Sekretär/in (m/w/d) (Sekretär/in)

Stellenbezeichnung: Schulsekretärin (m/w/d)

Direkter Vorgesetzter: Schulleiter/ Geschäftsführer

Direkt unterstellte Mitarbeiter: keine

Wofür ist die Schulsekretärin zuständig?

- die Schulsekretärin (m/w/d) nimmt ihre/seine Aufgaben so wahr, dass der Schulleiter/Geschäftsführer bei der Erfüllung seiner Aufgaben effektiv unterstützt wird, die Vertraulichkeit aller geschäftlichen Angelegenheiten gewahrt bleibt und ein möglichst störungsfreier Arbeitsablauf für den Vorgesetzten sichergestellt ist
- sie/er liefert einen wesentlichen Beitrag zur positiven Außenwirkung der Schule
- sie/er plant die jährlichen Regeltermine der Geschäftsführer und des Schulleiters
- zudem ist sie/er zuständig für die Kommunikation mit Eltern und Schülern während des Schultages

Fähigkeiten:

- Sie sind belastbar
- Sie sind flexibel
- Sie sind kommunikationsstark
- Sie haben ein sicheres und sympathisches Auftreten
- Sie sind diskret und loyal
- Sie arbeiten zielorientiert
- Sie zeichnen sich durch einen versierten Umgang mit moderner Bürotechnik aus
- Sie verfügen über sichere Kenntnisse in allen Fragen der Sekretariatsorganisation
- Sie kennen die Ziele, Strategien und Leitlinien der Schule und seine Stellung im Markt

Ihre Aufgaben als Schulsekretärin:

- Sie führen die Korrespondenz
- Sie empfangen Eltern und Kunden
- Sie bestellen das Büromaterial
- Sie empfangen und betreuen Besucher
- Sie führen die Wiedervorlage und die Ablage
- Sie sind zuständig für alle Zahlungsvorgänge sowie die Vorkontierung der Rechnungen
- Sie priorisieren eingehende Post- und Telefongespräche, damit Vorgänge sach- und termingerecht bearbeitet werden können
- Sie prüfen zur Unterschrift vorgelegte Schriftstücke auf formale Richtigkeit
- Sie führen die Schulbuchplanung und -abrechnung durch
- Sie erledigen die Korrespondenz - soweit fachlich möglich – selbstständig
- Sie kümmern sich um Terminabsprachen und die Terminkontrolle
- Bei delegierten Vorgängen verfolgen Sie die entsprechenden Termine
- bei Bedarf führen Sie andere, Ihrer Vorbildung und Ihren Fähigkeiten entsprechende Einzelaufträge aus, die dem Wesen nach zum Aufgabengebiet gehören oder betrieblich notwendig sind.

Arbeitszeit:

- 7.45 - 16.15 Uhr