Assistent*in der Bürgermeisterin (w,m,d) (Verwaltungsfachangestellte/r - Kommunalverwaltung)

Smart, beweglich und auch mal hart am Wind – die maritime Stadt mit frischem Wind sucht Menschen, die Wedel weiter nach vorn bringen.

Die Stadt Wedel sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt

eine*n Assistent*in der Bürgermeisterin (w,m,d)

für das Büro der Bürgermeisterin.

Wir bieten…

- eine unbefristete Vollzeitstelle mit einer regelmäßigen durchschnittlichen wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden
- eine Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 TVöD (Je nach persönlicher Voraussetzung)
- regelmäßige Fortbildungsmöglichkeiten zur Weiterentwicklung Ihrer fachlichen und persönlichen Kompetenzen
- ein angenehmes Arbeitsklima auf einem gut ausgestatteten Arbeitsplatz
- flexible Arbeitszeiten
- 30 Tage Urlaub und zwei zusätzliche freie Tage am 24.12. sowie 31.12.
- ein betriebliches Gesundheitsmanagement
- Möglichkeit Homeoffice/mobiles Arbeiten
- einen Mobilitätszuschuss für Fahrradkauf
- unmittelbare Nähe zum S- Bahnhof Wedel, ein bezuschusstes Deutschlandticket (HVV Jobticket Premium)

Als Assistent*in sind Sie die erste Anlaufstelle für alle internen und externen Kontakte der Bürgermeisterin.

Ihre Aufgaben sind…

- die Organisation und Koordination der täglich anfallenden Arbeiten im Vorzimmer
- die Terminorganisation sowie Priorisierung und Koordination der Terminabsprachen der Bürgermeisterin
- die Entgegennahme von Telefonaten, Posteingängen und E-Mails
- die Reiseplanung, Buchung und Abrechnung für die Bürgermeisterin
- der Empfang, die Bewirtung und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern
- die Mitorganisation bei Veranstaltungen
- Büromanagement
- die Nachverfolgung von Arbeitsaufträgen, Rückmeldungen und Fristen
- die Pflege von Übersichten, Akten und digitalen Ablagestrukturen im Vorzimmer der Bürgermeisterin
- die Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen
- die Zusammenstellung, Aufbereitung und Weiterleitung von Informationen im Auftrag der Bürgermeisterin
- die Erstellung und Bearbeitung von Gesprächsprotokollen und Schriftverkehr nach Vorgabe und im Auftrag der Bürgermeisterin
- die Ermittlung und Beschaffung von Büromaterial

Wir erwarten…

- eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder eine abgeschlossene dreijährige Ausbildung zur*zum Kauffrau/mann für Büromanagement mit kaufmännischem Schwerpunkt.
- einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen wünschenswert sind Kenntnisse in Grafik-/Layoutprogrammen
- Organisationstalent und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
- Stressresilienz bei hoher zeitlicher Belastung und Termindruck
- die Bereitschaft sich in neue Themenfelder einzuarbeiten
- ein sicheres freundliches und verbindliches Auftreten
- sehr gute Kommunikations- und Ausdrucksfähigkeit
- Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Berufserfahrung im Sekretariats-, Assistenz- oder Verwaltungsbereich sind wünschenswert

Aufgrund der Offenheit der Verwaltung freut sich die Stadt Wedel gleichermaßen über Bewerber*innen aller Nationalitäten.

Eine Behinderung ist kein Hindernis für Ihre Einstellung bei der Stadt Wedel.

Im Gegenteil: Bei gleicher Eignung und Befähigung berücksichtigen wir Ihre Bewerbung mit Vorrang.

Bitte bewerben Sie sich mit Anschreiben, Lebenslauf, Nachweis über die Berufsabschlüsse und einem aktuellen Arbeitszeugnis online bis zum 20.09.2026.

Bewerben Sie sich hier (https://karriere.wedel.de/bewerber/landingpage.php?prj=186P4576&oid=4&qid=0&b=0&ie=1) .

Bei Rückfragen bezüglich der Stelle steht Ihnen Frau Friederich (Tel. 04103 707-373) gerne zur Verfügung.

Für personalrechtliche Rückfragen, steht Ihnen Herr Körner, Tel. 04103 707-420, [email protected], gerne zur Verfügung.

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Erweiterte Kenntnisse: Besprechungsvorbereitung, -organisation, Postbearbeitung, Terminplanung, -überwachung, Büro- und Verwaltungsarbeiten