Praxismanager/in / Mitarbeiter/in für Praxisorganisation und Abrechnung (m/w/d) (Praxismanager/in)

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächst möglichen Zeitpunkt eine/n

Praxismanager/in / Mitarbeiter/in für Praxisorganisation und Abrechnung (m/w/d) Standort: Bottrop

- Anstellungsart: Teilzeit, die konkrete Arbeitszeit kann indivuell vereinbart werden

Wir sind eine moderne, patientenorientierte Logopädie-Praxis in Bottrop und begleiten Menschen jeden Alters auf ihrem Weg zu einer besseren Kommunikation. Bei uns stehen fachliche Kompetenz und ein herzliches Miteinander an erster Stelle.

Um unser Therapeutenteam im Hintergrund optimal zu entlasten, suchen wir ein Organisationstalent wie Sie! Wenn Sie Struktur lieben, gerne den Überblick behalten und ein echtes Kommunikationstalent sind, passen Sie perfekt zu uns. Diese abwechslungsreiche Aufgabe übernehmen Sie unter Einsatz von eigenen Kenntnissen und / oder nach intensiver Einarbeitung.

Das sind Ihre Aufgaben: Patientenmanagement & Empfang

- Erster Eindruck: Herzlicher Empfang und Betreuung unserer Patientinnen und Patienten sowie der Besucher.
- Terminkoordination: Zuverlässige Vereinbarung und Koordination von Patiententerminen.
- Onboarding: Neupatientenmanagement, inklusive der Anlage von Patientenakten in unserer Praxis-Software OpticaViva sowie Aushändigung und Einholung von Datenschutzerklärungen.
- Zuarbeit: Erstellung von Honorarvereinbarungen für Privatpatienten sowie Unterstützung des Therapeutenteams bei der Erstellung standardisierter logopädischer Berichte.

Büroorganisation & Praxismanagement

- Software-Administration: Pflege der Praxis-Software OpticaViva und Hilfestellung bei der Anwendung durch das Therapeutenteam.
- Praxisbetrieb: Sicherstellung eines reibungslosen Praxisalltags (inkl. Koordination externer Dienstleister).
- Einkauf: Bedarfsgerechte Materialbeschaffung und Auftragsvergabe nach Absprache mit der Praxisleitung.

Finanzwesen & Abrechnung

- Abrechnung: Rezeptabrechnung der Heilmittelverordnungen über den Dienstleister Optica sowie Erstellung von Privatrechnungen.
- Finanzkontrolle: Prüfung von Eingangsrechnungen, Zahlungseingangskontrolle, Kontenklärung und Durchführung des Mahnwesens.
- Buchhaltung: Zuverlässige Kassen- und Bankkontenführung sowie Vorbereitung der Daten für die externe Praxis- und Personalbuchhaltung.
- Marketing & Controlling: Unterstützung der Praxisleitung bei betriebswirtschaftlichen Auswertungen und Durchführung von Direktmarketingmaßnahmen (z. B. Serienbriefe).

Das bringen Sie mit:

- Ausbildung: Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Erfahrung: Vergleichbare Tätigkeiten im Heilmittelbereich, in Anwaltskanzleien, in Handwerksbetrieben o.Ä. wäre wünschenswert .
- Software-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office und in der Verarbeitung von Daten zur Abbildung aller Abläufe im Geschäftsalltag.
- Persönlichkeit: Sie arbeiten strukturiert, selbstständig und behalten auch bei hohem Patientenaufkommen stets ein Lächeln und den Überblick.
- Kommunikation: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie eine empathische und verbindliche Art im Umgang mit Menschen.

Das bieten wir Ihnen:

- Arbeitsatmosphäre: Ein herzliches, wertschätzendes und dynamisches Team, das sich auf Augenhöhe begegnet.
- Arbeitsplatz: Ein moderner, digitalisierter Arbeitsplatz mit klaren Strukturen und Prozessen.
- Einarbeitung: Eine strukturierte und umfassende Einarbeitungsphase, in der wir Ihnen alles zeigen.
- Work-Life-Balance: Planbare Arbeitszeiten nach Absprache
- Die Vergütung entspricht der anspruchsvollen Aufgabe
- Benefits: Eine faire, leistungsgerechte Vergütung, Urlaubsgeld, betriebliche Altersvorsorge, Garagenplatz

Bereit, Teil unseres Teams zu werden? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Kurzbewerbungen bitte per E-Mail mit Kontaktdaten aber ohne Anlagen an: [email protected]

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Terminplanung, -überwachung, Controlling, Marketing, Abrechnung, Mahn- und Klagewesen
Erweiterte Kenntnisse: Praxisorganisation, Praxisverwaltung, Büroorganisation, Büromanagement