Persönliche Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) (Sekretär/in)

Persönliche Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Ihre Rolle

Als persönliche Assistenz sind Sie die rechte Hand vom Chef. Sie entlasten ihn spürbar im beruflichen und – nach Absprache – auch im privaten Alltag. Ziel ist es, ihm den Rücken freizuhalten, damit er sich auf Unternehmensführung, wichtige Entscheidungen, Kunden und neue Projekte konzentrieren kann.

Gesucht wird keine klassische Sekretär/in, sondern eine loyale, diskrete und unternehmerisch denkende Persönlichkeit, die vorausschauend handelt, Prioritäten erkennt und Verantwortung übernimmt.

Ihre Aufgaben

- Strukturierung und Koordination von Terminen, Aufgaben und Wiedervorlagen
- Vorbereitung und Nachverfolgung von Entscheidungen und Besprechungen
- Sicherstellung, dass offene Vorgänge konsequent bearbeitet und abgeschlossen werden
- Bearbeitung und Priorisierung der laufenden Kommunikation
- Vorbereitung von Unterlagen, Informationen und Entscheidungsgrundlagen
- Koordination interner Mitarbeiter und externer Ansprechpartner
- Eigenständige Bearbeitung übertragener Aufgaben und Projekte
- Organisatorische Unterstützung bei ausgewählten privaten Angelegenheiten
- Mitwirkung an Digitalisierung, Automatisierung und dem Einsatz von KI
- Vertretung und Übernahme koordinierender Verantwortung nach entsprechender Einarbeitung

Ihr Profil

- Ausgeprägtes Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise
- Zuverlässigkeit, Loyalität und absolute Diskretion
- Freundliches, souveränes und verbindliches Auftreten
- Eigeninitiative und die Fähigkeit, vorausschauend zu handeln
- Gutes Gespür für Prioritäten und dringende Themen
- Freude an digitalen Arbeitsweisen und Interesse an KI
- Bereitschaft, innerhalb klarer Zuständigkeiten selbstständig Entscheidungen zu treffen

Eine Ausbildung in der Immobilienwirtschaft ist hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich. Entscheidender sind Persönlichkeit, Vertrauen, Organisationstalent und der echte Wille, Verantwortung zu übernehmen und der Geschäftsleitung wirksam den Rücken freizuhalten

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büroorganisation, Büromanagement, Terminplanung, -überwachung