Executive Assistant Direktionssekretariat (m/w/d)

Im Mittelpunkt unseres Handelns steht Ihre Zufriedenheit.

Die Herrmann GmbH Office + IT Service ist seit über 30 Jahren auf die

Vermittlung und Überlassung von Fach- und Führungskräften aus dem

kaufmännischen und IT-Bereich spezialisiert.

Nutzen auch Sie unsere hervorragenden Kontakte zu Konzernen und

renommierten mittelständischen Unternehmen. Wir garantieren Ihnen

eine kompetente und persönliche Betreuung sowie attraktive

Konditionen in unserem Hause.

UNSER KUNDE

Unser Kunde zählt zu den bedeutendsten Forschungs- und

Technologieeinrichtungen Deutschlands und entwickelt innovative

Lösungen für die Herausforderungen von morgen. Am Standort Bonn

entstehen in interdisziplinären Teams anspruchsvolle Projekte und

zukunftsweisende Lösungen in verschiedenen wissenschaftlichen und

technologischen Bereichen.

Seit vielen Jahren unterstützen wir unseren Kunden erfolgreich bei

der Überlassung und Vermittlung qualifizierter Fachkräfte. Es

erwartet Sie ein modernes Arbeitsumfeld mit innovativen Technologien,

spannenden Aufgaben und langfristigen beruflichen Perspektiven in

einer international anerkannten Forschungseinrichtung.

WIR BIETEN IHNEN

- Einsatz bei einer der führenden Forschungs- und

Technologieeinrichtungen Deutschlands in einem internationalen und

innovativen Arbeitsumfeld

- Flexible Arbeitsgestaltung mit der Möglichkeit zum mobilen

Arbeiten nach Absprache bei mindestens drei Präsenztagen pro Woche am

Standort Bonn-Oberkassel

- Geregelte Arbeitszeiten von Montag bis Freitag in der Regel von

08:00 Uhr bis 16:00 Uhr bei einer 39-Stunden-Woche

- Vergütung nach Entgeltgruppe EG 8 TVöD-Bund

- Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben im internationalen Umfeld

einer renommierten Forschungs- und Technologieeinrichtung

- Persönliche Betreuung durch feste Ansprechpartner sowie

individuelle Unterstützung während des gesamten Einsatzes

- Bis zu 30 Urlaubstage pro Jahr sowie die Möglichkeit zur

Urlaubsnahme bereits während der Probezeit

- Exklusive Mitarbeitervorteile über Corporate-Benefits mit

Vergünstigungen bei zahlreichen namhaften Marken und Onlineshops

- Prämien im Rahmen unseres Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programms

IHRE AUFGABEN

- Eigenständige Organisation und Koordination der administrativen

und organisatorischen Abläufe im Direktionssekretariat sowie

Unterstützung des Direktors im operativen Tagesgeschäft.

- Vorausschauende Steuerung des Termin- und Kalendermanagements

einschließlich der Koordination nationaler und internationaler

Termine mit internen und externen Ansprechpartnern.

- Planung und Organisation von Besprechungen, Tagungen und

Videokonferenzen sowie professionelle Vor- und Nachbereitung und

fristgerechte Zusammenstellung aller relevanten Unterlagen.

- Erstellung, Bearbeitung und professionelle Aufbereitung von

Präsentationen, Berichten und weiteren Unterlagen sowie strukturierte

Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen

Fachbereichen.

- Selbstständige Bearbeitung der deutsch- und englischsprachigen

Korrespondenz sowie zuverlässige Wiedervorlage zur Nachverfolgung

offener Vorgänge und Sicherstellung relevanter Fristen.

- Als zentrale Schnittstelle regelmäßiger Austausch mit internen

Fachbereichen sowie nationalen und internationalen Ansprechpartnern

aus Wissenschaft, Wirtschaft, Behörden und Organisationen.

- Ganzheitliche Organisation von In- und Auslandsdienstreisen – von

der Planung und Buchung über die Zusammenstellung der Reiseunterlagen

bis hin zur abschließenden Reisekostenabrechnung.

- Koordination des Empfangs und der Betreuung nationaler und

internationaler Gäste sowie professionelle organisatorische

Vorbereitung der jeweiligen Besuche.

- Unterstützung bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben,

insbesondere bei der Budgetverwaltung, der Bearbeitung von

Bestellungen und Reiseanträgen sowie der strukturierten Pflege von

Akten und digitalen Vorgängen.

- Mitwirkung im Bewerbungsmanagement durch die Koordination

eingehender Bewerbungen sowie die organisatorische Planung und

Abstimmung von Vorstellungsgesprächen.

IHR PROFIL

- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische

Berufsausbildung, beispielsweise als Kauffrau für Büromanagement

(m/w/d), Europasekretärin (m/w/d), Fremdsprachenkorrespondentin

(m/w/d) oder über eine vergleichbare Qualifikation.

- Sie bringen mehrjährige einschlägige Berufserfahrung mit,

idealerweise als Direktionsassistentin (m/w/d),

Geschäftsführungssekretärin (m/w/d), Executive Assistant (m/w/d)

oder in einer vergleichbaren anspruchsvollen Assistenzfunktion.

- Die eigenständige Organisation eines Sekretariats oder

Assistenzbereichs ist Ihnen vertraut. Sie verfügen über fundierte

praktische Erfahrung im Terminmanagement, in der Korrespondenz sowie

in der Organisation von Besprechungen und Geschäftsreisen.

- Mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen arbeiten Sie sicher

und routiniert. Präsentationen, Dokumente und schriftliche

Korrespondenz erstellen Sie professionell und adressatengerecht.

- Ihre verhandlungssicheren Deutschkenntnisse sowie guten

Englischkenntnisse in Wort und Schrift ermöglichen Ihnen eine

souveräne Kommunikation mit nationalen und internationalen

Ansprechpartnern.

- Sie verfügen über ein sehr gutes schriftliches und mündliches

Ausdrucksvermögen und bringen dieses sicher bei der Erstellung und

redaktionellen Bearbeitung anspruchsvoller Unterlagen ein.

- Sie arbeiten vorausschauend und strukturiert, setzen Prioritäten

sicher und behalten auch bei parallel laufenden Terminen, Fristen und

Vorgängen stets den Überblick.

- Auch im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Vorgängen handeln

Sie jederzeit umsichtig, verantwortungsbewusst und diskret.

- Im Austausch mit unterschiedlichen Gesprächspartnern treten Sie

sicher und professionell auf, kommunizieren verbindlich und vertreten

Ihre Anliegen souverän.

- Auch bei wechselnden Anforderungen und Prioritäten arbeiten Sie

zuverlässig, flexibel und strukturiert und schätzen eine

vertrauensvol