HR & Administration Manager / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Sie sind ein Organisationstalent, denken gerne einen Schritt weiter und möchten nicht einfach nur Aufgaben abarbeiten, sondern Verantwortung übernehmen und Dinge voranbringen?

Dann könnte diese Position genau zu Ihnen passen.

Für unser mittelständisches Unternehmen suchen wir eine zuverlässige und engagierte Persönlichkeit, die als **rechte Hand der Geschäftsführung** zentrale organisatorische und administrative Themen übernimmt und gleichzeitig die Verantwortung für unseren HR-Bereich trägt.

Darüber hinaus sind Sie eine wichtige Schnittstelle zwischen unseren internen Abteilungen und externen Dienstleistern – insbesondere bei der Weiterentwicklung unserer ERP-Software und unseres Ticketsystems.

Kurz gesagt: **Eine vielseitige Schlüsselposition für jemanden, der gerne organisiert, kommuniziert, koordiniert und verbessert.**

### HR & Personal

Sie übernehmen die operative Verantwortung für unsere Personalthemen und sind Ansprechpartner/in für Geschäftsführung und Mitarbeitende.

Dazu gehören unter anderem:

- Betreuung der Personalprozesse vom Eintritt bis zum Austritt

- Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und Bescheinigungen

- Pflege der Personalunterlagen und Personalstammdaten

- Koordination von Recruiting und Bewerberkommunikation

- Organisation des On- und Offboardings

- Ansprechpartner/in für Mitarbeitende bei personalbezogenen und organisatorischen Fragen

- Zusammenarbeit mit externen Partnern wie Lohnbuchhaltung und Steuerberatung

- Unterstützung der Geschäftsführung bei personalrelevanten Entscheidungen

- Strukturierung und Weiterentwicklung unserer HR-Prozesse

### Assistenz der Geschäftsführung & Administration

Als direkte Schnittstelle zur Geschäftsführung unterstützen Sie bei organisatorischen und administrativen Themen und übernehmen eigenständig Verantwortung für laufende Aufgaben.

Hierzu zählen:

- Organisation und Koordination interner Themen

- Vorbereitung und Nachverfolgung von Aufgaben und Entscheidungen

- Allgemeine kaufmännische und administrative Tätigkeiten

- Koordination interner Abläufe und Termine

- Unterstützung bei Projekten der Geschäftsführung

- Selbstständige Bearbeitung organisatorischer Fragestellungen

- Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen und Auswertungen

### Dienstleistermanagement

Sie sind eine zentrale Anlaufstelle für externe Dienstleister und sorgen dafür, dass Anfragen und offene Themen zuverlässig bearbeitet werden.

- Erstkontakt und Kommunikation mit externen Dienstleistern

- Einholung und Koordination von Angeboten und Terminen

- Weiterleitung und Abstimmung mit den zuständigen internen Ansprechpartnern

- Nachverfolgung offener Vorgänge

- Koordination wiederkehrender Dienstleisterthemen

### ERP, Ticketsystem & digitale Prozesse

Ein wichtiger Bestandteil Ihrer Position ist die Schnittstelle zwischen unseren Mitarbeitenden und den externen IT- bzw. Software-Dienstleistern.

Dabei müssen Sie **kein/e Programmierer/in oder IT-Spezialist/in** sein. Entscheidend ist, dass Sie Prozesse verstehen, Anforderungen strukturiert aufnehmen und diese verständlich an unsere IT-Partner weitergeben können.

