Assistenz der Direktion (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Bürokommunikation)

Das 1964 gegründete Leibniz-Institut für Deutsche Sprache (IDS) in Mannheim ist
eine Stiftung des bürgerlichen Rechts und das international führende
wissenschaftliche Zentrum der Dokumentation und Erforschung der deutschen
Sprache und ihrer Verwendung in Gegenwart und neuerer Geschichte. Das IDS hat
einen jährlichen Etat von rund 13,6 Mio. Euro und beschäftigt derzeit 220
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Es gehört zusammen mit 96 anderen
außeruniversitären Forschungs- und Infrastruktureinrichtungen zur
Leibniz-Gemeinschaft.

Zur Unterstützung des wissenschaftlichen Direktors und der administrativen
Direktorin ist an unserem Institut zumnächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit
(wöchentliche Arbeitszeit von derzeit 39,5 Stunden) oder Teilzeit (mindestens
80%) folgende Stelle zu besetzen:

Assistenz der Direktion (m/w/d) (Kennziffer 08/2026)

Das Arbeitsverhältnis ist zunächst für zwei Jahre befristet. Eine dauerhafte
Zusammenarbeit wird angestrebt. Die Vergütung erfolgt je nach Vorliegen der
persönlichen Voraussetzungen und der übertragenen Aufgaben bis in die
Entgeltgruppe 9a TV-L.

Als Assistenz des Vorstands übernehmen Sie eine zentrale
Schnittstellenfunktion und unterstützen den Vorstand eigenverantwortlich bei
organisatorischen, koordinierenden und projektbezogenen Aufgaben.

Welche Aufgaben erwarten Sie?

- Sie unterstützen die Direktion vorausschauend im operativen Tagesgeschäft
und führen die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache;
- Sie koordinieren und betreuen interne und externe Gremien in
administrativer und organisatorischer Hinsicht und unterstützen den Vorstand
bei der inhaltlichen Vorbereitung der Sitzungen;
- Sie planen, koordinieren und organisieren ganzheitlich Veranstaltungen und
Workshops und sind aufgrund Ihrer Expertise erste/r Ansprechpartner/-in für
unsere Mitarbeitenden bei Fragestellungen zum Veranstaltungsmanagement;
- Sie entwickeln Konzepte, Standards und Leitfäden und bringen diese in die
Umsetzung;
- Sie planen und buchen Dienstreisen und bearbeiten die entsprechenden
Dienstreiseabrechnungen nach dem Landesreisekostengesetz;
- Sie koordinieren die Erfassung des Berichtwesens und stellen somit eine
fristgerechte Abgabe sicher.

Welche Kompetenzen sind uns wichtig?

- Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung oder eine
vergleichbare Qualifikation und bringen idealerweise Erfahrung in einer
Assistenz-, Koordinations- oder vergleichbaren Funktion mit;
- Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und vorausschauend und behalten
auch bei unterschiedlichen Themen, Prioritäten und Fristen den Überblick;
- ein routinierter Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen ist Ihnen
vertraut;
- Sie formulieren klar und gewandt und verfügen zudem über gute
Englischkenntnisse;
- Sie verfügen über Organisationsgeschick und eine ausgeprägte
Serviceorientierung, verbunden mit einem guten Gespür für Prioritäten;
- Diskretion, Verlässlichkeit und ein souveränes Auftreten sind für Sie
selbstverständlich.

Wir bieten:

- Eine freundliche und kollegiale Atmosphäre;
- ein motiviertes und kompetentes Team in einer offenen, modernen und agilen
Organisation;
- eine verantwortungsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit
Gestaltungsspielraum in einem international ausgerichteten Forschungsinstitut;
- spezifische Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten;
- eine leistungsgerechte Vergütung nach dem Tarifvertrag der Länder;
- eine attraktive Altersvorsorge (VBLU);
- Kostenzuschuss zur Kinderbetreuung;
- die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.

Das IDS verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und
Männern und ist bestrebt, den Anteil von Frauen in den Bereichen zu erhöhen, in
denen sie unterrepräsentiert sind. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie wird
vom IDS in besonderem Maße gefördert. Das IDS begrüßt Bewerbungen
schwerbehinderter Personen.

Ihre aussagekräftige schriftliche Bewerbung (bitte ohne Foto) in einem
PDF-Dokument zusammengefasst (max. 5 MB) richten Sie bitte unterAngabe der o.
g. Kennzifferund Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins bis zum 30.09.2026 per
E-Mail an:

Leibniz-Institut für Deutsche Sprache (IDS)
Personalstelle (Kennziffer 08/2026)

E-Mail: [email protected]