Projektassistenz / Assistenz der Geschäftsleitung

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, strukturierte und motivierte Persönlichkeit, die unsere Geschäftsleitung und Projektleiter im organisatorischen und kaufmännischen Tagesgeschäft unterstützt.

**Deine Aufgaben**

• Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen und strategischen Tagesgeschäft sowie Organisation von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen

• Selbstständige Korrespondenz mit Auftraggebern, Behörden, Fachplanern und ausführenden Unternehmen

• Unterstützung der Projektleiter bei der organisatorischen und kaufmännischen Projektabwicklung

• Erstellung, Pflege und Verwaltung von Projektunterlagen, Projektdokumentationen und digitalen Projektakten

• Anlage und Pflege von Projekten im Projektmanagement- und Abrechnungssystem

• Erstellung von Honorarangeboten nach HOAI, Kalkulation von Ingenieurleistungen sowie Vorbereitung von Abschlags- und Schlussrechnungen

• Überwachung von Honorarständen, Unterstützung beim Forderungsmanagement sowie Mitwirkung bei Kostenplanung, Budgetüberwachung und Projektcontrolling

• Erstellung und Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen im AVA-Programm in Zusammenarbeit mit den Projektleitern

• Durchführung von Ausschreibungen, Einholung und Auswertung von Angeboten sowie Erstellung von Preisspiegeln

• Prüfung und Wertung von Angeboten, Erstellung von Vergabevermerken und Vorbereitung von Vergabeentscheidungen

• Fachliche und rechnerische Prüfung von Bau- und Planerrechnungen sowie Nachverfolgung von Nachträgen und Kostenentwicklungen

• Erstellung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen sowie Unterstützung bei der Optimierung interner Prozesse und Arbeitsabläufe

• Vorbereitung der Buchführung für das Steuerbüro (DATEV)

• professionelle Annahme, Steuerung und Weiterleitung eingehender Anrufe an die Ansprechpartner im Unternehmen

**Das bringst du mit**

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation

• Berufserfahrung in einem Ingenieur-, Architektur- oder Planungsbüro ist von Vorteil

• Idealerweise Erfahrung in der Projektassistenz oder technischen Sachbearbeitung

• Kenntnisse der HOAI und VOB sind wünschenswert

• Idealerweise Erfahrung mit der AVA-Software California.pro sowie BUILDUP

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, Outlook und PowerPoint)

• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise mit Organisationsgeschick und Eigenverantwortung

• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit, freundliches Auftreten und Interesse an anspruchsvollen Bauprojekten und technischen Zusammenhängen

**Das bieten wir dir**

• Einen unbefristeten und sicheren Arbeitsplatz in Vollzeit mit langfristiger Perspektive

• Gleitzeit und 30 Tage Urlaub

• Eine attraktive und leistungsgerechte Vergütung

• Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Projekte im Bereich der Technischen Gebäudeausrüstung (TGA)

• Eigenverantwortliches Arbeiten mit kurzen Entscheidungswegen und flachen Hierarchien

• Ein modernes Arbeitsumfeld mit hochwertiger technischer Ausstattung

• Strukturierte Einarbeitung sowie individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

• Hansefit-Mitgliedschaft, kostenlose Getränke sowie regelmäßige Team- und Firmenevents

• Ein kollegiales, wertschätzendes und familiäres Arbeitsklima, in dem deine Ideen willkommen sind