Office Manager / Teamassistenz (m/w/d) (Büroassistent/in)

Office Manager / Teamassistenz (m/w/d) – Vollzeit (40h)

Über uns: Die ICPO Foundation und die ICPO Holding gGmbH sind internationale Non-Profit-Organisationen mit Sitz in Wiesbaden und engagieren sich weltweit für Gesundheit und Bildung. Wir arbeiten in einem hochinnovativen, internationalen und hybriden Umfeld. Zur Unterstützung unseres Führungsteams suchen wir ab sofort eine engagierte und exzellent organisierte Persönlichkeit im Herzen von Wiesbaden. Bei uns fließen Professionalität, Sinnhaftigkeit und modernste digitale Tools zusammen.

Ihre Aufgaben:

Office Management: Eigenverantwortliche Organisation des täglichen Bürobetriebs, Beschaffung von Büromaterialien, Abwicklung der Post- und Mailkorrespondenz sowie Unterstützung unseres Übergangs zu einem papierlosen Büro.

Executive & Administrative Assistance: Koordination von Terminen und Teammeetings (In- und Ausland) für den CEO, Empfang internationaler Gäste sowie administrative Unterstützung beim Spenden- und Fördermittelmanagement. Bereitschaft ein mal im Jahr an einem Boardmeeting in München teilzunehmen.

Marketing & Event Operations: Koordination und Verhandlung mit internationalen Kongressagenturen und Event-Dienstleistern sowie Organisation von weltweiten Kongressteilnahmen für das Team (Reisebuchungen, Registrierungen).

Financial Administration: Unterstützung des CFO bei administrativen Finanzprozessen, Prüfung von Eingangsrechnungen und Reisekosten sowie Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen (aktuell via DATEV) für den Steuerberater und Wirtschaftsprüfer.

Ihr Profil:

Erfahrung: Nachweisbare Erfahrung im Office Management, als Executive Assistant, Teamassistenz oder in einer vergleichbaren kaufmännischen Rolle

Sprachkenntnisse: Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Business-Level) sind zwingend erforderlich, um sowohl mit lokalen Partnern, dem internationalen ICPO Team als auch mit unserem internationalen Netzwerk sicher zu kommunizieren

Digitale Kompetenz: Sehr sicherer Umgang mit MS Office und modernen digitalen Tools sowie eine hohe Offenheit für den Einsatz von KI-Tools zur Effizienzsteigerung im Alltag.

Mindset: Hohes Maß an Selbstständigkeit, Organisations- und Verhandlungsgeschick sowie ein echtes Interesse an den rechtlichen und finanziellen Aspekten einer gemeinnützigen Organisation (gGmbH/Stiftung).

Was wir bieten:

Stabilität: Eine unbefristete Festanstellung in Vollzeit mit langfristiger Perspektive in einem sinnstiftenden, internationalen Umfeld.

Einen modernen Arbeitsplatz in Wiesbaden.

Kultur: Flache Hierarchien, direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung (CEO/CFO) und eine offene, teamorientierte Unternehmenskultur.

Wachstum: Arbeiten mit modernster digitaler Infrastruktur und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Start ab 01.01.2027

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung auf Englisch an folgende E-Mail-Adresse: [email protected]

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Erweiterte Kenntnisse: Büroorganisation, Büromanagement, Marketing, Management