B115-K08 Institutssekretär (m/w/d) (Bürokaufmann/-frau)

Als Private Arbeitsvermittlung (KEINE Zeitarbeit) vermittelt Arbitex erfolgreich motivierte und qualifizierte Arbeitsuchende in eine direkte Festanstellung an Unternehmen unterschiedlicher Branchen.
Unsere Stärken liegen im Bereich der Personal- und Arbeitsvermittlung. Da sich der Arbeitsmarkt ständig in Bewegung befindet, möchten wir mit Ihnen gemeinsam aus der Vielzahl von Stellenangeboten solche ermitteln, für die Sie der passende Bewerber sind.

Stellenbeschreibung

Ihre Aufgaben:

- Organisation des Institutssekretariats
- Durchführung allgemeiner Sekretariatsarbeiten: z.B. allgemeine Korrespondenz und Postverkehr, Telefondienst für die Institutsleitung, Abrechnungsvorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Dienstreisen, Führung und Überwachung der Terminverwaltung, Aktenverwaltung
- Pflege elektronischer Datenbanken (u. a. Akten-und Adressverwaltung)
- Unterstützung bei der Informations-und Öffentlichkeitsarbeit
- Unterstützung der Institutsleitung beim verwaltungstechnischen Personalmanagement
- Unterstützung bei der Organisation von Besprechungen, Tagungen und Workshops
- Protokollerstellung bei Besprechungen
- Urlaubs- und Krankheitsvertretung im Bereich der Buchhaltung und Rechnungsbearbeitung

Ihr Profil:

- eine abgeschlossene Ausbildung zur Sekretärin / zum Sekretär oder zur Kauffrau / zum Kaufmann für Bürokommunikation oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung
- mehrjährige Berufserfahrung in der Sekretariatstätigkeit bevorzugt in wissenschaftlichen Instituten
- einen professionellen und versierten Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen
- sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
- gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- eine sehr gewissenhafte, selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
- hohe Belastbarkeit, Flexibilität und Eigeninitiative, uneingeschränkte Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit, Loyalität, Vertrauenswürdigkeit und Diskretion
- ein souveränes und sicheres Auftreten
- die Bereitschaft zur Fort–und Weiterbildung

Wenn Sie sich von dieser Ausschreibung angesprochen fühlen, senden Sie uns bitte Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (bevorzugt im PDF- /Word- Format) an [email protected] unter Angabe der folgenden Informationen:

- Referenznummer: B115-K08
- Vermittlungsgutschein - Ja/Nein
- Anschreiben, Lebenslauf und Ihre wichtigsten Arbeitszeugnisse

Wir bitten Sie um Verständnis, dass wir Ihre E-Mail-Bewerbung einer schriftlichen Bewerbung per Post vorziehen. Sie sparen Zeit und Geld und erleichtern uns eine schnellere und effizientere Bearbeitung.

(Falls Sie eine spätere Rücksendung Ihrer Bewerbungsunterlagen wünschen, fügen Sie bitte einen entsprechend großen, ausreichend frankierten und adressierten Umschlag bei. Eine Rücksendung ist sonst nicht möglich! Ihre Bewerbungsunterlagen werden unter Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzrichtlinien vernichtet!)