Administrative Assistenz (m/w/d) – Seminarorganisation & Kanzleiadministration (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

fibelio® ist eine moderne, digital ausgerichtete Steuerberatungsgesellschaft mit Fokus auf Unternehmer, Investoren und hochwertige Steuerstrategien. Zur Erweiterung unseres Teams suchen wir eine erfahrene, zuverlässige administrative Kraft, die unsere Seminarorganisation sowie die administrativen Kanzleiprozesse professionell unterstützt und ergänzt.

Deine Aufgaben
Seminarorganisation & interne Verwaltung

- Planung, Vorbereitung und Koordination unserer Seminare und Webinare
- Überwachung aller organisatorischen Abläufe rund um unsere Steuergestaltungs- und Business-Seminare
- Teilnehmermanagement sowie Terminvereinbarungen
- Erstellung der Seminarrechnungen und Überwachung der Zahlungseingänge
- Verwaltung von Unterlagen, Dokumentationen und Seminarprozessen
- Nachbereitung der Veranstaltungen sowie Optimierung interner Abläufe
Kanzleiadministration (in Zusammenarbeit mit unserem bestehenden Team)

- Allgemeine schriftliche und telefonische Kommunikation
- Unterstützung im digitalen Posteingang und Postausgang der Kanzlei
- Fristenkontrolle und Überwachung wichtiger Termine
- Schriftverkehr mit Mandanten, Behörden und Institutionen
- Erstellung von Gebührenrechnungen (rein digital)
- Verwaltung offener Posten und Zuarbeit für interne Auswertungen
- Onboarding neuer Mandanten (Unterlagen, digitale Aktenanlage, Prozessabstimmung)
- Führung und Überwachung der Vollmachtsdatenbank sowie Pflege der Mandanten-Stammdaten
- Erstellung von Bilanzberichten (Zusammenstellung, Formatierung & Aufbereitung)
- Mitarbeit bei organisatorischen Kanzleiprozessen und digitaler Datenpflege
- Teamorientierte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und den administrativen Kollegen
Dein Profil

- Strukturierte, zuverlässige und sehr selbstständige Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit digitalen Systemen und moderner Office-Software
- Freundliches, professionelles und verbindliches Auftreten
- Ausgeprägte Organisationsstärke und Verantwortungsbewusstsein
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement)
- Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung ohne Unterbrechung in einem kaufmännischen, administrativen oder kanzleinähen Bereich
- Sicheres Deutsch in Wort und Schrift (fehlerfreie Korrespondenz zwingend)
- Hohe digitale Affinität und Routine im Umgang mit modernen Büro- und Kommunikationssystemen
Wir bieten

- Modernes, vollständig digitales Arbeitsumfeld
- Eigenständige und abwechslungsreiche Aufgabenbereiche
- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
- Weiterentwicklungsmöglichkeiten im Bereich Seminar- & Kanzleiorganisation
- Ein wertschätzendes, kollegiales Team und klare Strukturen
Was erhoffen wir uns von einer Zusammenarbeit mit Ihnen?

Wir wünschen uns zufriedene Mandanten und durch die Bereicherung Ihrer Arbeitskraft, wieder die Möglichkeit, durch den gewonnenen Freiraum unsere Mandanten noch umfassender zu beraten und betreuen zu können.

Wir setzen Ihre fachliche Kompetenz sowie eine ordentliche, strukturierte und genaue Arbeitsweise voraus und freuen uns wenn unsere Mandanten ein Teil von Ihnen werden.

Darüber hinaus mögen wir es, wenn Sie eigene Ideen und Vorschläge einbringen, Sie sich gern fachlich austauschen und so ein Teil der fibelio- Familie werden. Alles andere ist Finetuning.

Freuen Sie sich auf ein engagiertes Team, nette Kollegen und eine familiäre Atmosphäre in der Kanzlei vor Ort.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Telefonisch: 0345 – 12 27 76 0
Persönlich: Edmund-von-Lippmann Straße 13-15, 06112 Halle (Saale)
per email: [email protected] ([email protected])

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Betriebswirtschaftslehre
Erweiterte Kenntnisse: Berichtswesen, Information, Besprechungsvorbereitung, -organisation, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Korrespondenz, Marketing, Controlling
Expertenkenntnisse: Büroorganisation, Büromanagement, Projektassistenz, Kundenberatung, -betreuung