Office & Operations Manager/-in (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Wir entwickeln, produzieren und vertreiben hochwertige Design-Fitnessgeräte für den Heim- und semiprofessionellen Einsatz. Design, Elektronik, Software, Teilefertigung, Endmontage und Versand finden an unserem Standort in München statt.

Als kleines, wachsendes Unternehmen arbeiten wir pragmatisch, strukturiert und eng zusammen. Für unser Büro suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit, die den administrativen und operativen Alltag eigenständig organisiert und verantwortet.

Deine Rolle

Als Office & Operations Manager/-in bist du die zentrale organisatorische Schnittstelle unseres Unternehmens. Du verantwortest die reibungslosen Abläufe im Büro, koordinierst Aufträge und Logistik und stellst sicher, dass alle administrativen Prozesse zuverlässig funktionieren.

Diese Position ist keine Assistenzstelle, sondern eine eigenständige Rolle mit klarer Verantwortung.

Deine Aufgaben

- Eigenständige Organisation und Steuerung des Büroalltags
- Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Kund:innen, Lieferanten, Speditionen und Dienstleistern
- Komplette Auftragsabwicklung inkl. Angebotserstellung, Auftragsbestätigungen und Rechnungsstellung
- Organisation und Koordination der Logistik (DHL, nationale Speditionen, internationaler Versand inkl. Containerfracht aus Asien)
- Pflege von Auftrags-, Kunden- und Warenwirtschaftsdaten
- Vorbereitende Buchhaltung in Zusammenarbeit mit der Steuerberatung
- Allgemeine kaufmännische und administrative Aufgaben

Das bringst du mit

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
- Erfahrung im Office-, Operations- oder Büromanagement
- Sehr selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit Zahlen, Rechnungen und administrativen Prozessen
- Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu steuern
- Kommunikationsstärke am Telefon und per E-Mail
- Sehr gute Deutschkenntnisse, und gute Englischkenntnisse
- Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Warenwirtschaftssystemen wünschenswert

Was dich bei uns erwartet

- Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit viel Eigenständigkeit
- Kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Persönliches, familiäres Arbeitsumfeld in einem kleinen Team
- Flexible und faire Arbeitszeiten
- Leistungsgerechte Bezahlung
- Schönes Büro direkt am Münchner Ostbahnhof
- Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und mit dem Unternehmen zu wachsen

Im Moment bevorzugen wir grundsätzlich eine Teilzeitlösung.

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Ablage, Registratur
Erweiterte Kenntnisse: Versand, Ausgangsrechnung bearbeiten, Stammdatenpflege, Abrechnung, Postbearbeitung
Expertenkenntnisse: Eingangsrechnung (bearbeiten etc.), Büroorganisation, Büromanagement, Telefondienst, Büro- und Verwaltungsarbeiten