Ihre Aufgaben umfassen:

- Zentraler Ansprechpartner/in für unsere ERP- und Software-Dienstleister

- Aufnahme und Koordination von Fehlermeldungen und Supportfällen

- Erstellung, Priorisierung und Nachverfolgung von Tickets

- Abstimmung zwischen Anwendern und externen IT-Dienstleistern

- Begleitung der Fehleranalyse und Fehlerbehebung

- Erkennen von Verbesserungspotenzialen in bestehenden Prozessen

- Aufnahme und Strukturierung neuer Anforderungen aus den Fachbereichen

- Koordination von Anpassungen und Weiterentwicklungen innerhalb der Systeme

- Begleitung von Tests und Einführung neuer Funktionen

- Dokumentation relevanter Prozesse und Änderungen

Sie sorgen damit dafür, dass aus einem internen Problem oder Verbesserungswunsch eine **klar formulierte Anforderung wird, die gemeinsam mit unserem IT-Partner umgesetzt werden kann.**

### Vertretung der kaufmännischen Auftragsbearbeitung

Damit unsere kaufmännischen Abläufe auch während Urlaubs- und Abwesenheitszeiten zuverlässig funktionieren, übernehmen Sie bei Bedarf die Vertretung innerhalb unserer Auftragsbearbeitung.

Hierzu gehören je nach Vertretungssituation:

- Bearbeitung und Koordination laufender Kundenaufträge

- Kommunikation mit Kunden und internen Ansprechpartnern

- Pflege der entsprechenden Vorgänge im ERP-System

- Nachverfolgung offener Aufträge und Termine

- Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts während der Vertretungszeit

## Das bringen Sie mit

Uns ist nicht wichtig, dass Ihr bisheriger Lebenslauf exakt unserer Stellenbeschreibung entspricht. Entscheidend ist, dass Sie **kaufmännisch denken, strukturiert arbeiten und Verantwortung übernehmen möchten.**

Idealerweise verfügen Sie über:

- eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation

- Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich, in der Administration, im Personalwesen oder in einer vergleichbaren Position

- Erfahrung in der Personalsachbearbeitung bzw. im HR-Bereich

- ein gutes Verständnis kaufmännischer und organisatorischer Prozesse

- eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise

- ausgeprägtes Organisationstalent

- Kommunikationsstärke und ein sicheres Auftreten

- einen vertraulichen und verantwortungsbewussten Umgang mit Personalthemen

- gute Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen

- eine hohe IT-Affinität und Interesse an digitalen Prozessen

- idealerweise Erfahrung im Umgang mit ERP- oder Warenwirtschaftssystemen

Besonders wichtig ist uns eine **Hands-on-Mentalität**: Sie erkennen, wenn etwas erledigt werden muss, kümmern sich darum und behalten Themen im Blick, bis sie abgeschlossen sind.

## Was Sie bei uns erwartet

Bei uns erwartet Sie keine klassische Assistenzposition mit einem eng abgegrenzten Aufgabenbereich.

Stattdessen übernehmen Sie eine **zentrale und vertrauensvolle Funktion innerhalb unseres Unternehmens** und arbeiten eng mit der Geschäftsführung und unseren Mitarbeitenden zusammen.

Sie erhalten die Möglichkeit, bestehende Strukturen aktiv mitzugestalten, Prozesse zu verbessern und eigene Ideen einzubringen.

Wir bieten Ihnen:

- eine vielseitige Position mit hoher Eigenverantwortung

- direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

- kurze Entscheidungswege

- viel Gestaltungsspielraum

- abwechslungsreiche Aufgaben zwischen HR, Organisation, kaufmännischen Prozessen und Digitalisierung

- die Möglichkeit, interne Abläufe und Systeme aktiv weiterzuentwickeln

- ein mittelständisches Umfeld, in dem Entscheidungen pragmatisch und schnell getroffen werden

- eine langfristig angelegte Position mit Entwicklungsmöglichkeiten

## Klingt nach Ihnen?

Sie möchten nicht jeden Tag die gleichen Aufgaben erledigen, sondern suchen eine Position, in der **Organisationstalent, kaufmännisches Verständnis, Kommunikation und Eigeninitiative** gefragt sind?

Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.

**Bewerben Sie sich bei uns und werden Sie zu einer zentralen Schnittstelle unseres Unternehmens.**