Guest Relation Management & Event Management (w/m/d) (Event-Manager/in)

Willkommen bei den HULLIS!

Wir sind ein Unternehmen rund um eine einzigartige Dinnershow in München. HULLIS steht für spektakuläre Artistik, Magie zum Anfassen, kuriose Comedy, ein Service-Team mit Gastgeber-Gen und ein Sterneküchen-Dinner, das jede Geschmacksknospe aufblühen lässt.

Damit hinter den Kulissen alles reibungslos läuft und unsere Gäste unvergessliche Erlebnisse genießen können, suchen wir ein echtes Organisationstalent, das Back Office, Veranstaltungsmanagement und operative Abläufe miteinander verbindet.

Wen wir suchen

Du liebst es zu organisieren, behältst auch in hektischen Situationen den Überblick und hast Freude daran, Menschen, Prozesse und Veranstaltungen erfolgreich zu koordinieren? Du sorgst dafür, dass sowohl im Büro als auch während unserer Veranstaltungen alles rund läuft und bist zentrale Ansprechperson für interne Teams, Künstler:innen, Gäste und Partner. Dann bist Du bei uns genau richtig.

Deine Aufgaben

Gästeservice & Ticketmanagement

- Du bist erste Ansprechperson für unsere Gäste und sorgst für ein außergewöhnliches Serviceerlebnis – vom ersten Kontakt bis zum Veranstaltungsbesuch.
- Du betreust unsere Tickethotline und beantwortest telefonische sowie schriftliche Anfragen professionell und lösungsorientiert.
- Du berätst Interessenten zu Veranstaltungen, Ticketkategorien, Gruppenbuchungen und individuellen Angeboten.
- Du erstellst und versendest Angebote für Firmenkunden, Gruppen, Privatveranstaltungen und Sonderanfragen.
- Du bearbeitest Buchungen, Reservierungen und Umbuchungen und koordinierst die dazugehörigen Abläufe.
- Du pflegst Kunden- und Veranstaltungsdaten in unseren Systemen und sorgst für eine lückenlose Dokumentation.
- Du entwickelst und versendest Mailings, Newsletter und Informationsschreiben an Gäste, Geschäftspartner und Kunden.
- Du unterstützt bei der Planung und Umsetzung von Verkaufs- und Marketingaktionen.
- Du pflegst bestehende Kundenbeziehungen und trägst aktiv zum Aufbau neuer Geschäftskontakte bei.
- Du bearbeitest Reklamationen professionell und findest serviceorientierte Lösungen.
- Du analysierst Gästefeedback und entwickelst gemeinsam mit dem Team Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung des Gästeerlebnisses.
- Du arbeitest eng mit Vertrieb, Marketing, Veranstaltungsleitung und Geschäftsführung zusammen.

Event Management & Veranstaltungsorganisation

- Du planst, koordinierst und begleitest unsere Veranstaltungen organisatorisch von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung.
- Du erstellst Ablaufpläne und sorgst für die Abstimmung aller beteiligten Gewerke.
- Du koordinierst externe Dienstleister, Künstler:innen, Hotels, Transfers und Partnerunternehmen.
- Du überwachst Zeitpläne, Budgets und organisatorische Abläufe.
- Du bist während der Veranstaltungen erste Ansprechperson für organisatorische Fragen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.

Deine Rolle während der Show

- Du koordinierst den Backstage-Bereich und sorgst für einen reibungslosen Ablauf hinter den Kulissen.
- Du betreust Künstler:innen und organisierst Transfers, Hotelbuchungen sowie kurzfristige Anforderungen.
- Du koordinierst logistische Abläufe zwischen Veranstaltungsbetrieb, Service, Technik und Künstlerteams.
- Du unterstützt bei kurzfristigen organisatorischen Herausforderungen und findest pragmatische Lösungen.

Das bringst Du mit

- Ausgeprägte Gastgebermentalität und Freude daran, Menschen zu begeistern.
- Hohe Service- und Kundenorientierung sowie ein professionelles Auftreten.
- Hohe Service- und Kundenorientierung sowie ein professionelles Auftreten.
- Kommunikationsstärke am Telefon, per E-Mail und im persönlichen Kontakt.
- Erfahrung im Umgang mit Kundenanfragen, Angebots- und Auftragsbearbeitung ist von Vorteil.
- Sicheres und freundliches Auftreten auch bei anspruchsvollen Gästesituationen.
- Verkaufstalent und Freude daran, individuelle Lösungen für Kunden zu finden.
- Erfahrung mit CRM-, Ticketing- oder Buchungssystemen ist wünschenswert.
- Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit für professionelle Korrespondenz, Mailings und Kundenkommunikation.
- Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Projekte und Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren.
- Erste Erfahrung im Back Office, Office Management, Event Management, Veranstaltungsmanagement oder einer vergleichbaren Position.
- Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise.
- Hohe Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten.
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englisch für einen guten Sprachgebrauch.
- Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen.
- Führerschein Klasse B.
- Zeitliche Flexibilität, insbesondere während Veranstaltungszeiten.

Was Dich bei uns erwartet

Kein klassisches 9-to-5

Bei uns bestimmst Du Deine Arbeitszeit flexibel, Hauptsache du bist es – entscheidend sind die Ergebnisse. Gemeinsam finden wir im Onboarding das Arbeitsmodell, das am besten zu Dir passt.

Umfeld

Unser Unternehmen wurde aus einem Familienbetrieb heraus gegründet und lebt diesen Spirit bis heute. Wir begegnen uns wertschätzend, lösungsorientiert und auf Augenhöhe.

Verantwortung und Gestaltungsspielraum

Du übernimmst eine Schlüsselrolle im Unternehmen und kannst Prozesse, Veranstaltungen und Strukturen aktiv mitgestalten.

Bist Du bereit für den ersten Schritt?

Scheue Dich nicht, Dich zu bewerben, auch wenn Du nicht alle Qualifikationen mitbringst. Viel wichtiger ist uns Deine Motivation, Deine Persönlichkeit und Deine Begeisterung für Organisation, Events und besondere Gästeerlebnisse.

Erzähl uns, was Dich begeistert und warum Du Lust hast, an einem der spannendsten Arbeitsplätze Münchens mitzuwirken.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung an:

[email protected]

Willkommen bei den HULLIS – hier bist Du genau richtig!

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Öffentlichkeitsarbeit, Public Relations
Erweiterte Kenntnisse: Kundenberatung, -betreuung, E-Mail-Ticket-System Request Tracker (RT), Event-Management, Kontakten