Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) - auch in TZ möglich (Managementassistent/in)

Dein Arbeitgeber Wir, die Callisto Group, verstehen uns als
Unternehmensentwickler für Dienstleistungsmärkte. Mit einer eigenen
Venture-Gesellschaft gründet die Callisto Group neue Unternehmen oder
beteiligt sich an externen Vorhaben. Für eine unserer Gesellschaften
suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz der
Geschäftsführung (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit. Die Gesellschaft
ist eine hochwertige Personalberatung mit Fokus auf anspruchsvolle
Fach- und Führungspositionen. Sie bringt Menschen und Unternehmen
zusammen – mit Klarheit, Nähe und Technologie. Ihr
Leistungsspektrum umfasst die Festvermittlung mit Fokus auf Rollen in
unterschiedlichen Unternehmensbereichen. Mit spezialisierten Teams,
die überregional aufgestellt sind, verbindet die Marke fundiertes
Branchenverständnis mit persönlicher Beratung und modernen
Recruiting-Methoden. Ihr Ziel ist die passende Verbindung: Unternehmen
sollen die passenden Persönlichkeiten finden und Kandidat:innen
berufliche Perspektiven, die fachlich, persönlich und kulturell
überzeugen. Dafür hören die Teams genau zu, stellen die richtigen
Fragen und schaffen Orientierung – auch bei komplexen Ausgangslagen.
Moderne Recruiting-Ansätze und digitale Lösungen ermöglichen es,
geeignete Talente gezielt anzusprechen und Prozesse effizient zu
steuern. Datenbasierte Lösungen unterstützen die Marktanalyse und
Kandidat:innenidentifikation. Gleichzeitig bleibt entscheidend, was
Technologie nicht ersetzen kann: echtes Verständnis, Vertrauen,
Urteilsvermögen und persönliche Verbindungen. Die Kultur ist
geprägt von Teamgeist, Eigenverantwortung und gegenseitigem
Vertrauen. Die Mitarbeitenden arbeiten professionell und ambitioniert,
begegnen sich auf Augenhöhe und kommunizieren offen. Kurze
Entscheidungswege, Raum für eigene Ideen und die Möglichkeit,
Verantwortung zu übernehmen, gehören selbstverständlich dazu. Wer
sich für diese Position entscheidet, arbeitet an der Schnittstelle
von Geschäftsführung, Personalberatung und Recruiting. Die Aufgabe
verbindet organisatorische Verantwortung mit direkter Arbeit an
Menschen und Märkten – und bietet die Möglichkeit, in einem
wachsenden Unternehmen Wirkung zu entfalten und gemeinsam mit dem Team
etwas Besonderes aufzubauen. Deine Tätigkeit Du arbeitest eng mit der
Geschäftsführung und dem Recruiting Team zusammen und unterstützt
bei der professionellen Umsetzung anspruchsvoller Suchmandate. Dein
Schwerpunkt liegt im Recruiting: Du identifizierst passende
Persönlichkeiten, führst Gespräche und bereitest Informationen so
auf, dass fundierte Entscheidungen getroffen werden können.
Gleichzeitig übernimmst du organisatorische Aufgaben im direkten
Umfeld der Geschäftsführung. Du hältst Informationen zusammen,
koordinierst Abläufe und erkennst vorausschauend, was als Nächstes
gebraucht wird. Dabei arbeitest du eigenständig, strukturiert und
verantwortungsbewusst und agierst als wichtige Schnittstelle zwischen
Geschäftsführung, Recruiting Team, Kunden und Kandidat:innen. Wir
suchen primär eine Vollzeitkraft, können uns aber auch eine
Einstellung in Teilzeit gut vorstellen, diese sollte dann auf
mindestens 4 Tage verteilt sein. Wichtig ist uns bei einer 5-Tage
Woche eine Anwesenheit von mindestens 3 Tagen im Office. Recruiting
und Active Sourcing (ca. 85-90%) Unterstützung bei anspruchsvollen
Suchmandaten Verständnis für Kundenanforderungen, Ziele und
Unternehmenskultur Identifikation geeigneter Persönlichkeiten &
individuelle und professionelle Ansprache Durchführung strukturierter
Interviews und Bewertung von Qualifikationen, Motivation,
Wechselmotiven und Entwicklungsperspektiven Vorbereitung von
Kandidatenprofilen, Gesprächsergebnissen und Entscheidungsgrundlagen
Koordination der Kommunikation und nächsten Schritte mit Kunden,
Kandidat:innen und internen Ansprechpersonen Pflege von Kandidaten-,
Kunden- und Projektdaten in unseren Systemen Nutzung KI-gestützter
Systeme und digitaler Tools für effiziente Suchprozesse, Matching und
Priorisierung Assistenz- und Büromanagement (ca. 10-15%)
Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und
administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft Koordination von Terminen,
Meetings, Fristen und Wiedervorlagen Übernahme von Aufgaben im
Büromanagement Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen Unterstützung
des Bestellewesens Übernahme organisatorischer Aufgaben Dein Profil
Du willst nicht nur administrieren, sondern gestalten, steuern und
sichtbar Wirkung erzeugen? Du bist eine kommunikationsstarke Kraft,
gehst gerne nach vorne und fühlst dich wohl in einem
leistungsorientierten Umfeld mit anspruchsvollen Kunden, Projekten und
Beratern? Dann sind diese Tätigkeiten, genau das Richtige für dich.
Was du außerdem mitbringen solltest: Mehrjährige Erfahrung in einem
Umfeld mit hohem Service- und Qualitätsgedanken, idealerweise in
einem Projekt-, Vertriebs- oder Agenturumfeld Freude daran mit
Menschen auf Augenhöhe zu arbeiten und auch komplexe Situationen klar
zu strukturieren Ein gutes Gespür für Potenziale, Persönlichkeiten
und die Dynamik zwischen Unternehmen und Kandidat:innen
Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und den Anspruch, nicht auf
Vorgaben zu warten, wenn du selbst eine Lösung siehst Kreativität
und gleichzeitig Ausdauer bei der Identifikation und Ansprache
geeigneter Talente Kommunikationsstärke, Verbindlichkeit und
professionelles Auftreten Interesse an datengetriebenen Arbeitsweisen,
KI-gestützten Anwendungen und modernen Recruiting-Methoden Sehr gute
Deutschkenntnisse Deine Vorteile Eine eigenverantwortliche Rolle mit
direktem Einfluss auf Kundenbeziehungen, Kandidatenerlebnisse und
Unternehmenserfolg Ein modernes Umfeld mit hoher Leistungsorientierung
und kurzen Entscheidungswegen Firmenlaptop und Smartphone ab Tag 1 -
auch privat nutzbar Ein modernes, KI-getriebenes Geschäftsmodell, in
der Technologie kein Selbstzweck ist, sondern dich bei deiner Arbeit
unterstützt Ein Umfeld, in dem Eigenverantwortung, Qualität und
unternehmerisches Denken ausdrücklich gewü