Verwaltungsmitarbeitender (m/w/d) StädteRegion Aachen (Verwaltungsfachangestellte/r - HWK und IHK)

Sie sind auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? Dann kommen Sie zu uns ins Team. Wir sind ein Bildungsträger in der Erwachsenen- und Jugendbildung. Seit 1895 engagieren wir uns in der Qualifizierung von Menschen, die neben der Betreuung, Bildung und Vermittlung zu unseren Kernkompetenzen zählt. Unser Ziel ist die nachhaltige Sicherung von Beschäftigung.

Für den weiteren Aufbau der Grone Bildungszentren NRW Rheinland gGmbH suchen wir ab sofort für unsere Standorte Alsdorf und Stolberg eine engagierte Persönlichkeit für die Position

Verwaltungsmitarbeitender (m/w/d)

in Voll- oder Teilzeit ab 30 Wochenstunden in einem Förderzentrum. Die Stelle ist zunächst bis zum 01.03.2028 befristet, mit der Möglichkeit der Weiterbeschäftigung.

Zu Ihren Aufgaben gehören:

- Organisation und Sicherstellung der Teilnehmendenverwaltung (Ein-/Austritte, Unterlagen, Listen/Übersichten, Ablage).
- Administrative Unterstützung der Maßnahmedurchführung (Terminorganisation, Schriftverkehr, Material-/Büroorganisation, Schnittstelle zum Team).
- Bearbeitung eingehender Anfragen und Sicherstellung der Erreichbarkeit; Weiterleitung/Beantwortung von Nachrichten fristgerecht.
- Zuarbeit zu Dokumentation/Nachweisen sowie Vorbereitung von Unterlagen zur Vorlage bei Bedarf (z. B. für interne Kontrollen/Prüfungen).
- Fahrtkostenmanagement: Organisation, Auszahlung/Verauslagung und Abrechnung der Fahrkosten der Teilnehmenden nach Abstimmung mit dem Bedarfsträger (inkl. Abrechnungslisten und Nachweisführung).
- Kassenführung (z. B. Barkasse für Fahrkosten): ordnungsgemäße Erfassung aller Ein- und Auszahlungen, Beleg-/Quittungswesen, regelmäßige Kassenabschlüsse und Kassenabstimmung.
- Vorbereitung organisatorischer Prozesse rund um Arbeitsmittel (z. B. Ausgabe/Rücknahme von Headsets, Ausgabe von USB-Sticks) sowie Unterstützung bei Teilnahmebescheinigungen zum Maßnahmeende.
- Sicherstellung einer datenschutzkonformen Bearbeitung und Aufbewahrung personenbezogener Daten und Abrechnungsunterlagen.

Das wünschen wir uns:

- Abgeschlossene kaufmännische/verwaltungsbezogene Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung in Verwaltung/Sachbearbeitung.
- Erfahrung in Abrechnungsvorgängen, idealerweise in der Fahrtkostenabrechnung; sehr sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise.
- Praxis in Kassenführung (Barkasse) inkl. sicherem Beleg- und Quittungswesen; hohe Zahlenaffinität und Zuverlässigkeit.
- Sicherer Umgang mit Office-/Anwendersoftware (insbesondere Tabellen/Listen und PDF-Dokumente).
- Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit personenbezogenen Daten und Bargeld; Grundverständnis DSGVO und Bereitschaft zur konsequenten Umsetzung interner Vorgaben. Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Teamfähigkeit in der Zusammenarbeit mit pädagogischem Personal/Jobcoaches und dem Bedarfsträger.

Folgendes bieten wir Ihnen:

- Sinnstiftendes und spannendes Aufgabengebiet
- Ein tolles und motiviertes Team
- Regelmäßige Teamevents
- 30 Tage Urlaub im Jahr
- Eine an die Tarifverträge für die Weiterbildungsbranche angelehnte Bezahlung
- Interne und externe Fortbildungen
- Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Zahlreiche Rabatte für Mitarbeitende

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Lebenslauf und Zeugnissen.

Ihre Bewerbungsunterlagen schicken Sie bitte in einer PDF-Datei per Mail an: bewerbung.rhl(at)grone.de

Bitte nennen Sie in Ihrer Bewerbung folgende Referenznummer: 26-1071

Grone-Bildungszentren NRW Rheinland gGmbH
Sophienstraße 5
51149 Köln

Rückfragen gern unter: 02203-2021912 oder bewerbung.rhl(at)grone.de