Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) - auch in TZ möglich (Managementassistent/in)

Dein Arbeitgeber Wir, die Callisto Group, verstehen uns als
Unternehmensentwickler für Dienstleistungsmärkte. Mit einer eigenen
Venture-Gesellschaft gründet die Callisto Group neue Unternehmen oder
beteiligt sich an externen Vorhaben. Für eine unserer Gesellschaften
suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz der
Geschäftsführung (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit. Die Gesellschaft
ist eine hochwertige Personalberatung mit Fokus auf anspruchsvorlle
Fach- und Führungspositionen. Sie bringt Menschen und Unternehmen
zusammen – mit Klarheit, Nähe und Technologie. Ihr
Leistungsspektrum umfasst die Festvermittlung mit Fokus auf Rollen in
unterschiedlichen Unternehmensbereichen. Mit spezialisierten Teams und
überregional aufgestellt verbindet die Marke fundiertes
Branchenverständnis mit persönlicher Beratung und modernen
Recruiting-Methoden. Ihr Ziel ist die passende Verbindung: Unternehmen
sollen die passenden Persönlichkeiten finden und Kandidat:innen
berufliche Perspektiven, die fachlich, persönlich und kulturell
überzeugen. Dafür hören die Teams genau zu, stellen die richtigen
Fragen und schaffen Orientierung – auch bei komplexen Ausgangslagen.
Moderne Recruiting-Ansätze und digitale Lösungen ermöglichen es,
geeignete Talente gezielt anzusprechen und Prozesse effizient zu
steuern. Datenbasierte Lösungen unterstützen die Marktanalyse und
Kandidat:innenidentifikation. Gleichzeitig bleibt entscheidend, was
Technologie nicht ersetzen kann: echtes Verständnis, Vertrauen,
Urteilsvermögen und persönliche Verbindungen. Die Kultur ist
geprägt von Teamgeist, Eigenverantwortung und gegenseitigem
Vertrauen. Die Mitarbeitenden arbeiten professionell und ambitioniert,
begegnen sich auf Augenhöhe und kommunizieren offen. Kurze
Entscheidungswege, Raum für eigene Ideen und die Möglichkeit,
Verantwortung zu übernehmen, gehören selbstverständlich dazu.
Jede:r soll die eigene Persönlichkeit einbringen und die Entwicklung
des Unternehmens aktiv mitgestalten können. Wir von der Callisto
Group begleiten unsere Gesellschaften langfristig und unterstützen
sie mit Erfahrung, Netzwerk, Innovationskraft und professionellen
Strukturen. Gleichzeitig erhalten unsere Gesellschaften den Freiraum,
den sie für ihre individuelle Entwicklung und ihren eigenen Charakter
brauchen. Wer sich für diese Position entscheidet, arbeitet an der
Schnittstelle von Geschäftsführung, Personalberatung und Recruiting.
Die Aufgabe verbindet organisatorische Verantwortung mit direkter
Arbeit an Menschen und Märkten – und bietet die Möglichkeit, in
einem wachsenden Unternehmen Wirkung zu entfalten und gemeinsam mit
dem Team etwas Besonderes aufzubauen. Deine Tätigkeit Du arbeitest
eng mit der Geschäftsführung und dem Recruiting Team zusammen und
unterstützt bei der professionellen Umsetzung anspruchsvoller
Suchmandate. Dein Schwerpunkt liegt im Recruiting: Du identifizierst
passende Persönlichkeiten, führst Gespräche und bereitest
Informationen so auf, dass fundierte Entscheidungen getroffen werden
können. Gleichzeitig übernimmst du organisatorische Aufgaben im
direkten Umfeld der Geschäftsführung. Du hältst Informationen
zusammen, koordinierst Abläufe und erkennst vorausschauend, was als
Nächstes gebraucht wird. Dabei arbeitest du eigenständig,
strukturiert und verantwortungsbewusst und agierst als wichtige
Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Recruiting Team, Kunden und
Kandidat:innen. Wir suchen primär eine Vollzeitkraft, können uns
aber auch eine Einstellung in Teilzeit gut vorstellen, diese sollte
dann auf mindestens 4 Tage verteilt sein. Wichtig ist uns bei einer
5-Tage Woche eine Anwesenheit von mindestens 3 Tagen im Office.
Recruiting und Active Sourcing (ca. 85-90%) Du unterstützt bei
anspruchsvollen Suchmandaten Du entwickelst ein Verständnis für
Kundenanforderungen, Ziele und Unternehmenskultur Du identifizierst
geeignete Persönlichkeiten und sprichst sie individuell und
professionell an Du führst strukturierte Interviews und bewertest
Qualifikationen, Motivation, Wechselmotive und
Entwicklungsperspektiven einheitlich Du bereitest Kandidatenprofile,
Gesprächsergebnisse und Entscheidungsgrundlagen sorgfältig vor Du
koordinierst die Kommunikation und nächsten Schritte mit Kunden,
Kandidat:innen und internen Ansprechpersonen Du pflegst Kandidaten-,
Kunden- und Projektdaten zuverlässig in unseren Systemen Du nutzt
KI-gestützte Systeme und digitale Tools für effiziente Suchprozesse,
Matching und Priorisierung Du unterstützt bei Markt- und
Zielgruppenanalysen sowie bei der Entwicklung geeigneter Such- und
Ansprache-Strategien Assistenz- und Büromanagement (ca. 10-15%) Du
unterstützt die Geschäftsführung bei organisatorischen und
administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft Du koordinierst Termine,
stimmst Meetings ab und behältst Fristen und Wiedervorlagen im Blick
Du übernimmst Aufgaben im Büromanagement und sorgst für
reibungslose Abläufe Du bearbeitest Reiseabrechnungen sorgfältig und
fristgerecht Du unterstützt das Bestellwesen Du übernimmst kleinere
organisatorische Aufgaben Dein Profil Du willst nicht nur
administrieren, sondern gestalten, steuern und sichtbar Wirkung
erzeugen? Du bist eine kommunikationsstarke Kraft, gehst gerne nach
vorne und fühlst dich wohl in einem leistungsorientierten Umfeld mit
anspruchsvollen Kunden, Projekten und Beratern? Dann sind diese
Tätigkeiten, genau das Richtige für dich. Was du außerdem
mitbringen solltest: Ein abgeschlossenes Studium oder eine
kaufmännische Ausbildung Erfahrung im Recruiting, in der Talent
Acquisition, im Vertrieb oder vertriebsnahen Umfeld, in einer
beratungsintensiven Dienstleistung oder einer vergleichbaren
kundenorientierten Rolle Freude daran mit Menschen auf Augenhöhe zu
arbeiten und auch komplexe Situationen klar zu strukturieren Ein gutes
Gespür für Potenziale, Persönlichkeiten und die Dynamik zwischen
Unternehmen und Kandidat:innen Eigeninitiative,
Verantwortungsbewusstsein und den Anspruch, nicht auf Vorgaben zu
warten, wenn du selbst eine Lösung siehst Kreativit