Kaufmännischer Innendienst / IT-Servicekoordination / Disposition (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Weitere Berufsbezeichnung:
Kaufmännischer Mitarbeiter Innendienst (m/w/d); Serviceassistenz (m/w/d); Mitarbeiter Kundenservice (m/w/d); Disponent / Disposition (m/w/d)

Stellenbeschreibung:
Die SW-Systeme GmbH ist ein regionales IT-Systemhaus aus Kulmbach. Wir betreuen kleine und mittelständische Unternehmen in Oberfranken und Südthüringen und sorgen dafür, dass IT stabil, sicher und verständlich funktioniert.

Sie behalten den Überblick, wenn Kunden anrufen, Tickets vorbereitet werden und mehrere Termine gleichzeitig laufen? Für unser kleines Team suchen wir eine strukturierte, freundliche Person für Innendienst, Servicekoordination und Disposition. Sie sind die organisatorische Schnittstelle zwischen Kunden, Technik und Backoffice.

Ihre Aufgaben:

- Kundenanfragen per Telefon, E-Mail und Ticketsystem aufnehmen und vorstrukturieren.
- Rückrufe nach KI-Telefonannahme oder verpassten Kundenanrufen koordinieren.
- Wichtige Informationen für Tickets erfassen: Wer ist betroffen, was funktioniert nicht, seit wann besteht das Problem, wie dringend ist es, wer ist erreichbar?
- Tickets sinnvoll priorisieren und an die passende technische Person weitergeben.
- Termine mit Kunden und Technik abstimmen, nachhalten und Rückmeldungen geben.
- Offene Tickets, Wiedervorlagen, Serviceberichte und Abrechnungsübergaben im Blick behalten.
- Innendienst- und Backoffice-Aufgaben unterstützen, z. B. Auftragskoordination, einfache kaufmännische Vorbereitung oder Lieferanten-/Warenabstimmung.
- Mithelfen, klare Abläufe und Checklisten im IT-Service weiterzuentwickeln.

Ihr Profil:

- Sie sind freundlich, verbindlich und bleiben auch dann ruhig, wenn mehrere Dinge parallel laufen.
- Sie arbeiten strukturiert, denken mit und halten Aufgaben konsequent nach.
- Sie können gut telefonieren, klar schreiben und Informationen verständlich zusammenfassen.
- Sie haben Organisationserfahrung, z. B. im kaufmännischen Innendienst, Kundenservice, Empfang, Hotel/Rezeption, Praxisorganisation, Handwerk/Kundendienst, Disposition oder Auftragsbearbeitung.
- Technisches Grundverständnis und Interesse an IT reichen für den Einstieg aus; tiefe Administrator-Kenntnisse sind nicht erforderlich.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Erfahrung mit Ticketsystem, ERP, CRM, Microsoft 365 oder strukturierter Dokumentation ist hilfreich, aber keine Voraussetzung.

Das passt besonders gut zu uns:

- Sie bringen gern Ordnung in Anfragen, Termine und Kommunikation.
- Sie verstehen, dass guter IT-Service auch aus klarer Rückmeldung, guter Vorbereitung und verbindlichem Nachhalten besteht.
- Sie mögen ein kleines Team, kurze Wege und direkte Verantwortung.
- Sie möchten sichtbar dazu beitragen, dass Kunden und Techniker besser arbeiten können.

Wir bieten:

- Eine wichtige Rolle in einem kleinen, persönlichen IT-Systemhaus.
- Planbare Arbeitszeiten und ein Arbeitsumfeld ohne dauernden Bereitschaftsdruck.
- Vollzeit oder Teilzeit nach Absprache.
- Strukturierte Einarbeitung in unsere Serviceabläufe, Tools und IT-Grundlagen.
- Moderne Arbeitsmittel und klare Prozesse.
- Direkte Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Technik und Kunden.
- Entwicklungsperspektive in Richtung Servicekoordination, Disposition, Innendienst oder Prozessverantwortung.
- Unbefristete Festanstellung in Kulmbach.
- Nach der Einarbeitung mobiles Arbeiten in begrenztem Umfang nach Absprache; die Rolle lebt aber stark von Abstimmung im Büro.

Bewerbung:

Für den ersten Schritt reicht ein Lebenslauf und ein kurzer Satz, warum Organisation, Kundenkontakt und Nachhalten zu Ihnen passen. Ein klassisches Anschreiben ist nicht nötig.

Ergänzende Informationen:
Homeoffice:
Umfang: Nach Vereinbarung
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Korrespondenz, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office)
Erweiterte Kenntnisse: Auftragsannahme, -bearbeitung, Kundenberatung, -betreuung, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Telefondienst, Terminplanung, -überwachung, Büroorganisation, Büromanagement, Sachbearbeitung, Disposition