Mitarbeiter Backoffice / Büromanagement (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

** Standort:** Ottendorf
** Arbeitszeit:** Teilzeit, ca. 30 Wochenstunden
** Start:** Ab sofort oder nach Vereinbarung

Büroorganisation braucht Struktur, Überblick und Verlässlichkeit.

Ein gut organisiertes Backoffice sorgt dafür, dass Abläufe sauber ineinandergreifen. Hier laufen Informationen, Dokumente, Rechnungen, Termine und interne Abstimmungen zusammen. Für diese zentrale Schnittstelle suchen wir eine kaufmännische Persönlichkeit, die sorgfältig arbeitet, den Überblick behält und Verantwortung für klare Prozesse übernimmt.

Deine Rolle bei uns

Du unterstützt die Büroorganisation im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass administrative, kaufmännische und organisatorische Abläufe zuverlässig bearbeitet werden.

Konkret heißt das:

- Bearbeitung, Verteilung und strukturierte Ablage der eingehenden Post
- Annahme von Paketen sowie Prüfung und Zuordnung von Lieferscheinen
- Sichtung, Zuordnung und Weiterleitung eingehender E-Mails
- Telefonischer Erstkontakt und Unterstützung im laufenden Tagesgeschäft
- Pflege von Tabellen, Listen, Übersichten und internen Trackings
- Vorbereitung der Buchhaltung und Übergabe relevanter Unterlagen an DATEV
- Bearbeitung von Zahlungseingängen und Unterstützung bei der Rechnungsprüfung
- Vorbereitung von Überweisungen für Eingangsrechnungen
- Erstellung von Wartungsrechnungen und Unterstützung im Forderungsmanagement
- Kontrolle von Mitarbeiterzeiten sowie Pflege von Abwesenheiten und Krankheitstagen
- Pflege von Kunden- und Stammdaten
- Nachfassen offener Angebote
- Einholen von Kundenbewertungen
- Bestellung von Büromaterial und Unterstützung bei Materialbestellungen
- Erstellung, Ordnung und digitale Ablage von Dokumenten
- Ablage von Bauakten und Projektdokumentationen
- Unterstützung der Betriebsleitung und Büroleitung im administrativen Tagesgeschäft

Deine Arbeit schafft Ordnung, Verlässlichkeit und klare Abläufe im Hintergrund.

Was wir dir bieten

- Einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit 30 Tagen Urlaub und Gleitzeit
- Strukturierte Einarbeitung in unsere internen Abläufe, Systeme und kaufmännischen Prozesse
- Einen vielseitigen Aufgabenbereich im Backoffice mit engem Bezug zum operativen Tagesgeschäft
- Attraktive Zusatzleistungen wie steuerfreien Sachbezug, betriebliche Altersvorsorge mit Zuschuss und betriebliche Krankenzusatzversicherung
- E-Bike-Leasing, Parkplatz am Betrieb und gemeinsame Betriebsfeiern
- Ein Umfeld, in dem Sorgfalt, Verlässlichkeit und sauberes Arbeiten zählen

Was du mitbringen solltest

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Backoffice, in der Büroorganisation oder in einer kaufmännischen Assistenzfunktion wünschenswert
- Kenntnisse in DATEV wünschenswert
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Excel und Word
- Sorgfältige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Verlässlicher Umgang mit Dokumenten, Fristen und vertraulichen Informationen
- Freundliches und professionelles Auftreten am Telefon und im direkten Kontakt
- Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise
- Erfahrung in Handwerksbetrieben von Vorteil

Klingt passend?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Abrechnung, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Kundenberatung, -betreuung, Vertragsbearbeitung, -verwaltung
Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten
Expertenkenntnisse: Vorbereitende Buchhaltung