Executive Support / Projektassistenz (m/w/d) (Projektassistent/in)

Anforderungen

- Kaufmännische Ausbildung oder Studium, sowie Berufserfahrung im Bereich z.B. Assistenz, Teamassistenz, Operations, Projektassistenz, PMO, Executive Support
- Fundierte Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel, Word und Outlook
- Ausgeprägte Hands-on-Mentalität und Bereitschaft in einem kleinen Team auch praktische Aufgaben im Office Management oder Sortierungsarbeiten im Labor zu übernehmen
- Schnelle Auffassungsgabe, Eigeninitiative und die Fähigkeit, eigenverantwortlich Lösungen zu entwickeln
- Sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, mindestens grundlegende Englischkenntnisse sowie eine selbstorganisierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise

Benefits

- Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem hochregulierten und spannenden Umfeld der Medizinproduktebranche
- Die Möglichkeit, einen neuen Produktionsstandort organisatorisch von Anfang an mit aufzubauen und aktiv mitzugestalten
- Ein hoher Anspruch an Qualität, Transparenz und Offenheit sowie die Möglichkeit, diese Werte im Arbeitsalltag mitzuleben
- Individuell auf dich und deine Bedürfnisse abgestimmte Fort- und Weiterbildungsangebote
- Eigenverantwortliches Arbeiten mit Raum für Initiative und Gestaltung
- Ein großer Teamzusammenhalt, eine moderne Arbeitsumgebung und eine flache Organisationsstruktur mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten

Aufgaben

- Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und bei organisatorischen Sonderthemen sowie bereichsübergreifenden Projekten (z.B. Audits und QM-Themen)
- Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Messen, Kongressen und Veranstaltungen
- Einholung, Vergleich und Aufbereitung von Angeboten sowie Erstellung von Entscheidungsgrundlagen
- Termin- und Kalendermanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
- Nachverfolgung von Aufgaben, Deadlines und Zuständigkeiten
- Erstellung, Pflege und Aufbereitung von Präsentationen, Auswertungen und Dokumentationen
- Weiterentwicklung interner Abläufe, Dokumentationen und Organisationsstrukturen
- Verantwortung für das Büromanagement am Standort Berlin (inkl. Telefonservice, Bestellwesen, Steuerung von Dienstleistern)