Document Management Specialist (m/w/d)

**Über XBP Europe**

XBP Europe ist ein innovativer, zukunftsorientierter Anbieter von Lösungen für Rechnungen und Zahlungsprozesse. Mit einer Präsenz in ganz EMEA verfügen wir über eigene Technologien und Dienstleistungen und können auf jahrzehntelange branchenrelevante Erfahrung zurückgreifen.

Rechnungen und Zahlungsprozesse sind zunehmend medienübergreifend und papierlos. Genau hier setzt XBP Europe an. Unsere Angebote ermöglichen nahtlose Arbeitsabläufe und reibungslose Transaktionen. XBP Europe kombiniert physische Dokumente, digitale Daten und , damit Unternehmen intelligenter arbeiten können. Dadurch helfen wir bei der Erfassung, Verarbeitung und Verbesserung wertvoller Daten, die für die Entscheidungsfindung benötigt werden.

Unsere Lösungen für die digitale Transformation verbessern die Effizienz, den Cashflow und das Nutzererlebnis. Wir bedienen einen wachsenden Kundenstamm in ganz Europa. Erfahren Sie, warum Unternehmen jeder Größe XBP Europe als Partner für die digitale Transformation wählen. Besuchen Sie unsere Website unter [www.xbpeurope.com](https://www.xbpeurope.com/)

**Tätigkeitsbeschreibung :**

\*\*Job Title:\*\* Document Management Specialist (m/w/d)

\*\*Shift timing I:\*\* Monday to Friday, 6:00 AM-2:30 PM CET

\*\*Shift timing II:\*\* Monday to Friday, 2:30 PM-11:00 PM CET

\*\*Job type:\*\* Temporary 1 Year Contract

\*\*Location:\*\* Berlin, 13053

**About The Role:**

As a Document Management Specialist in the Preparation and Scanning Department, you will play a crucial role in the efficient and accurate handling of company documents. This position requires a high level of expertise in document preparation, scanning, and quality control, ensuring that all processes comply with regulatory standards and internal procedures. Your responsibilities will include:

- Advanced Document Preparation: Preparing a wide range of documents for scanning, ensuring they meet all technical and regulatory requirements. This involves sorting, organizing, and categorizing documents to optimize the scanning process.

- High-Performance Scanning Operations: Operating high-performance scanning equipment to capture documents with precision. This includes configuring scanners, adjusting settings for optimal image quality, and performing routine maintenance checks.

- Quality Control and Assurance: Conducting thorough visual inspections of scanned images, using proprietary software packages, to verify their quality against established work instructions. This ensures the highest standards of document accuracy and integrity are maintained throughout the process.

- Document Sequence Management and Archiving: Managing the sequence of documents during processing and ensuring quality control at every stage. Accurately labelling and archiving processed batches for easy retrieval and secure storage, adhering to all data protection and archiving regulations.

- Document Retrieval and Forwarding: Efficiently locating and retrieving requested documents from the archive system, ensuring prompt forwarding for further processing. This requires strong organizational skills and familiarity with document management systems.

**Requirements:**

- This role demands attention to detail, the ability to master a diverse set of specialized hardware and software, and a commitment to maintaining the integrity and confidentiality of all documents processed.

- The Document Management Specialist will be a key player in supporting the organization's information management strategies and ensuring compliance with all applicable regulations.

- Experience with data entry or document management

- Acquired skills through formal education or on-the-job training

- Works within specified procedures and guidelines with limited ability to change approach and medium level of supervision

- Police certificate of good conduct (Führungszeugnis)

**Benefits:**

- As a project organization, we offer you varied tasks and help you advance your professional and personal development

- You work in a dynamically developing international company with colleagues from 45 different countries

- A team-oriented and social environment with an open corporate culture

- An attractive working environment and easily accessible locations

- Attractive remuneration and a team-oriented bonus model

- Good career opportunities in a growing company

**Haftungsausschluss :**

XBP Europe legt großen Wert auf den Schutz der persönlichen Privatsphäre und ist bestrebt, personenbezogene Daten zu schützen. Unsere Einstellungspolitik fokussiert sich auf die Auswahl der am besten qualifizierten Kandidaten auf der Grundlage ihrer Erfahrungen und Fähigkeiten im Hinblick auf die Anforderungen der Position. Bewerberdaten werden in strikter Übereinstimmung mit den DSGVO-Richtlinien und den einschlägigen Datenschutzgesetzen behandelt. [Unsere DSGVO-Richtlinie finden Sie hier.](https://xbpeurope.com/gdpr-privacy-notice/)

XBP Europe setzt sich für ein vielfältiges Arbeitsumfeld ein. Alle qualifizierten Bewerber werden unabhängig von persönlichen Eigenschaften oder Vorlieben berücksichtigt. Wir garantieren Gleichberechtigung, Fairness und Respekt für alle unsere Mitarbeiter, egal ob in Teilzeit, Vollzeit oder auf Zeitbasis. Wir lehnen jede Form von Diskriminierung ab, insbesondere in Bezug auf gesetzlich geschützte Merkmale.

XBP Europe-Recruiter oder Mitarbeiter werden Sie nur per E-Mail mit der Endung xbpeurope.com kontaktieren. Wir werden Sie niemals um Zahlungen bitten oder anweisen, während des Bewerbungsprozesses Geld auf Ihr persönliches Konto zu überweisen.