Sekretär/in

Wir sind ein mittelständisches Hochbauunternehmen mit rund 50 Mitarbeitenden und realisieren anspruchsvolle Bauprojekte mit einem hohen Anspruch an Qualität, Zuverlässigkeit und Termintreue.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und zuverlässige Mitarbeiterin für unser Sekretariat (m/w/d).

In dieser Position sind Sie eine wichtige organisatorische Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Bauleitung, Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und unseren Geschäftspartnern.

Ihre Aufgaben

- Organisation und Koordination der allgemeinen Büro- und Sekretariatsabläufe
- Unterstützung der Geschäftsführung und Bauleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
- Bearbeitung des Telefon- und E-Mail-Verkehrs sowie der allgemeinen Geschäftskorrespondenz
- Empfang und Betreuung von Kunden, Geschäftspartnern und Besuchern
- Terminplanung und -koordination sowie Organisation von Besprechungen
- Vorbereitung und Bearbeitung von Angeboten, Aufträgen und projektbezogenen Unterlagen
- Unterstützung der Bauleitung bei der organisatorischen Abwicklung laufender Bauvorhaben
- Kommunikation und Schriftverkehr mit Bauherren, Architekten, Auftraggebern, Nachunternehmern und Lieferanten
- Bearbeitung und Prüfung von Eingangsrechnungen sowie Unterstützung bei der Rechnungsstellung
- Verwaltung von Aufmaßen, Lieferscheinen, Rechnungen und sonstigen Baustellen- und Projektdokumenten
- Pflege von Kunden-, Lieferanten-, Projekt- und Mitarbeiterdaten
- Vorbereitung von Unterlagen für Bau- und Projektbesprechungen
- Organisation des Postein- und -ausgangs
- Sorgfältige digitale und analoge Dokumentenablage
- Überwachung und Nachverfolgung von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen
- Allgemeine kaufmännische und administrative Tätigkeiten im Büroalltag

Das bringen Sie mit

- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Sekretariat, Büro oder kaufmännischen Bereich
- Idealerweise Erfahrung in einem Bauunternehmen oder einem vergleichbaren technischen Umfeld
- Gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
- Eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
- Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallel laufenden Aufgaben den Überblick zu behalten
- Freundliches und sicheres Auftreten im Umgang mit Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen
- Gute Kommunikationsfähigkeit und sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Teamgeist
- Interesse an den Abläufen und Besonderheiten eines Hochbauunternehmens

Quereinsteiger mit kaufmännischer Erfahrung und Interesse an der Baubranche sind ebenfalls willkommen.

Das erwartet Sie bei uns

Wir sind ein mittelständisches Unternehmen mit kurzen Entscheidungswegen und einem persönlichen Miteinander. Bei uns kennen sich die Kollegen untereinander und legen Wert auf eine zuverlässige und unkomplizierte Zusammenarbeit.

Wir bieten Ihnen:

- Einen sicheren und langfristigen Arbeitsplatz in einem etablierten Hochbauunternehmen
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit
- Eine gründliche und persönliche Einarbeitung
- Ein kollegiales, hilfsbereites und familiäres Arbeitsumfeld
- Kurze Entscheidungswege und direkte Kommunikation
- Eine leistungsgerechte Vergütung
- Geregelte Arbeitszeiten
- Moderne Arbeitsmittel und einen gut ausgestatteten Arbeitsplatz
- Möglichkeiten zur fachlichen Weiterentwicklung
- Einen vielseitigen Arbeitsplatz mit Einblick in unterschiedliche Bereiche unserer Bauprojekte

Arbeitszeit

Die Position ist grundsätzlich in Vollzeit vorgesehen. Eine Beschäftigung in Teilzeit ist nach individueller Absprache ebenfalls möglich.

Interesse geweckt?

Sie möchten Ihre organisatorischen Fähigkeiten in einem erfolgreichen mittelständischen Bauunternehmen einbringen und suchen eine langfristige berufliche Perspektive?

Dann freuen wir uns, Sie kennenzulernen!

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Erweiterte Kenntnisse: Sachbearbeitung, Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Kunden-, Besucherempfang, Protokollieren, Daten-, Texterfassung, Auftragsannahme, -bearbeitung, Terminplanung, -überwachung, Telefondienst, Microsoft Office