Projektbearbeiter Innendienst / Assistenz Bauleitung (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Über uns

Wir realisieren spannende Bauprojekte und wachsen weiter! Bei uns erwarten Sie flache Hierarchien, ein starkes Teamgefühl und ein Arbeitsumfeld, in dem Ihr Organisationstalent voll zur Geltung kommt. Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung und unsere Bauleitung suchen wir eine strukturierte und kommunikationsstarke Persönlichkeit.

Das ist Ihr Aufgabengebiet

In Ihrer Rolle sind Sie das organisatorische Rückgrat unserer Projekte. Sie sorgen für reibungslose Abläufe und behalten jederzeit den Überblick.

Projektorganisation

- Erstellung, Verteilung, Nachverfolgung und strukturierte Ablage des projektbezogenen Schriftverkehrs
- Bearbeitung behördlicher Anträge und Anmeldungen
- Sicherstellung einer vollständigen und nachvollziehbaren Projektdokumentation

Termin- und Fristenmanagement

- Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen
- Termingerechte Bearbeitung aller Vorgänge mithilfe moderner Vorlagen- und Organisationssysteme

Dokumentation und Projektunterstützung

- Anmeldung von Projekten bei Prüfstellen und Behörden
- Zusammenstellung von Baustellen- und Fotodokumentationen
- Anforderung und Verwaltung aller für die Bauausführung erforderlichen Unterlagen
- Protokollführung bei Baubesprechungen
- Bearbeitung von Mängelanzeigen und Fertigstellung von Inspektionsberichten

Vertrags- und Datenmanagement

- Verwaltung von Wartungsverträgen
- Veranlassung von Angeboten im Rahmen von Wartungsleistungen
- Kontrolle und Pflege der digitalen Dateiablage im DMS- und Archivsystem

Zusammenarbeit im Team

- Fachliche Unterstützung und Anleitung kaufmännischer Mitarbeiter
- Enge Zusammenarbeit mit Bauleitung, Buchhaltung, IT und Auszubildenden
- Unterstützung des Empfangsbereichs bei Bedarf (Telefonzentrale und Postbearbeitung)

Das bringen Sie mit

Qualifikation und Erfahrung

- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement
- Idealerweise Berufserfahrung im Bauwesen oder projektbezogenen Umfeld

Organisation und Arbeitsweise

- Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und wirtschaftliches Denken
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Daten

IT-Kenntnisse

- Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
- Hohe IT-Affinität und Bereitschaft, sich schnell in branchenspezifische Software (Bausoftware, DMS-Systeme etc.) einzuarbeiten

Kommunikation und Teamfähigkeit

- Vorausschauendes Denken und Handeln
- Fähigkeit, Schnittstellen und Projektbeteiligte rechtzeitig über Termin- oder Qualitätsabweichungen zu informieren
- Freude an der Zusammenarbeit im Team

Ihre Vorteile

• Unbefristete Anstellung

• Leistungsgerechte Bezahlung im Bauhauptgewerbe

• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

• Abwechslungsreiche Projekte und moderne Arbeitsumgebung

• Betriebliche Altersvorsorge

• Zusätzliche Krankenversicherung

• Gruppenunfallversicherung

• Job-Rad mit Arbeitgeberbeteiligung

• Sachbezugskarte mit monatlicher Aufladung

• Mitarbeiterevents

• Vermögenswirksame Leistungen

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Erweiterte Kenntnisse: E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Projektassistenz