Projektassistenz Baustellenorganisation (m/w/d) (Sekretär/in)

Sie behalten auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und schaffen mit einer strukturierten Arbeitsweise die Grundlage für effiziente Projektabläufe? Als Projektassistenz Baustellenorganisation (m/w/d) unterstützen Sie die Bau- und Projektleitung bei der Organisation und Administration des Baustellenbetriebs. Dabei sind Sie eine wichtige Schnittstelle für Mitarbeitende, interne Fachbereiche sowie lokale Dienstleister und tragen dazu bei, die Abläufe vor Ort effizient und professionell zu gestalten.

Die Position ist zunächst auf ein Jahr befristet und bietet die Option auf Verlängerung.

Ihre Aufgaben

- Unterstützung der Bau- und Projektleitung bei der Organisation und Administration des laufenden Baustellenbetriebs
- Erstellung und Aufbereitung von Fortschrittsberichten, Präsentationen und projektrelevanten Informationen sowie Pflege der Projektablage und Datenbanken
- Organisation von Besprechungen einschließlich Protokollführung und Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen
- Koordination des Onboardings neuer Mitarbeitender sowie Unterstützung bei administrativen Abläufen und Regelungen auf der Baustelle
- Erfassung und Auswertung von Arbeitszeiten, Stundennachweisen und Anwesenheiten des Baustellenpersonals
- Administrative Koordination von Lieferungen, Unterkünften, Baustellenfahrzeugen, lokalen Transporten sowie Organisation und Ausstattung der Baustellenbüros
- Unterstützung des Baustellenteams bei Dokumentations- und Übersetzungsanforderungen sowie Kommunikation mit lokalen Lieferanten und Dienstleistern und Mitwirkung bei der Optimierung bestehender Prozesse

Ihre Qualifikationen

- Berufserfahrung in der Projektassistenz, Baustellenadministration, Büroorganisation oder einer vergleichbaren koordinierenden Tätigkeit
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel, PowerPoint, Word und Outlook
- Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse für die Kommunikation im internationalen Projektumfeld
- Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Ausgeprägtes Organisationstalent und Kommunikationsstärke sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Projektbeteiligten
- Bereitschaft zu regelmäßigen Dienstreisen

Was wir bieten

- **Mit Energie in die Zukunft!** - Arbeiten Sie an innovativen und nachhaltigen Projekten im Bereich Energiewirtschaft und Anlagenbau.
- Eigenverantwortung & flache Hierarchien - Wir vertrauen auf Ihre Kompetenz und bieten Ihnen ein hohes Maß an Gestaltungsspielraum
- Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten - Ihre persönliche und berufliche Entwicklung liegt uns am Herzen. Ob Weiterbildungen, gezielte Schulungen oder interne Aufstiegsmöglichkeiten – wir unterstützen Sie dabei, Ihre Karriere gezielt voranzutreiben
- Attraktive Benefits - Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeitmodell, ein attraktives Gehaltspaket inkl. 13. Monatsgehalt, Gesundheits- & Sportangebote sowie regelmäßige Mitarbeiterevents u.v.m.
- Teamgeist & klare Werte - Werden Sie Teil eines engagierten Teams, das auf Zusammenhalt, Respekt und Nachhaltigkeit setzt. Ein strukturiertes Onboarding-Programm sorgt dafür, dass Sie sich von Anfang an willkommen fühlen und erfolgreich durchstarten können

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Erweiterte Kenntnisse: Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Terminierung
Expertenkenntnisse: Organisation