Persönliche Assistenz (Sekretär/in)

Als persönliche Assistenz eines unserer langjährigen Mandanten, unterstützen Sie bei der Bewältigung der täglichen Aufgaben und sorgen für einen reibungslosen Ablauf sowohl deren Privatleben als auch deren Firmen betreffend. Wenn Sie proaktiv und organisiert sind und bereit sind, eine Vielzahl von Aufgaben zu übernehmen, ist diese Stelle im Rahmen eines Multi Family Office genau das richtige für Sie!

Ihre Aufgaben

- Bearbeitung täglicher Korrespondenz

Terminplanung, tägliche umfangreiche E-Mail-Korrespondenz, Dokumente zur Unterschrift vorbereiten, persönliche Unterlagen zur Ablage abholen

- Reise- und Reservierungsmanagement

Koordinierung der Reisevorbereitungen, einschließlich der Buchung von Flügen, Unterkünften und Transportmitteln sowie der Buchung von exklusiven Restaurants

- Schrift- und Bankverkehr

Erledigung des Schrift- und Bankverkehrs mit sicherem Umgang im E-Banking und der Kommunikation im Namen der Privatperson und deren Firmen, einschließlich der Beantwortung von Telefonanrufen, der Beantwortung von E-Mails und der Erstellung von Dokumenten.

- Datenmanagement

Organisieren und Verwalten von Dateien, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer und Papierform, inkl. der vorbereitenden Buchhaltung.

- Koordination externer Ansprechpartner

Sie fungieren als Kontaktstelle zwischen dem Arbeitgeber und anderen Teammitgliedern, Anbietern und Interessengruppen.

- Persönliche Besorgungen und organisatorische Aufgaben

Erledigung persönlicher Besorgungen, sowohl vor Ort als auch in Online-Shops.

Hierzu zählt auch das Versenden und die Strukturierte Entgegennahme von Sendungen.

Ihr Profil

- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement.
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift.
- Fähigkeit zum Multitasking und zur effektiven Priorisierung von Aufgaben.
- Liebe zum Detail und Genauigkeit bei der Erledigung von Aufgaben.
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office und gängigen digitalen Kommunikations- und Ablagesystemen
- Fähigkeit, selbständig zu arbeiten und Initiative zu ergreifen.
- Problemlösungsfähigkeit und Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Prioritäten
- Absolute Diskretion und Professionalität im Umgang mit persönlichen, finanziellen und vertraulichen Informationen.
- Sicheres und professionelles Auftreten gegenüber unterschiedlichen Ansprechpartnern
- Ein gültiger PKW - Führerschein (PKW vorhanden)


Was wir Ihnen bieten

- 30 Tage Urlaub (bezogen auf eine Vollzeitbeschäftigung)
- Eine verantwortungsvolle Rolle in einem unabhängigen Family Office
- Steuerfreier Sachbezug
- Betriebliche Altersvorsorge
- Kostenfreie Getränke, frisches Obst und Gemüse
- Regelmäßige Team-Events
- Moderne Büroräume in einem professionellen und persönlichen Arbeitsumfeld
- Eine langfristige Perspektive in einem wachsenden Unternehmen mit hoher Eigenverantwortung

Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung sowie Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins an: [email protected] (https://mailto:[email protected])

Selbstverständlich behandeln wir Ihre Bewerbung vertraulich.