Verwaltungsangestellte*n im Sekretariatsbereich (m/w/d) (Kaufmännische Fachkraft)

Wir suchen zum 01.01.2027 oder zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in Teilzeit (19,915 Std./Woche = 50 %) eine*n

Verwaltungsangestellte*n im Sekretariatsbereich (m/w/d)

Die Fakultät für Chemie und Biochemie der Ruhr-Universität Bochum (RUB) ist eine der größten und renommiertesten Ausbildungsstätten und Forschungsinstitutionen in Deutschland. Am Lehrstuhl für Physikalische Chemie I der Ruhr-Universität Bochum werden die physikalischen und chemischen Eigenschaften von Atomen und Molekülen auf Metalloberflächen erforscht. Die Messungen werden mit oberflächensensitiven Methoden im Ultrahochvakuum durchgeführt.

Als Verwaltungsangestellte*r (m/w/d) erledigen Sie selbstständig und zuverlässig alle anfallenden Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten für den Lehrstuhl.

Umfang: Teilzeit
Dauer: unbefristet,
Beginn: zum 01.01.2027 oder zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Bewerben bis: 22.09.2026

Ihre Aufgaben:

- Selbstständige Organisation und Führung des Sekretariats, Terminplanung und des Postein- und ausgangs
- Personalangelegenheiten (Einstellungen, Vertragsverlängerungen und -änderungen, Überwachung der Vertragslaufzeiten)
- Reiseorganisation und -abrechnung
- Stilsichere Korrespondenz mit nationalen und internationalen Partner*innen (auch in englischer Sprache)
- Sitzungsvorbereitungen und Gästebewirtung
- Verwaltung der Krank- und Gesundmeldungen und der Urlaubsverwaltung
- Verwaltung der Haushalts- und Drittmittelfinanzstellen (Mittelverwaltung, Mittelabrufe und Berichte, Kontoführung, Buchungsüberwachung)
- Bestellungen abwickeln, Rechnungsbearbeitung, Organisation und Überwachung von Beschaffungsvorgängen unter Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien und Inventarisierung

Ihr Profil:

- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst sind von Vorteil, oder auch entsprechende Berufserfahrung
- Gute Kenntnisse in der Buchhaltung, Berufserfahrung im Bereich Verwaltung / Sekretariat ist wünschenswert
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Stilsicherheit sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit der Standard-Bürosoftware (z. Bsp. Microsoft Office)
- Hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit
- Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit sowie Fähigkeit zum selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten
- Organisationsgeschick mit gutem Zeitmanagement und Flexibilität
- Freundlicher und souveräner Umgang am Telefon und bei persönlichen Kontakten
- Serviceorientierung, Gewissenhaftigkeit, Belastbarkeit, Vertraulichkeit und Teamgeist
- Bereitschaft zur aktiven Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen

https://jobs.ruhr-uni-bochum.de/jobposting/249fa191b8fe7b032a5ed0a8fff67cbd5cbc1f540?ref=AfA (https://jobs.ruhr-uni-bochum.de/jobposting/249fa191b8fe7b032a5ed0a8fff67cbd5cbc1f540?ref=AfA)