Sachbearbeiter*in Schulfachangelegenheiten und Assistent*in Abteilung Schulen (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Sachbearbeiter*in Schulfachangelegenheiten und Assistent*in Abteilung Schulen

Schul- und Sportamt

Start: nächstmöglich | befristet | Voll-oder Teilzeit (Tandem) | Bezahlung: bis E 8 TVöD

Das Schul- und Sportamt erfüllt die Schulträgeraufgaben der Stadt und sorgt für die optimale Ausstattung und Organisation aller rund 90 öffentlichen Schulen. Gleichzeitig werden dort im Rahmen der kommunalen Sportverwaltung die Rahmenbedingungen für vielfältige und attraktive Sportangebote geschaffen. Die Abteilung Schulen ist der zentrale Fachbereich für alle Fragen rund um die Themen Schulgebäude und Schulausstattung, Schulfachangelegenheiten, Schulraumüberlassung und Schulsekretariatsfachangelegenheiten. Außerdem sind die Bereiche Schülerbeförderung und Schulverpflegung, IT-Beratung und Beschaffung sowie Digitalisierung Schulen dieser Abteilung zugeordnet. Es handelt sich zunächst um einen befristeten Einsatz für die Dauer einer Krankheitsvertretung.

Ein Blick in Ihren Arbeitsalltag

- **Schulfachangelegenheiten: **Sie übernehmen die Abwicklung der Schulgelder an den Fachschulen, verwalten die freien Lernmittel, wirken bei Mahn- und Beitreibungsverfahren mit und prüfen die Abrechnungen der Jugendbegleiter*innen.
- **Assistenz: **Als erste Ansprechperson am Telefon erledigen Sie zudem begleitende Assistenztätigkeiten für die Abteilungsleitung und die Sachbereichsleitungen. Außerdem erstellen Sie Beschlussvorlagen, stellen diese in das Ratsinformationssystem (SESSION) ein und bearbeiten Vorgänge und Workflows im ENAIO. Weitere Schwerpunkte Ihrer Assistenztätigkeit sind das Führen und Aktualisieren des Leitfadens für die Schulsekretariate, die Mitwirkung bei der Organisation der regelmäßigen Dienstbesprechungen der Sekretariatskräfte sowie das Pflegen der Kontaktdatenlisten des Schul- und Sportamtes und der Schulen. Weiter übernehmen Sie eine koordinierende Rolle, in dem Sie Abschreibungslisten überwachen.
- **Sitzungsdienst und Sekretariatsvertretung: **Sie verantworten den allgemeinen Sitzungsdienst, koordinieren und bereiten außerdem die Besprechungsräume vor und übernehmen die Vertretung des Sekretariats der Amtsleitung.

Ihr Profil auf einen Blick

- **Qualifikation: **Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellte*r beziehungsweise eine gleichwertige Qualifikation.
- **Fachkenntnisse: **Sie arbeiten routiniert und sicher mit der gängigen IUK-Technik und den MS-Office-Tools. Kenntnisse im städtischen Beschlusswesen sowie im Umgang mit SESSION und idealerweise mit ENAIO sind von Vorteil.
- Kompetenzen: Als teamfähige Persönlichkeit überzeugen Sie neben einer strukturierten, selbstständigen, eigenverantwortlichen und genauen Arbeitsweise durch Flexibilität, hohe Motivation und Belastbarkeit. Eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und eine rasche Auffassungsgabe zeichnen Sie aus. Sie arbeiten sich schnell in neue Themen, Prozesse und digitale Anwendungen ein.

Ihre Bewerbung

Online über unser Bewerbungsportal (https://karlsruhe.bewerbung.dvvbw.de/jobs/11762-sachbearbeiter-in-schulfachangelegenheiten-und-assistent-in-abteilung-schulen/job_application/new) oder postalisch an Stadt Karlsruhe, Schul- und Sportamt, 76124 Karlsruhe
Bewerbungsfrist: 25.09.2026 | **Kennziffer: **410.26.006

**Ansprechperson Auswahlverfahren: **Christa Modes, Sachgebietsleiterin Personal, Telefon: 0721 133-4111, E-Mail: [email protected] ([email protected])
Fachliche Ansprechperson: Judith Hofmann, Sachgebietsleiterin Schulgebäude und Schulausstattung, Telefon: 0721 133-4131, E-Mail: [email protected] ([email protected]) und Ingrid Kühne, Sachgebietsleiterin Schulraumüberlassung, Schulfachangelegenheiten und Schulsekretariatsangelegenheiten, Telefon: 0721 133-4146, E-Mail: [email protected] ([email protected])

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Sachbearbeitung, Korrespondenz, Büro- und Verwaltungsarbeiten