Schulsekretariat (m/w/d) (Bürokaufmann/-frau)

Wer wir sind

Das Bildungszentrum Malepartus ist mehr als eine Schule - wir sind ein zertifiziertes, modernes Bildungs- und Dienstleistungszentrum im Bereich Gesundheits- und Sozialwissenschaften. Mit rund 220 Auszubildenden in der Pflege und einem vielfältigen Fort- und Weiterbildungsangebot gestalten wir seit 2004 aktiv den Fachkräftenachwuchs in der Pflege im norddeutschen Raum - in enger Zusammenarbeit mit unseren regionalen Kooperationspartner:innen.

Unser Zuhause? Das historische Jagdschloss Malepartus. Unser Antrieb? Menschen, die in der Pflege etwas bewegen wollen.

Was Sie erwartet

Ein Schulsekretariat an einer Pflegeberufsschule ist kein gewöhnliches Büro. Hier trifft Verwaltung auf Menschlichkeit, Struktur auf Dynamik – und kein Tag gleicht dem anderen. Sie sind die erste Stimme, die Auszubildende hören, wenn sie ankommen. Sie halten die Fäden zusammen, damit Prüfungen, Kurse und der Schulalltag reibungslos laufen.

Kurz: Ohne Sie läuft hier nichts.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine engagierte Persönlichkeit als

Mitarbeiter:in (m/w/d) im Schulsekretariat – Teilzeit (30 Std./Woche)

Ihre Aufgaben

Herzstück: Bewerbungsmanagement

- Sie steuern das Bewerbungsmanagement für unsere Ausbildungskurse sowie unser Fort- und Weiterbildungsangebot – von der Eingangsbearbeitung über die Prüfung der Zugangsvoraussetzungen bis zur Kommunikation mit Bewerber:innen und Arbeitgeber:innen
- Sie pflegen und verwalten alle relevanten Daten in unserer Schulverwaltungssoftware EasySoft

Dreh- und Angelpunkt: Kommunikation & Koordination

- Sie sind die erste Anlaufstelle – persönlich und am Telefon – für unsere Auszubildenden, Kooperationspartner:innen, die Agentur für Arbeit und weitere externe Stellen
- Sie koordinieren Termine, bearbeiten die Eingangspost und übernehmen die E-Mail-Korrespondenz
- Sie unterstützen die Schulleitung organisatorisch und administrativ

Rückgrat: Schulorganisation & Verwaltung

- Sie wirken aktiv bei der Organisation der staatlichen Abschlussexamen mit
- Sie übernehmen das Fehlzeitenmanagement und erstellen aussagekräftige Dokumentationen
- Sie bereiten Sitzungen, Konferenzen sowie Lehr- und Fortbildungsveranstaltungen vor und nach
- Sie kümmern sich um allgemeine Verwaltungsaufgaben wie Materialbestellungen und Büroorganisation

Ihr Profil

- Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung – z. B. als Kauffrau:Kaufmann für Büromanagement – oder eine vergleichbare Qualifikation
- Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung mit, idealerweise in einer ähnlichen Position
- MS Office (Word, Excel, Outlook) beherrschen Sie sicher – und neue Software wie EasySoft schreckt Sie nicht ab, sondern macht Sie neugierig
- Sie sind kommunikationsstark, organisiert und arbeiten eigenständig und strukturiert
- Sie bleiben auch in stressigen Phasen ruhig, lösungsorientiert und professionell
- Diskretion und ein freundliches, verbindliches Auftreten sind für Sie selbstverständlich
- Sie haben Lust, Teil eines lebendigen Schulalltags zu sein – mit all seiner Vielfalt und Dynamik

Was wir Ihnen bieten

- Einzigartiges Arbeitsumfeld im historischen Ambiente des Jagdschlosses Malepartus
- Ein motiviertes, offenes Team, das Ihnen auf Augenhöhe begegnet
- Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben – kein Tag wie der andere
- Interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten für Ihre persönliche und fachliche Weiterentwicklung
- Unbefristete Festanstellung in Teilzeit (30 Std./Woche)

Klingt das nach Ihnen?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung! Haben Sie vorab noch Fragen? Melden Sie sich einfach – wir sind gerne für Sie da.

Ansprechpartnerin:

Angela Poling (Schulleitung) Mail: [email protected]

Arbeitsort: Vor Ort | Jagdschloss Malepartus

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Terminplanung, -überwachung
Erweiterte Kenntnisse: Büroorganisation, Büromanagement, Korrespondenz