verwendungsnachweises und des Jahresabschlusses
- Unterstützung in der Projektadministration und -abrechnung
- Administrative Beratung von Kooperationspartner*innen
- Pflege von Personalstammdaten
- Unterstützung der Geschäftsführung
- Einführung und Nutzung von digitalen Anwendungen
- Einhaltung und Überprüfung der DSGVO

Wir erwarten

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Verwaltungserfahrung und Kenntnisse in der Bewirtschaftung von öffentlichen Mitteln (BVA/Drittmittel)
- Kenntnisse in der vorbereitenden Buchführung und Kontierung, wünschenswert sind Kenntnisse mit DatevUnternehmenOnline
- Erfahrung in allgemeinen Büroabläufen und Korrespondenz
- Fundierte Kenntnisse in MS-Office (insb. Excel)
- Erfahrungen mit digitalen Anwendungen und DSGVO
- Strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Teamfähigkeit
- Identifikation mit den Grundwerten und Zielen der Petra-Kelly-Stiftung
- Interesse an der politischen Erwachsenenbildung
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie Kenntnisse in geschlechtergerechter Sprache

Wir bieten

- Eine unbefristete Stelle
- Betriebliche Altersvorsorge
- Die Möglichkeit, anteilig mobil zu arbeiten
- Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in freundlicher Arbeitsatmosphäre
- Mitarbeit in einem engagierten und sympathischen Team
- Die Möglichkeit zur Fortbildung

Wir schätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Alter, sexueller Identität oder einer Behinderung. Schwerbehinderte Menschen und ihnen gleichgestellte Personen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Bewerbungen mit Motivationsschreiben, Lebenslauf, relevanten Zeugnissen bis spätestens zum 9. August ausschließlich per E-Mail in einem PDF-Dokument an: [email protected] (https://mailto:[email protected])

Die Bewerbungsgespräche finden am 17. August tagsüber in München statt. Sollten Sie zu diesem Termin verhindert sein, teilen Sie uns das am besten bereits in ihrem Anschreiben mit.

Bei Rückfragen wenden Sie sich ausschließlich per E-Mail an die Geschäftsführung, Wiebke Stadler [email protected] (https://mailto:[email protected])

Diese Ausschreibung bleibt auf unserer Website bis zum Ende der Bewerbungsfrist aktiv. Bewerbungsunterlagen werden von uns gespeichert und spätestens nach Abschluss der gesetzlichen Speicherfristen gelöscht.

Petra-Kelly-Stiftung, Hochbrückenstr. 10 – 80331 München, www.petra-kelly-stiftung.de (http://www.petra-kelly-stiftung.de)

Ergänzende Informationen:
Homeoffice:
Umfang: Nach Vereinbarung
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Buchführung, Buchhaltung, Finanzplanung, Betriebswirtschaftslehre, Controlling, Rechnungslegung nach HGB, Bilanzierung, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büromaterialverwaltung, FIBU-Programme, Sachkontenbuchhaltung, Stammdatenpflege
Erweiterte Kenntnisse: Akten, Schriftgut verwalten, Anlagenbuchführungssoftware ANLAG (Datev), Büro- und Verwaltungsarbeiten, Jahresabschluss, Sachbearbeitung, Büroorganisation, Büromanagement, Software Datev Unternehmen online, Zuwendungsrecht, Ausgangsrechnung bearbeiten, Eingangsrechnung (bearbeiten etc.), Datev-Programm Rechnungswesen, Tabellenkalkulation Excel (MS Office)
Zwingend erforderlich: Abrechnung, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Korrespondenz, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Postbearbeitung, Zahlungsverkehr