Empfangsmitarbeiter (m/w/d) (Empfangskraft)

Göring, Schmiegelt & Fischer ist eine Sozietät von neun Rechtsanwälten – hiervon sieben Notare – sowie einem Württembergischen Notariatsassessor, die von einem großen Team von Diplom-Wirtschaftsjuristen, Notarfachwirten und weiteren Notarfachangestellten unterstützt wer-den. Die Sozietät deckt mit ihren Berufsträgern und Mitarbeitern den gesamten Bereich notarieller Tätigkeiten und Verfahren insbesondere auch mit dem Schwerpunkt der Betreuung umfangreicher Transaktionen – häufig auch mit Auslandsbezug – ab.

Aufgabenbereich der Empfangskraft:

1. Empfang und Betreuung von Mandanten sowie Organisation der Konferenzräume:

Organisation der Konferenzräume und Parkplätze, Begleiten von Mandanten, Ausweise entgegennehmen und EDV-seitig einpflegen, Getränke anbieten, Unterlagen kopieren, Konferenzräume vor- und nachbereiten einschl. Geschirrreinigung, Getränke und Snacks auffüllen, Bestellungen für Konferenzräume vorbereiten,

1. Führung des Terminkalenders, Postein- und -ausgang betreuen, Boteneingänge:

Pflegen von xls-Listen für Kuriersendungen, Post frankieren, sortieren und an Sachbearbeiter verteilen, Versand von Postsendungen koordinieren, Wiedervorlagen von Vorgängen vermerken, Kopien für Sachbearbeiter und Berufs-träger fertigen nach Bedarf,

1. Telefonzentrale:

Entgegennahme von Anrufen und Erstbetreuung von Mandanten, Weitergabe von Telefonaten und Informationen an Sachbearbeiter.

Voraussetzungen:

- Gesucht wird eine Vollzeitanstellung
- Arbeitszeiten von Mo-Fr zwischen 7:00 und 20:00 im Wechsel mit einer Kollegin
- Deutsch und Englisch verhandlungssicher in Wort und Schrift
- 28 Urlaubstage (erhöhen sich auf 30 bei längerer Betriebszugehörigkeit)
- 13 Gehälter
- VWL
- Fahrtkostenzuschuss

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Ablage, Registratur, Bankett (Veranstaltungsabteilung - Organisation und Service), Postbearbeitung, Food and Beverage/Wirtschaftsbereich
Erweiterte Kenntnisse: Auskünfte erteilen, Kunden-, Besucherempfang, Gästebetreuung, Getränkeausgabe, -büfett, Einkauf, Beschaffung, Lagerwirtschaft, Pförtnertätigkeit, Hotelempfang, Telefondienst, Kundenberatung, -betreuung