Assistenz der Leitung (w/m/d)

Assistenz der Leitung (w/m/d)

Hochschulservice Internationales

Vollzeit

befristet bis zum 31.12.2027

Würzburg, Schweinfurt

Entgeltgruppe 8 TV-L

Bewerbungskennziffer:33.1.798

Die Technische Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS)ist eine der größten

praxisorientierten Hochschulen in Bayern und deckt mit den Bereichen Technik,

Sozial- und Wirtschaftswissenschaften, Gestaltung und Sprachen ein breites

Fächerspektrum ab. Wir begleiten rund 9.300 Studierende in mehr als 70

Studiengängen auf ihrem Bildungsweg. Seit 2022 ist die THWS durch das audit

familiengerechte hochschule zertifiziert, um der Vielfalt an Lebensentwürfen

und Familienformen gerecht zu werden sowie aktiv die Vereinbarkeit von Beruf

und Familie ihrer Beschäftigten zu fördern.

Bei uns in der Internationalisierung der THWS(Hochschulservice

Internationales und Stabsstelle Internationale Projekte) gibt es kein Schema F

- es ist immer alles in Bewegung. Wir bringen Menschen zusammen – wir gewinnen

internationale Talente für ein Studium bei uns in Würzburg und Schweinfurt, wir

betreuen die Austauschstudierenden unserer Partnerhochschulen während ihres

Aufenthalts, vermitteln unsere Studierenden ins Auslandsstudium oder –praktikum

und wir entwickeln gemeinsam mit starken internationalen Partnern immer neue

Projekte, um die Internationalisierung unserer Hochschule nach vorn zu bringen.

Das kommt auf Sie zu:

- Unterstützung der Leitung der Hochschulinternationalisierung bei der

Umsetzung von deren Projekten

- Durchführung von Recherchen sowie Aufbereitung von deren Ergebnissen zur

weiteren Bearbeitung durch die Leitung der Hochschulinternationalisierung

- Protokollführung bei internationalisierungsbezogenen Gremiensitzungen

- inhaltliche Vorbereitung von Terminen (Erstellung Präsentationen,

Tagesordnungen)

- Kommunikation relevanter Themen an verschiedene Akteure innerhalb /

außerhalb der Hochschule

- allgemeine Administration

- Begleitung von Personalgewinnungsmaßnahmen von der Stellenausschreibung bis

zum Onboarding neuer Mitarbeitenden

- Betreuung der studentischen Hilfskräfte, z. B. Prüfen der Stundenzettel;

Kalenderbetreuung der Abteilung des HSIN, z. B. Urlaubsplanung

- periodische Überprüfung der Einnahmen- und Ausgabenpositionen der

Hochschulinternationalisierung

- Abfrage von allgemeinen Kennzahlen in HSIN / Stabstelle und Fakultäten

sowie deren Zusammenführung bzw. Auswertung

- Koordination

- von Terminen der Leitung (abteilungsintern, THWS-intern sowie mit externen

Partnern); auch Terminvorbereitung

- von Reisen (Reiseplanung und –organisation)

- von Besuchen (Programmerstellung und Besuchsbetreuung)

- Vorsortierung des E-Mail-Eingangs der Leitungen der Stabsstelle

Internationale Projekte und des Hochschulservice Internationales

Das bringen Sie mit:

- erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, bevorzugt im Verwaltungs- oder

kaufmännischen Bereich, oder z. B. als

Fremdsprachenkorrespondentin/Fremdsprachenkorrespondent, oder eine

vergleichbare einschlägige Qualifikation

- einschlägige Berufserfahrung im internationalen Hochschulkontext

- Kenntnisse der internationalen Hochschullandschaft, vor allem im Bereich

internationaler Hochschulbeziehungen sind wünschenswert

- sehr gute MS Office-Kenntnisse, möglichst Kenntnisse von TYPO3, sicherer

Umgang mit digitalen Kommunikationsmedien

- verhandlungssichere Englischkenntnisse, idealerweise zusätzliche Kenntnisse

einer weiteren modernen Fremdsprache

- selbständiges, strukturiertes und effizientes Arbeiten, Entwickeln und

Finalisieren

- sehr gute soziale und serviceorientierte, kommunikative Kompetenzen sowie

die Fähigkeit zum (interkulturellen) Perspektivenwechsel

- verhandlungs- und entscheidungssicheres Auftreten, sowie die Fähigkeit,

schnell fundierte Entscheidungen zu treffen

- ausgeprägte Teamfähigkeit sowie die Fähigkeit, in interdisziplinären

Gruppen effektiv zu arbeiten

Für Sie wichtig:

Die Einstellung und Vergütung richtet sich nach den einschlägigen Regelungen

des Tarifvertrags der Länder mit allen im öffentlichen Dienst üblichen

Leistungen. Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller Voraussetzungen in

Entgeltgruppe 8 TV-L.

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt und grundsätzlich in Vollzeit

(40 Stunden/Woche)zu besetzen; eine Besetzung in Teilzeit ist möglich, sofern

durch Jobsharing die vollumfängliche Wahrnehmung der Aufgaben sichergestellt

ist.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im

Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt

eingestellt. Unsere Hochschule begrüßt es, wenn sich Frauen durch die

Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, erforderliche

Qualifikationsnachweise, relevante Arbeitszeugnisse ect.) ausschließlich über

unserOnline-Portal bis zum 04.10.2026.