Sekretariat der Praxisinhaberin/Praxisinhaber

Ziel der Stelle

Die Mitarbeitende im Sekretariat der Praxisinhaberin bzw. des Praxisinhabers unterstützt die Praxisleitung zuverlässig, vorausschauend und vertraulich bei organisatorischen, administrativen und kommunikativen Aufgaben. Sie sorgt für einen strukturierten Informationsfluss, eine effiziente Termin- und Aufgabenkoordination sowie die professionelle Vor- und Nachbereitung von Führungs-, Personal- und Kooperationsaufgaben.

Die Stelle ist eine zentrale Schnittstelle zwischen Praxisinhaberin bzw. Praxisinhaber, Team, externen Kooperationspartnern, Dienstleistern und – soweit erforderlich – Patientinnen und Patienten. Sie trägt dazu bei, dass die Praxisleitung ausreichend Zeit für medizinische, strategische und unternehmerische Kernaufgaben hat.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

1. Assistenz und Organisation der Praxisleitung

Eigenständige Organisation, Pflege und Priorisierung des Terminkalenders der Praxisinhaberin

Planung, Koordination und Nachverfolgung von Besprechungen, Telefonaten, Fortbildungen, Außenterminen und Wiedervorlagen.

Vorbereitung von Unterlagen, Entscheidungsvorlagen, Gesprächsnotizen und Terminmappen.

Protokollführung bei Besprechungen sowie Erstellung und Nachverfolgung von Aufgabenlisten und Beschlüssen.

Strukturierte Ablage und Pflege relevanter Unterlagen in digitalen und ggf. papiergebundenen Systemen.

Unterstützung bei der Organisation von Reisen, Kongressen, Fortbildungen und externen Veranstaltungen.

2. Kommunikation und Korrespondenz

Bearbeitung, Vorstrukturierung und Priorisierung eingehender E-Mails, Post, Anrufe und sonstiger Anfragen für die Praxisleitung.

Selbstständige Erstellung und Versand von professioneller Korrespondenz nach Vorgabe oder innerhalb abgestimmter Zuständigkeiten.

Freundliche und verbindliche Kommunikation mit Mitarbeitenden, Patientinnen und Patienten, Behörden, Kooperationspartnern, Lieferanten und Dienstleistern.

Koordination von Rückrufen, Informationen und Terminen sowie zuverlässige Nachverfolgung offener Vorgänge.

Sicherstellung eines professionellen Außenauftritts in der schriftlichen und telefonischen Kommunikation.

3. Personal- und Teamorganisation

Administrative Unterstützung bei Personalgewinnung, Bewerberkommunikation und Terminierung von Vorstellungsgesprächen.

Vorbereitung von Unterlagen für Einstellungen, Personalgespräche, Probezeitgespräche, Mitarbeitergespräche und Fortbildungen.

Pflege von Übersichten zu Urlaub, Fortbildungen, Pflichtunterweisungen, Zertifikaten und weiteren personalrelevanten Terminen nach interner Regelung.

Organisation und Dokumentation von Teammeetings, Schulungen und internen Informationsformaten.

Unterstützung bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen in Abstimmung mit Praxisleitung und zuständigen Mitarbeitenden.

4. Praxisorganisation und Projektunterstützung

Unterstützung der Praxisinhaberin bzw. des Praxisinhabers bei organisatorischen, strategischen und standortübergreifenden Projekten.

Erstellung und Pflege von Checklisten, Vorlagen, Übersichten, Prozessbeschreibungen und Präsentationen.

Koordination von Aufgaben mit externen Dienstleistern, z. B. IT, Telekommunikation, Medizintechnik, Reinigung, Handwerk, Abrechnung oder Beratung.

Nachhalten vereinbarter Fristen, Zuständigkeiten und Projektmeilensteine.

Unterstützung bei der Vorbereitung von Qualitätsmanagement-Unterlagen, internen Audits und organisatorischen Maßnahmen nach Weisung.

Mitarbeit bei der Weiterentwicklung digitaler Abläufe und einer nachvollziehbaren Dokumentenorganisation.

