Teamassistenz (m/w/d) im Zentrum für Forschung und Wissenstransfer (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Am Zentrum für Forschung und Wissenstransfer, Campus Weihenstephan, ist folgende Teilzeitstelle (20,05 Stunden/Woche) zu besetzen:

Teamassistenz (m/w/d) im Zentrum für Forschung und Wissenstransfer

Kennziffer 2026-0052

Ihr Aufgabengebiet

- administrative Unterstützung bei der Vorbereitung, Betreuung und Dokumentation von Forschungs- und Transferprojekten
- Pflege projektbezogener Daten, Unterlagen und Bescheide sowie Unterstützung bei administrativen Projektabläufen
- Einholung, Zusammenstellung und Nachverfolgung erforderlicher Unterlagen, Freigaben und Unterschriften
- Unterstützung bei Beschaffungs-, Bestell- und Abrechnungsprozessen sowie Abstimmung mit den zuständigen Serviceeinheiten der Hochschule
- Terminmanagement für die Vizepräsidentin bzw. den Vizepräsidenten für Forschung, die Geschäftsleitung sowie weitere Mitarbeitende des ZFW
- Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops, Teamveranstaltungen und Gremiensitzungen
- Betreuung zentraler Funktionspostfächer und Unterstützung der internen Kommunikation
- Nachverfolgung von Pflichtunterweisungen, Schulungen und weiteren Anforderungen im Bereich Arbeitssicherheit
- Verwaltung von Räumen, Fahrzeugen und weiteren Ressourcen des ZFW
- Unterstützung bei Veranstaltungen des Bereichs (z. B. Anmeldemanagement, Teilnehmendenbetreuung, Veranstaltungsunterlagen und organisatorische Nachbereitung)

Ihr Profil

- ausgeprägte Organisationsfähigkeit und hohe Serviceorientierung
- selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie Offenheit für digitale Verwaltungsprozesse
- Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Akteurinnen und Akteuren
- idealerweise Erfahrung im Hochschul-, Forschungs- oder Verwaltungsumfeld z. B. als Teamassistenz
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Englischkenntnisse sind wünschenswert, aber nicht Voraussetzung

Einstellungsvoraussetzungen

Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich, beispielsweise zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder zur Kauffrau/zum Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement, über den Beschäftigtenlehrgang I (BL I) oder über eine vergleichbare Qualifikation.

Wir bieten Ihnen

- faire Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) mit regelmäßig tariflich vereinbarten Gehaltssteigerungen
- vermögenswirksame Leistung, Jahressonderzahlung, betriebliche Altersversorgung
- Möglichkeit zur Fort- und Weiterbildung (BayLern, Sprachkurse, individuelle Seminare)
- attraktive Nebenleistungen wie Mensarabatt für Mitarbeitende, JobBike Bayern
- kostenlose Parkmöglichkeiten
- Betriebsausflug, Teamevents, Feste und Veranstaltungen
- 30 Tage Urlaub bei einer Fünf-Tage-Woche sowie zusätzlich Heiligabend und Silvester arbeitsfrei
- Gesundheitsmanagement: Mental Health Coaching, Hochschulsport, bewegte Pause u. v. m.
- familienfreundliches Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten (Teilzeit, Gleitzeit innerhalb der Rahmenzeit) und je nach Position Home-Office-Möglichkeit

Hinweise

Die Stelle ist vorerst befristet bis zum 18.11.2026. Eine Verlängerung des Arbeitsverhältnisses zur Vertretung aufgrund Elternzeit ist geplant. Die Bezahlung erfolgt nach den tarifrechtlichen Bestimmungen, bei Vorliegen der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 6 TV-L.

Bei im Wesentlichen gleicher Eignung werden schwerbehinderte Personen bevorzugt eingestellt. Bitte weisen Sie auf eine vorliegende Schwerbehinderung oder Gleichstellung ggf. bereits in der Bewerbung hin. Wir begrüßen die Bewerbung aller Geschlechter.

Sie wollen Teil unseres Teams werden?

Klicken Sie auf „JETZT BEWERBEN“ bis spätestens 02.09.2026 und schicken uns Ihre Unterlagen über unser Online-Formular (https://jobs.hswt.de/de/jobs/137/intro) . Wir bitten um Verständnis, dass Bewerbungen per E-Mail oder Post im Auswahlprozess leider nicht berücksichtigt werden können. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Weitere Auskünfte erteilt Ihnen gerne:

Hochschule Weihenstephan-Triesdorf (HSWT), Am Hofgarten 4, 85354 Freising

für Fragen hinsichtlich des Bewerbungsprozesses bzw. der Einstellung:

E-Mail: [email protected] (https://mailto:[email protected])

für fachliche Fragen:

Frau Meike Dlaboha
E-Mail: [email protected] (https://www.hswt.de/arbeiten-an-der-hswt/stellenangebote/detail/teamassistenz-mwd-im-zentrum-fuer-forschung-und-wissenstransfer#)
Telefon: +49 8161 (https://tel:+498161714420) 71-6310 (https://tel:+498161716310)

für Fragen schwerbehinderter sowie ihnen gleichgestellter Personen:

E-Mail: [email protected] (https://mailto:[email protected])

Homeoffice:
Umfang: Nach Vereinbarung