Executive Assistant / persönlicher Assistent (m/w/d) für Unternehmerpaar & Family Office (Assistent/in - Controlling)

Weitere Berufsbezeichnung:
Executive Assistant; persönlicher Assistent; Kaufmännischer Assistent

Stellenbeschreibung:
Für ein modernes Unternehmerpaar in Stuttgart-Mitte suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen erfahrenen Executive Assistant beziehungsweise persönlichen Assistenten (m/w/d) als rechte Hand des Paares – idealerweise mit Erfahrung aus einem Family Office für Unternehmer oder Vorstände.

In dieser gehobenen Vertrauensposition unterstützen Sie das Paar eigenständig in allen Finanz-, Organisations- und administrativen Themen des Alltags.

Ihre Aufgaben:

- Finanzwesen & Buchhaltung: Eigenverantwortliche vorbereitende Buchhaltung, Rechnungsprüfung und Rechnungsbegleichung, Abwicklung und Kontrolle des laufenden Zahlungsverkehrs sowie Verwaltung und Überwachung von Versicherungen
- Zuarbeit rund um Immobilien: Administrative Zuarbeit für den bereits vorhandenen Immobilienverwalter, beispielsweise Unterlagen zusammenstellen, Korrespondenz koordinieren oder den Notar wegen eines Kaufvertrags kontaktieren. Die eigentliche Immobilienverwaltung liegt beim vorhandenen Verwalter. Zusätzlich übernehmen Sie die Bearbeitung der Korrespondenz zu Firmenbeteiligungen.
- Schnittstellenfunktion: Professionelle Klärung von Sachverhalten mit externen Stellen und Dienstleistern; administratives Bindeglied zu Beteiligungsunternehmen, Notaren, Hausverwaltungen, Banken und Steuerberatern
- Office- & Reisemanagement: Organisation und Koordination der persönlichen und geschäftlichen Termin- und Reiseplanung im gehobenen Segment sowie verlässliche Erledigung persönlicher Belange
- Post- & Kommunikationsmanagement: Strukturierte Bearbeitung des gesamten Posteingangs, sowohl E-Mails als auch Post, sowie Vorbereitung der Korrespondenz
- Administration & Tagesgeschäft: Allgemeine administrative Tätigkeiten, beispielsweise Personalthemen, sowie pragmatische Lösung kurzfristig entstehender Themen im Tagesverlauf

Folgende Voraussetzungen bringen Sie mit:

- Berufserfahrung: Sie verfügen über mehrjährige Erfahrung in einem Family Office oder in vergleichbaren gehobenen Vertrauenspositionen für Unternehmer beziehungsweise Vorstände und bringen absolute Zuverlässigkeit sowie erstklassige, überprüfbare Referenzen mit.
- Ausbildung: Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium.
- Fachkompetenz: Sie bringen eine hohe Zahlenaffinität sowie Sicherheit in der vorbereitenden Buchhaltung mit.
- Arbeitsweise: Sie arbeiten selbstständig, hochpräzise und gewissenhaft und verfügen über ausgeprägtes Organisationstalent.
- Auftreten: Sie haben ein freundliches, professionelles Auftreten; absolute Diskretion und hohe Belastbarkeit sind für Sie selbstverständlich.
- IT-Kenntnisse: Sie verfügen über sehr gute Computerkenntnisse, insbesondere in MS Office, Zoom und vergleichbaren Anwendungen.
- Mobilität: Sie besitzen einen Führerschein und verfügen über einen eigenen PKW.
- Sprachen: Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Wohnort: Sie wohnen in Stuttgart oder der näheren Umgebung.

Wir bieten:

- Eine unbefristete Vollzeitstelle in Festanstellung
- Eine überdurchschnittliche Vergütung mit einem Jahresgehalt von 80.000,- bis 90.000,- Euro brutto, abhängig von Qualifikation und Erfahrung
- Eine langfristige, vertrauensvolle Position in einem gehobenen, diskreten Umfeld

Interesse?

Kontakt & Bewerbung: Für weitere Fragen steht Ihnen Frau Ute Meier (Consulting Home & Garden) gerne zur Verfügung.

Bitte bewerben Sie sich zeitnah per E-Mail mit Ihren kompletten Unterlagen (CV, zwei Fotos, Referenzen) an:
[email protected] (https://mailto:[email protected])