5. Verwaltung und vertrauliche Unterlagen

Sorgfältige Bearbeitung, Ablage und Verwaltung vertraulicher Unterlagen der Praxisleitung.

Unterstützung bei Rechnungsfreigaben, Vertragsübersichten, Bestell- und Kostenübersichten sowie der Zusammenstellung von Unterlagen für Buchhaltung oder Steuerberatung – jeweils nach klarer interner Zuständigkeit.

Fristenkontrolle für Verträge, Kündigungsfristen, Wartungen, Versicherungen, Fortbildungen und organisatorische Verpflichtungen.

Pflege von Kontaktlisten, Verteilerlisten, Dokumentvorlagen und relevanten Organisationsübersichten.

Sicherstellung einer nachvollziehbaren, datenschutzkonformen und zugriffsgeschützten Ablage.

Kompetenzen und Anforderungen

Fachliche Qualifikation

Abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder -administrative Berufsausbildung

Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat, in der Assistenz, im Office Management oder in einer vergleichbaren organisatorischen Funktion ist wünschenswert.

Erfahrung im Gesundheitswesen, in einer Arztpraxis oder einem vergleichbaren sensiblen Dienstleistungsumfeld ist von Vorteil aber nicht Voraussetzung.

Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint; Bereitschaft zur Arbeit mit Praxis- und Dokumentenmanagementsystemen.

Sehr gute schriftliche und mündliche Deutschkenntnisse.

Persönliche Anforderungen

Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und sehr zuverlässige, strukturierte Arbeitsweise.

Diskretion, Loyalität und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen.

Fähigkeit, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren und auch bei wechselnden Anforderungen den Überblick zu behalten.

Freundliches, professionelles und verbindliches Auftreten.

Eigeninitiative, vorausschauendes Handeln und hohe Serviceorientierung.

Sorgfalt, Genauigkeit und ein gutes Verständnis für Prozesse und Fristen.

Teamfähigkeit sowie sichere Kommunikation mit unterschiedlichen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern.

Belastbarkeit und ruhige, lösungsorientierte Arbeitsweise in einem dynamischen Praxisalltag.

Befugnisse und Abgrenzung

Die Mitarbeitende handelt innerhalb der vereinbarten Zuständigkeiten selbstständig und entscheidet über organisatorische Maßnahmen des laufenden Sekretariatsbetriebs. Medizinische Entscheidungen, Personalentscheidungen, rechtsverbindliche Vertragsabschlüsse, finanzielle Freigaben und Entscheidungen mit grundsätzlicher Praxisrelevanz verbleiben bei der Praxisinhaberin oder bei ausdrücklich benannten Verantwortlichen.

Der Zugriff auf personenbezogene Daten, Personalunterlagen, Patientendaten und vertrauliche Geschäftsunterlagen erfolgt ausschließlich im erforderlichen Umfang sowie unter Beachtung der geltenden Datenschutz-, Schweigepflicht- und internen Berechtigungsregelungen.

Zusammenarbeit und Schnittstellen

Die Stelle arbeitet insbesondere zusammen mit:

Praxisinhaberin

Praxismanagement und Standortleitungen

Ärztlichem und nichtärztlichem Praxisteam

Personalverwaltung, Buchhaltung und Steuerberatung

IT-, Telekommunikations- und Medizintechnikdienstleistern

Kooperationspartnern, Behörden, Lieferanten und weiteren externen Ansprechpartnern

Erfolgskriterien der Stelle

Die Stelle ist erfolgreich ausgefüllt, wenn:

Termine, Fristen und Wiedervorlagen zuverlässig transparent und rechtzeitig koordiniert sind.

Die Praxisinhaberin bzw. der Praxisinhaber im Alltag spürbar organisatorisch entlastet wird.

Informationen vollständig, adressatengerecht und vertraulich weitergegeben werden.

Besprechungen und Projekte gut vorbereitet, dokumentiert und nachverfolgt werden.

Unterlagen schnell auffindbar, strukturiert abgelegt und datenschutzkonform behandelt werden.

Interne und externe Ansprechpartner eine professionelle, freundliche und verlässliche Kommunikation erleben.