Assistenz Immobilienverwaltung / Backoffice (m/w/d) (Büroassistent/in)

Für eine inhabergeführte Immobilien-Vermögensverwaltung mit eigenem, wachsendem Immobilienbestand suchen wir im Rahmen einer langfristigen Zusammenarbeit eine zuverlässige Unterstützung für die operative Immobilienverwaltung und Backoffice Tätigkeiten.

Der Immobilienbestand befindet sich derzeit überwiegend in Burglengenfeld, Schwandorf, Nittenau, Regensburg und Lappersdorf. Der weitere Ausbau des Bestands ist geplant, mit Schwerpunkt auf der Region.

Gesucht wird keine reine Sekretariatskraft, sondern jemand, der organisiert, mitdenkt und laufende Vorgänge zunehmend selbstständig übernimmt.

Ihre Aufgaben

- Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Bearbeitung und digitale Ablage von Post, Rechnungen, Verträgen und Objektunterlagen
- Pflege und Strukturierung digitaler Objektakten und Dokumentationen
- Unterstützung bei der Einrichtung und Pflege digitaler Immobilienverwaltungs- und Dokumentationssysteme (Immocloud)
- Erfassung und Pflege von Objekt-, Miet- und Kontaktdaten
- Vorbereitung von Unterlagen für Steuerberater, Banken, Versicherungen und sonstige Dienstleister
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Mietverträgen und Vertragsnachträgen
- Unterstützung bei der Erstellung und Vorbereitung von Nebenkostenabrechnungen
- Erfassung, Koordination und Nachverfolgung von Reparatur- und Instandhaltungsvorgängen
- Kommunikation mit Mietern, Handwerkern, Dienstleistern und weiteren Ansprechpartnern
- Pflege von Fristen, Wiedervorlagen und offenen Vorgängen
- Unterstützung bei der Organisation von Wohnungsbesichtigungen, Übergaben und Abnahmen
- Vorbereitung von Unterlagen, Checklisten und Protokollen für Objekttermine
- Unterstützung bei der Weiterentwicklung digitaler und KI-gestützter Verwaltungsprozesse

Ihr Profil

- idealerweise Erfahrung im kaufmännischen, administrativen oder organisatorischen Bereich
- Erfahrung im Immobilienbereich von Vorteil, aber keine Voraussetzung
- selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- ausgeprägtes Organisationstalent und sorgfältiger Umgang mit Dokumenten und Daten
- Fähigkeit, offene Vorgänge konsequent nachzuhalten
- sicherer Umgang mit PC, E-Mail und digitalen Dokumenten
- schnelle Auffassungsgabe und Bereitschaft, sich in neue Software und digitale Prozesse einzuarbeiten
- professionelles und verbindliches Auftreten gegenüber Mietern, Dienstleistern und Geschäftspartnern
- Offenheit für moderne digitale Arbeitsweisen und neue Technologien
- Bereitschaft zu gelegentlichen Außenterminen an unseren Immobilien
- Führerschein Klasse B zwingend erforderlich, PKW wünschenswert

Wir bieten

- flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten nach Absprache zunächst ca. 12–16 Stunden pro Woche
- der Stundenumfang kann bei beiderseitigem Interesse später erweitert werden
- Wiedereinstieg nach Elternzeit oder beruflicher Pause ausdrücklich willkommen
- langfristige Zusammenarbeit
- einen eigenverantwortlichen und abwechslungsreichen Aufgabenbereich
- kurze Entscheidungswege und direkten Kontakt zur Geschäftsführung
- die Möglichkeit, Aufgaben und Verantwortung mit dem wachsenden Immobilienbestand weiterzuentwickeln

Uns ist wichtiger, dass die Zusammenarbeit langfristig gut passt, als dass von Beginn an ein bestimmtes Stundenmodell erfüllt wird.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen:

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